Mikrobloggning för företag

Om du nämner mikrobloggning för någon idag är det första du kommer att få höra en utläggning om vikten av sociala medier och plattformar som möjliggör samtalet och om kundinteraktion. Okej, visst. Överreklamerat och dåligt förstått surr som vi förmodligen tryggt kan bortse från för tillfället. Sociala medier är viktigt, ja, men tillbringa lite tid på Twitter så kommer du, även om många människor pratar, snabbt att lära dig att väldigt få människor lyssnar. Plattformen är på väg någonstans, men just nu pratar de flesta som talar inom mikrobloggningsutrymmet om mikrobloggning. Detta kommer att gå över. För tillfället har vi andra bekymmer som är mer akuta.

Även om jag tenderar att snabbt avfärda mikrobloggning som “nästa stora grej inom sociala medier” som mestadels överreklam från marknadsföringsfolket som försöker övertyga folk att titta på dem i ytterligare tio minuter, så anser jag att konceptet med en starkt begränsad, lättanvänd mikrobloggningsarkitektur har en stor potentiell betydelse för företag.

När jag talar om mikrobloggning för företag talar jag inte om den populära föreställningen att skicka ut din praktikant för att skriva inlägg om din produkt på Twitter för att fånga marknadens uppmärksamhet. Det jag talar om är att använda en intern mikrobloggningsinfrastruktur för att leverera status om människorna i din organisation till din organisation. På samma sätt som företag har interna bloggar som levererar information till sin egen personal kan mikrobloggningsplattformen vara ett internt verktyg för vår organisation och inte bara något som vi använder för att berätta för våra vänner på andra sidan stan vad vi äter till lunch.

Andra verktyg för social kommunikation som traditionell bloggning, snabbmeddelanden, e-post osv. började som överreklamerade sociala medier, även om termen ännu inte existerade, och slutade med att bli standardiserade, väl förstådda affärskommunikationsverktyg som idag är viktiga delar av verktygslådan för företagskommunikation. Mikrobloggning kommer att bli likadant. Och liksom alla de kommunikationsverktyg som kom före det, är detta ett verktyg som ditt företag kan börja använda idag för att få fördelarna flera år innan dina konkurrenter hänger med.

Mikrobloggning erbjuder en potentiell välsignelse för kommunikationen mellan team i företag av i stort sett vilken storlek som helst. Genom att tillhandahålla en lättillgänglig mikrobloggningsplattform för ditt teams användning ger du ett enkelt sätt för individer och team att förse resten av företaget med små, hanterbara mängder statusinformation i ett lättsmält format som är enkelt att förstå. I de allra minsta organisationerna, de med färre än fem personer som alla sitter på ett enda kontor, kanske detta inte spelar någon roll, men börja lägga till ytterligare antal personer eller börja placera dessa personer på olika platser och plötsligt får mikrobloggning betydelse.

I stället för att teoretisera om mikrobloggning utan sammanhang ska vi dyka rakt in i några exempelscenarier och se hur mikrobloggning för internt bruk kan hjälpa ditt företag. Kom ihåg att den ledande mikrobloggningsplattformen, Laconi.ca, liksom många tekniker för sociala medier är helt gratis och något som din IT-personal kan rulla ut åt dig redan idag.

Scenario 1: Säljaren

John är säljare. Han arbetar för ditt företag men är nästan aldrig på kontoret. Han tillbringar sina dagar på resande fot, ofta i andra städer. Du har tur om du träffar John ansikte mot ansikte två gånger per månad. Flera personer skulle ha nytta av att känna till Johns status, men John är otroligt upptagen och har inte tid att hantera någon extra e-posttrafik. Han bär med sig en BlackBerry men besvarar bara e-post från sina nuvarande och potentiella kunder under dagen och är utmattad på kvällen när han kommer tillbaka till sitt hotellrum. Han kommunicerar det allra nödvändigaste till dig, sin chef, men låter dig förse alla i företaget som kan behöva veta vad kunderna behöver eller vilka nya konton som kan vara på väg in med den nödvändiga informationen. Detta gör dig till både en flaskhals och en felkälla. Tänk om du inte kommunicerar den nödvändiga informationen till rätt personer tillräckligt snabbt?

Lösningen? Mikrobloggning. Om ditt företag hade en intern mikrobloggningsplattform skulle du ha kunnat utöka den till Johns BlackBerry (iPhone, Windows Mobile-enhet, vanlig mobiltelefon, vad som helst) så att John i stället för att skicka ett snabbt e-postmeddelande till dig kunde ha publicerat all relevant information i sitt eget mikrobloggningsflöde. Sedan skulle alla intresserade parter i din organisation kunna titta på det flödet för att få minutaktuella data direkt från hästens mun snarare än att de ofrivilligt filtreras och fördröjs. Personer som behöver omedelbara uppdateringar skulle kunna prenumerera på Johns flöde medan personer som bara vill ha tillfälliga säljuppdateringar då och då skulle besöka hans webbsida när de tyckte det var nödvändigt. Alla får rätt data vid rätt tidpunkt och du får mer tid att ägna åt själva verksamheten.

Scenario 2: Mjukvaruutvecklingsteam

Mjukvaruutveckling är känt för sitt omfattande behov av kommunikation. Utvecklare är kända för att ha svårt att kommunicera enkelt mellan individer och mellan team. Mjukvaruutveckling kräver ofta en stor mängd detaljerade statusuppdateringar både på team- och på enskild utvecklar- eller chefsnivå. Mikrobloggning är knappast ett universalmedel för denna situation, men det kan vara ett mycket kraftfullt verktyg i kommunikationsverktygslådan för den här situationen.

Genom att ge varje enskild utvecklare ett eget internt mikrobloggningskonto kan de göra snabba och enkla statusuppdateringar närhelst deras aktuella uppgift förändras. Andra utvecklare, som behöver veta vilka komponenter det för närvarande arbetas med, kan helt enkelt prenumerera på flödena från de relevanta utvecklarna för att veta vad alla gör för tillfället. Chefer kan veta vad var och en av deras teammedlemmar arbetar med utan att behöva gå förbi deras skrivbord och avbryta dem i onödan för att göra det.

I den här modellen sker kommunikation snabbare, mer grundligt och med mindre störning för personal som är extremt känslig för störningar och uppgiftsväxling. Att träna utvecklarna att göra regelbundna statusuppdateringar – förmodligen bara några stycken per dag som tar mindre än totalt fem minuter – kommer att ta lite tid, men när det väl är en del av det vanliga arbetsflödet kommer det att göra allas liv mycket enklare. Det är också ett utmärkt tillfälle för människor att be om och erbjuda hjälp med vissa problem. En utvecklare kan skriva “arbetar på foo-widgeten och försöker komma underfund med bar-gränssnittet” och någon som prenumererar på deras flöde kan se det och, om de råkar vara experten på bar-gränssnittet, skicka ett e-postmeddelande eller springa över till deras kontor för att hjälpa dem innan de slösar bort en eftermiddag på att uppfinna hjulet på nytt eller leta hjälplöst efter saknad dokumentation.

Scenario 3: Allmänna kontorsuppdateringar

De flesta kontor är större än ett enda utrymme där alla kan sätta sig ner och äta lunch tillsammans. Även ett relativt litet företag med två kontor eller till och med två hemmakontor skulle sannolikt kunna dra nytta av fördelarna med enkla uppdateringar. Det är viktigt för företag att kommunicera. Intern affärskommunikation är ett av de sätt på vilka företag kan prestera bättre än enskilda individer – genom att dela kunskap och uppgifter mellan många människor. Om var och en av dessa uppgifter är så avgränsad att du inte behöver någon kommunikation alls, då skulle du kanske ha det bättre att arbeta som enskilda individer som utför samma uppgifter.

Genom att använda mikrobloggning kan även allmän kontorspersonal publicera enkla uppdateringar några gånger om dagen så att alla kontor har en god uppfattning om vad som händer på de andra platserna. Oavsett om det handlar om att se när lunch eller möten pågår, när kontoret har gått hem för dagen, se vilka nya projekt eller utmaningar som har uppstått eller ta reda på vilka kundinteraktioner som har ägt rum under dagen, kan den informationen användas för att hålla de separata kontoren arbetande på ett enhetligt sätt snarare än som två helt skilda platser med en mycket bristfällig förståelse för vad den andra gör.

Scenario 4: Avdelningsinformation

Om ditt företag är tillräckligt stort för att ha separata avdelningar kan mikrobloggning vara just det verktyg du behöver för att möjliggöra statusuppdateringar från avdelningarna till organisationen. Detta är inte en lämplig lösning för personalavdelningen att publicera sina senaste uppdateringar av personalhandboken, men det skulle kunna vara den perfekta platsen för dem att tillkännage företagsutflykten eller den öppna anmälan till förmånerna.

Många avdelningars kärnfunktion är att tillhandahålla en nödvändig tjänst till resten av organisationen. Personalavdelning, informationsteknik, ekonomi, fakturering, inköp osv. finns alla till för att betjäna organisationens interna affärsbehov. Om varje avdelning hade sitt eget mikrobloggflöde skulle det vara enkelt för var och en av dem att tillhandahålla enkla uppdateringar till hela företaget. Människor skulle kunna prenumerera på enskilda avdelningsflöden, titta på avdelningens webbplats när de har ett intresse eller så skulle möjligen alla avdelningsflöden samlas på en webbsida för en personalportal eller annan enhetlig informationsplats för att göra dessa uppdateringar tydliga för alla.

IT-avdelningen skulle kunna publicera en påminnelse om nätfiskeattacker eller faror med social manipulation, eller skulle kunna publicera en statusuppdatering om e-postsystemet som för närvarande är nere, vilket gör att alla kan fortsätta arbeta utan att lägga sin tid på att ringa den redan överbelastade IT-avdelningen och fördröja den från att åtgärda ett problem som den redan arbetar med för fullt. Inköp skulle kunna publicera en länk till en sida om nya inköpsrutiner som annars kanske hade gått obemärkt förbi. Ekonomi skulle kunna skicka information om en förändring i hur de anställda måste redovisa utlägg. De potentiella exemplen är många. Hur ofta önskar inte din organisation göra en policy- eller rutinförändring men finner att det kan vara mycket svårt att informera företaget om förändringen när de anställda väl har lärt sig den gamla rutinen. Att uppdatera personalhandboken eller den ekonomiska webbplatsen gör föga nytta om människor har memorerat processen och inte längre använder dessa material som referens.

Scenario 5: Mentorskap och medarbetarutveckling

Ett av de mindre uppenbara sätten på vilka mikrobloggning kan gynna din organisation är inom området medarbetarutveckling. Seniora medarbetare, som publicerar regelbundna uppdateringar i sina mikrobloggflöden, ger en möjlighet för mer juniora medarbetare, särskilt nyanställda och praktikanter, att följa deras flöden för att få en djupare förståelse för de uppgifter som de utför från dag till dag.

Genom att ge juniora medarbetare chansen att observera sina “mentorer” på ett diskret sätt kan de ha nytta av att lära sig hur de arbetar, hur deras tid används och hur de prioriterar sina dagar, utöver att kanske få veta mer om deras intressen, vilka relevanta böcker eller artiklar de har läst, vilka webbplatser som är viktiga för dem och mer. Detta är knappast en ersättning för traditionellt mentorskap, men att låta medarbetare söka efter information om andra medarbetare som de beundrar eller av vilka de vill lära sig kan vara mycket värdefullt.

Jag känner inte till de specifika kommunikationsbehoven i din verksamhet, men jag skulle bli förvånad om den inte skulle ha nytta av en ökad intern synlighet. Mikrobloggning kan underlätta kommunikation mellan team, mellan kollegor, mellan chefer och deras personal och till och med mellan frånkopplade delar av organisationen. Mikrobloggning erbjuder en enkel, resurssnål och löst kopplad process som gör det möjligt för varje nivå i en organisation att förse alla intresserade parter inom den organisationen med status och information.

Mikrobloggning erbjuder förstås även ytterligare fördelar utöver den interna statuskommunikation som vi har diskuterat här. Servrar och annan IT-utrustning kan publicera varningar automatiskt via mikrobloggningsarkitekturen, vilket ger alla intresserade en chans att se realtidsfel och varningar i nätverket som kan påverka dem. Och sedan finns det extern mikrobloggning som erbjuder status och information ut till kunder, leverantörer och intresserade parter utanför din organisation. Men de ämnena är alltför omfattande för den här artikeln.

Ett särskilt tack till Andrew T. West för hans hjälp med den här artikeln.