Il microblogging per le aziende

Se oggi accennate al microblogging con chiunque, la prima cosa che otterrete è una sfilza di discorsi sull'importanza dei social media e delle piattaforme per abilitare la conversazione e sull'interazione con i clienti. Va bene, d'accordo. Clamore sopravvalutato e poco compreso che per ora possiamo probabilmente ignorare con tranquillità. I social media contano, è vero, ma trascorrete un po' di tempo su Twitter e, sebbene molte persone parlino, vi accorgerete rapidamente che pochissime ascoltano. La piattaforma sta andando da qualche parte, ma in questo momento la maggior parte delle persone che parlano nel settore del microblogging parlano di microblogging. Questo passerà. Per ora abbiamo altre preoccupazioni più immediate.

Sebbene tenda a liquidare rapidamente il microblogging come la “prossima grande novità dei social media”, considerandolo per lo più clamore generato dagli addetti al marketing che cercano di convincere le persone a guardarli per altri dieci minuti, ritengo tuttavia che il concetto di un'architettura di microblogging fortemente limitata e facile da usare sia di grande e potenziale rilevanza per le aziende.

Quando parlo di microblogging per le aziende non mi riferisco alla popolare idea di mandare il vostro stagista a pubblicare post sul vostro prodotto su Twitter per attirare l'attenzione del mercato. Ciò di cui parlo è l'utilizzo di un'infrastruttura di microblogging interna per comunicare lo stato delle persone della vostra organizzazione alla vostra organizzazione. Allo stesso modo in cui le aziende dispongono di blog interni che veicolano informazioni al proprio personale, la piattaforma di microblogging può essere uno strumento interno per la nostra organizzazione e non soltanto qualcosa che usiamo per raccontare ai nostri amici dall'altra parte della città cosa stiamo mangiando per pranzo.

Altri strumenti di comunicazione sociale come il blogging tradizionale, la messaggistica istantanea, l'e-mail, ecc. sono iniziati come social media sopravvalutati, anche quando il termine non esisteva ancora, e hanno finito per diventare strumenti di comunicazione aziendale standard e ben compresi, che oggi rappresentano tasselli importanti del corredo di strumenti di comunicazione aziendale. Il microblogging seguirà lo stesso percorso. E, come tutti quegli strumenti di comunicazione che lo hanno preceduto, questo è uno strumento che la vostra azienda può iniziare a usare già oggi per trarne i benefici anni prima che i vostri concorrenti se ne accorgano.

Il microblogging offre un potenziale vantaggio alle comunicazioni tra team in aziende di praticamente qualsiasi dimensione. Fornendo una piattaforma di microblogging facilmente accessibile per l'uso del vostro team, mettete a disposizione un modo semplice affinché individui e team forniscano al resto dell'azienda quantità piccole e gestibili di informazioni sullo stato di avanzamento, in un formato altamente fruibile e facilmente comprensibile. Nelle organizzazioni più piccole, quelle con meno di cinque persone che siedono tutte in un unico ufficio, questo può non avere importanza, ma cominciate ad aggiungere un qualsiasi numero ulteriore di persone o a collocare tali persone in sedi distinte e all'improvviso il microblogging acquista importanza.

Anziché fare ipotesi sul microblogging fuori contesto, immergiamoci subito in alcuni scenari esemplificativi e vediamo come il microblogging per uso interno possa aiutare la vostra azienda. Ricordate che, come molte tecnologie dei social media, la principale piattaforma di microblogging, Laconi.ca, è completamente gratuita ed è qualcosa che il vostro personale IT può implementare per voi già oggi.

Scenario 1: il venditore

John è un venditore. Lavora per la vostra azienda ma non è quasi mai in ufficio. Trascorre le sue giornate in viaggio, spesso in altre città. Siete fortunati se riuscite a vederlo di persona due volte al mese. Diverse persone trarrebbero beneficio dal conoscere lo stato di John, ma John è incredibilmente impegnato e non ha tempo di gestire traffico di posta elettronica aggiuntivo. Porta con sé un BlackBerry ma risponde soltanto alle e-mail dei suoi clienti attuali e potenziali durante il giorno ed è esausto la sera, quando rientra nella sua camera d'albergo. Comunica a voi, suo capo, lo stretto indispensabile, ma vi consente di trasmettere le informazioni necessarie a chiunque in azienda possa aver bisogno di sapere cosa occorre ai clienti o quali nuovi account potrebbero arrivare. Questo fa di voi al tempo stesso un collo di bottiglia e un punto di guasto. Cosa succede se non comunicate le informazioni necessarie alle persone giuste con sufficiente tempestività?

La soluzione? Il microblogging. Se la vostra azienda disponesse di una piattaforma di microblogging interna, avreste potuto estenderla al BlackBerry di John (iPhone, dispositivo Windows Mobile, normale telefono cellulare, qualunque cosa) cosicché, invece di inviarvi una rapida e-mail, John avrebbe potuto pubblicare tutte le informazioni rilevanti sul proprio feed di microblogging. A quel punto qualsiasi parte interessata della vostra organizzazione avrebbe potuto consultare quel feed per ottenere dati aggiornati al minuto direttamente dalla fonte, anziché vederseli filtrare e ritardare involontariamente. Le persone che necessitano di aggiornamenti immediati potrebbero essere iscritte al feed di John, mentre le persone che desiderano solo aggiornamenti informali sulle vendite di tanto in tanto si limiterebbero a visitare la sua pagina web quando lo ritenessero necessario. Tutti ottengono i dati giusti al momento giusto e voi avete più tempo per occuparvi dell'attività vera e propria.

Scenario 2: i team di sviluppo software

Lo sviluppo software è celebre per la sua vasta necessità di comunicazione. Gli sviluppatori sono celebri per la loro incapacità di comunicare con facilità tra individui e tra team. Lo sviluppo software richiede spesso una grande quantità di aggiornamenti di stato granulari, sia a livello di team sia a livello di singolo sviluppatore o responsabile. Il microblogging non è certo una panacea per questa situazione, ma può essere uno strumento molto potente nel corredo di strumenti di comunicazione adatto a questo contesto.

Assegnando a ciascun singolo sviluppatore il proprio account di microblogging interno, essi possono effettuare aggiornamenti di stato rapidi e immediati ogni volta che cambia l'attività in corso. Altri sviluppatori, che hanno bisogno di sapere su quali componenti si sta attualmente lavorando, possono semplicemente iscriversi ai feed degli sviluppatori appropriati per sapere cosa stanno facendo tutti in quel momento. I responsabili possono sapere a cosa sta lavorando ciascun membro del proprio team senza dover passare dalle loro scrivanie e interromperli inutilmente per farlo.

In questo modello, la comunicazione avviene più rapidamente, in modo più completo e con minore disturbo per il personale, estremamente sensibile alle interruzioni e al cambio di attività. Abituare gli sviluppatori a effettuare regolari aggiornamenti di stato – probabilmente solo qualcuno al giorno, per un totale di meno di cinque minuti – richiederà del tempo, ma una volta che ciò entra a far parte del consueto flusso di lavoro renderà la vita di tutti molto più facile. È anche un'ottima opportunità affinché le persone sollecitino e offrano aiuto su determinati problemi. Uno sviluppatore potrebbe pubblicare “sto lavorando al widget foo e sto cercando di capire l'interfaccia bar” e qualcuno iscritto al suo feed potrebbe vederlo e, essendo l'esperto dell'interfaccia bar, potrebbe inviare un'e-mail o fare un salto nel suo ufficio per aiutarlo prima che sprechi un intero pomeriggio a reinventare la ruota o a cercare invano documentazione mancante.

Scenario 3: aggiornamenti generali d'ufficio

La maggior parte degli uffici è più grande di un unico spazio in cui tutti possono sedersi e pranzare insieme. Persino un'azienda relativamente piccola con due uffici, o anche solo due uffici domestici, potrebbe verosimilmente beneficiare dei vantaggi di semplici aggiornamenti. È importante che le aziende comunichino. La comunicazione aziendale interna è uno dei modi in cui le aziende riescono a superare i singoli individui – condividendo conoscenze e compiti tra molte persone. Se ciascuno di quei compiti è talmente isolato da non richiedere alcuna comunicazione, allora forse fareste meglio a lavorare come singoli individui svolgendo gli stessi compiti.

Grazie all'uso del microblogging, persino il personale d'ufficio generico può pubblicare semplici aggiornamenti alcune volte al giorno, in modo che tutti gli uffici abbiano una buona idea di ciò che accade nelle altre sedi. Che si tratti di vedere quando il pranzo o le riunioni sono in corso, quando l'ufficio si è svuotato per la giornata, di sapere quali nuovi progetti o sfide siano sorti o di scoprire quali interazioni con i clienti si siano svolte quel giorno, quelle informazioni possono essere utilizzate per mantenere le diverse sedi al lavoro in modo unitario, anziché come due luoghi del tutto separati con una comprensione molto scarsa di ciò che fa l'altro.

Scenario 4: informazioni di reparto

Se la vostra azienda è abbastanza grande da avere reparti distinti, allora il microblogging potrebbe essere proprio lo strumento di cui avete bisogno per abilitare gli aggiornamenti di stato dei reparti all'intera organizzazione. Questa non è una soluzione adeguata affinché le risorse umane pubblichino i loro ultimi aggiornamenti del manuale del dipendente, ma potrebbe essere il luogo perfetto per annunciare il picnic aziendale o l'apertura delle iscrizioni ai benefit.

La funzione fondamentale di molti reparti è fornire un servizio necessario al resto dell'organizzazione. Risorse umane, tecnologia dell'informazione, finanza, fatturazione, approvvigionamenti, ecc. esistono tutti per servire le esigenze aziendali interne dell'organizzazione. Se ciascun reparto avesse il proprio feed di microblog, sarebbe facile per ognuno di essi fornire semplici aggiornamenti all'intera azienda. Le persone potrebbero iscriversi ai feed dei singoli reparti, consultare il sito web del reparto quando ne avessero interesse oppure, eventualmente, tutti i feed dei reparti verrebbero aggregati in una pagina web del portale dei dipendenti o in un'altra posizione informativa unificata, così da rendere questi aggiornamenti evidenti a tutti.

Il reparto di tecnologia dell'informazione potrebbe pubblicare un promemoria sugli attacchi di phishing o sui pericoli dell'ingegneria sociale, oppure potrebbe pubblicare un aggiornamento di stato sul sistema di posta elettronica attualmente fuori servizio, consentendo a tutti di continuare a lavorare senza perdere tempo a telefonare al reparto IT già oberato di lavoro, ritardandolo nella risoluzione di un problema su cui sta già lavorando a pieno regime. Gli approvvigionamenti potrebbero pubblicare un collegamento a una pagina sulle nuove procedure di acquisto che altrimenti sarebbero potute passare inosservate. La finanza potrebbe trasmettere informazioni relative a una modifica del modo in cui i dipendenti devono registrare le spese. I potenziali esempi sono numerosi. Quante volte la vostra organizzazione desidera apportare una modifica a una politica o a una procedura ma scopre che informare l'azienda del cambiamento può rivelarsi molto difficile una volta che i dipendenti hanno appreso la vecchia procedura. Aggiornare il manuale del dipendente o il sito web finanziario serve a poco se le persone hanno memorizzato il processo e non consultano più quei materiali.

Scenario 5: mentoring e crescita dei dipendenti

Uno dei modi meno evidenti in cui il microblogging può apportare benefici alla vostra organizzazione riguarda l'ambito dello sviluppo dei dipendenti. I dipendenti senior, pubblicando aggiornamenti regolari sui propri feed di microblog, offrono ai membri più giovani del personale, in particolare ai nuovi dipendenti e agli stagisti, l'opportunità di seguire i loro feed al fine di acquisire una comprensione più approfondita dei compiti che essi svolgono giorno per giorno.

Dando ai dipendenti junior la possibilità di osservare i propri “mentori” in modo discreto, essi possono trarre vantaggio dall'apprendere come lavorano, come impiegano il loro tempo e come stabiliscono le priorità delle loro giornate, oltre, forse, ad apprendere quali siano i loro interessi, quali libri o articoli pertinenti abbiano letto, quali siti web siano importanti per loro e altro ancora. Questo non sostituisce certo il mentoring tradizionale, ma consentire ai dipendenti di cercare informazioni su altri dipendenti che ammirano o da cui desiderano imparare può rivelarsi molto prezioso.

Non conosco le specifiche esigenze di comunicazione della vostra azienda, ma sarei sorpreso di scoprire che non possa beneficiare di un aumento della visibilità interna. Il microblogging può agevolare la comunicazione tra team, tra pari, tra i responsabili e il loro personale e persino tra parti scollegate dell'organizzazione. Il microblogging offre un processo semplice, a basso impatto e debolmente accoppiato, che consente a ogni livello di un'organizzazione di fornire stato e informazioni a tutte le parti interessate all'interno di tale organizzazione.

Il microblogging offre naturalmente ulteriori benefici al di là delle comunicazioni di stato interne di cui abbiamo discusso qui. I server e altre apparecchiature IT possono pubblicare avvisi automaticamente tramite l'architettura di microblogging, dando a chiunque sia interessato la possibilità di vedere in tempo reale guasti e avvisi sulla rete che potrebbero riguardarlo. E vi è poi il microblogging esterno, che offre stato e informazioni a clienti, fornitori e parti interessate al di fuori della vostra organizzazione. Ma questi argomenti sono troppo ampi per questo articolo.

Un ringraziamento speciale ad Andrew T. West per il suo aiuto con questo articolo.