MicroBlogging para Empresas

Se você mencionar o microblogging para qualquer pessoa hoje, a primeira coisa que vai receber é uma enxurrada sobre a importância da mídia social e das plataformas para viabilizar a conversa e sobre a interação com o cliente. Tudo bem, ótimo. Um burburinho excessivamente hypado e mal compreendido que provavelmente podemos ignorar com segurança por enquanto. A mídia social importa, sim, mas passe algum tempo no Twitter e, embora muitas pessoas estejam falando, você logo perceberá que muito poucas pessoas estão ouvindo. A plataforma está indo a algum lugar, mas neste momento a maioria das pessoas que falam no espaço do microblogging estão falando sobre microblogging. Isso vai passar. Por enquanto temos outras preocupações que são mais imediatas.

Embora eu tenda a descartar rapidamente o microblogging como a “próxima grande novidade na mídia social” por ser, em sua maior parte, hype do pessoal de marketing tentando convencer as pessoas a olharem para eles por mais dez minutos, eu de fato acredito que o conceito de uma arquitetura de microblogging altamente limitada e fácil de usar seja de grande potencial importância para os negócios.

Quando falo sobre microblogging para empresas, não estou falando da noção popular de mandar o seu estagiário publicar sobre o seu produto no Twitter a fim de chamar a atenção do mercado. O que estou falando é de usar uma infraestrutura interna de microblogging para entregar o status sobre as pessoas da sua organização para a sua organização. Da mesma forma que as empresas têm blogs internos entregando informações à sua própria equipe, a plataforma de microblogging pode ser uma ferramenta interna para a nossa organização e não apenas algo que usamos para contar aos nossos amigos do outro lado da cidade o que estamos almoçando.

Outras ferramentas de comunicação social, como o blogging tradicional, mensagens instantâneas, e-mail, etc. começaram como mídia social excessivamente hypada, mesmo que o termo ainda não existisse, e acabaram se tornando ferramentas de comunicação empresarial padronizadas e bem compreendidas, que são peças importantes do kit de ferramentas de comunicação corporativa atualmente. O microblogging será a mesma coisa. E, como todas essas ferramentas de comunicação que vieram antes dele, esta é uma ferramenta que a sua empresa pode começar a usar hoje para obter os benefícios anos antes de seus concorrentes perceberem.

O microblogging oferece uma potencial dádiva para as comunicações entre equipes em empresas de praticamente qualquer tamanho. Ao fornecer uma plataforma de microblogging de fácil acesso para o uso da sua equipe, você proporciona uma maneira simples para que indivíduos e equipes forneçam quantidades pequenas e gerenciáveis de informações de status para o resto da empresa em um formato altamente consumível e facilmente compreendido. Nas menores organizações, aquelas com menos de cinco pessoas que ficam todas em um único escritório, isso pode não importar, mas comece a adicionar qualquer número adicional de pessoas ou comece a colocar essas pessoas em locais distintos e, de repente, o microblogging importa.

Em vez de levantar hipóteses sobre o microblogging fora de contexto, vamos mergulhar diretamente em alguns cenários de exemplo e ver como o microblogging para uso interno pode ajudar a sua empresa. Lembre-se de que, como muitas tecnologias de mídia social, a plataforma líder de microblogging, o Laconi.ca, é completamente gratuita e algo que a sua equipe de TI pode implementar para você hoje.

Cenário 1: O Vendedor

John é um vendedor. Ele trabalha para a sua empresa, mas quase nunca está no escritório. Ele passa seus dias na estrada, frequentemente em outras cidades. Você tem sorte se tiver um tempo cara a cara com John duas vezes por mês. Várias pessoas se beneficiariam de saber o status de John, mas John está incrivelmente ocupado e não tem tempo para gerenciar nenhum tráfego de e-mail extra. Ele carrega um BlackBerry, mas só responde a e-mails de seus clientes atuais e potenciais durante o dia e está exausto à noite quando volta para o quarto de hotel. Ele comunica o essencial a você, seu chefe, mas permite que você repasse as informações necessárias a qualquer pessoa da empresa que possa precisar saber o que os clientes precisam ou quais novas contas podem estar entrando em operação. Isso torna você tanto um gargalo quanto um ponto de falha. E se você não comunicar as informações necessárias às pessoas certas com rapidez suficiente?

A solução? Microblogging. Se a sua empresa tivesse uma plataforma interna de microblogging, você poderia tê-la estendido ao BlackBerry de John (iPhone, dispositivo Windows Mobile, celular comum, o que for), de modo que, em vez de lhe enviar um e-mail rápido, John pudesse ter publicado todas as informações relevantes em seu próprio feed de microblogging. Então qualquer parte interessada em sua organização poderia olhar esse feed para obter os dados mais atualizados diretamente da fonte, em vez de tê-los involuntariamente filtrados e atrasados. As pessoas que precisam de atualizações imediatas poderiam assinar o feed de John, enquanto as pessoas que apenas querem atualizações casuais de vendas de tempos em tempos simplesmente visitariam a sua página web quando achassem necessário. Todos recebem os dados certos no momento certo e você tem mais tempo para se preocupar com o negócio em si.

Cenário 2: Equipes de Desenvolvimento de Software

O desenvolvimento de software é famoso por sua extensa necessidade de comunicação. Os desenvolvedores são famosos por serem incapazes de se comunicar facilmente entre indivíduos e entre equipes. O desenvolvimento de software frequentemente requer uma grande quantidade de atualizações de status granulares, tanto no nível da equipe quanto no nível de um desenvolvedor ou gerente individual. O microblogging dificilmente é uma panaceia para essa situação, mas pode ser uma ferramenta muito poderosa no cinturão de ferramentas de comunicação para essa situação.

Ao dar a cada desenvolvedor individual sua própria conta interna de microblogging, eles podem fazer atualizações de status rápidas e fáceis sempre que sua tarefa atual mudar. Outros desenvolvedores, que precisam saber em quais componentes o trabalho está sendo feito atualmente, podem simplesmente assinar os feeds dos desenvolvedores apropriados para saber o que todos estão fazendo no momento. Os gerentes podem saber no que cada um dos membros de sua equipe está trabalhando sem precisar passar por suas mesas e interrompê-los desnecessariamente para isso.

Nesse modelo, a comunicação acontece de forma mais rápida, mais completa e com menos interrupção para a equipe, que é extremamente sensível à interrupção e à troca de tarefas. Treinar os desenvolvedores para fazer atualizações de status regulares – provavelmente apenas algumas por dia, levando menos de cinco minutos no total – levará algum tempo, mas, uma vez que isso faça parte do fluxo de trabalho habitual, tornará a vida de todos muito mais fácil. É também uma ótima oportunidade para que as pessoas solicitem e ofereçam ajuda em determinados problemas. Um desenvolvedor poderia publicar “trabalhando no widget foo e tentando descobrir a interface bar” e alguém que assina o seu feed poderia ver isso e, sendo o especialista na interface bar, poderia disparar um e-mail ou correr até o escritório dele para ajudá-lo antes que ele desperdice uma tarde reinventando a roda ou procurando desamparadamente por uma documentação que está faltando.

Cenário 3: Atualizações Gerais do Escritório

A maioria dos escritórios é maior do que um único espaço no qual todos podem sentar e almoçar juntos. Mesmo uma empresa relativamente pequena com dois escritórios ou até dois home offices provavelmente poderia se beneficiar das vantagens de atualizações simples. É importante que as empresas se comuniquem. A comunicação empresarial interna é uma das maneiras pelas quais as empresas conseguem superar os indivíduos – ao compartilhar conhecimento e tarefas entre muitas pessoas. Se cada uma dessas tarefas for tão isolada que você não precise de nenhuma comunicação, então talvez fosse melhor trabalharem como indivíduos fazendo as mesmas tarefas.

Por meio do uso do microblogging, mesmo a equipe geral do escritório pode publicar atualizações simples algumas vezes por dia, de modo que todos os escritórios tenham uma boa ideia do que está acontecendo nos outros locais. Seja vendo quando o almoço ou as reuniões estão em andamento, quando o escritório foi liberado pelo dia, vendo quais novos projetos ou desafios surgiram ou descobrindo quais interações com clientes ocorreram naquele dia, essa informação pode ser usada para manter os escritórios separados trabalhando de maneira unificada, em vez de como dois locais completamente separados com uma compreensão muito ruim do que o outro está fazendo.

Cenário 4: Informações do Departamento

Se a sua empresa for grande o suficiente para ter departamentos separados, então o microblogging pode ser exatamente a ferramenta de que você precisa para viabilizar atualizações de status departamentais para a organização. Esta não é uma solução apropriada para que os recursos humanos publiquem suas últimas atualizações do manual do funcionário, mas poderia ser o lugar perfeito para que anunciem o piquenique da empresa ou a abertura das inscrições para os benefícios.

A função central de muitos departamentos é fornecer um serviço necessário ao resto da organização. Recursos humanos, tecnologia da informação, finanças, faturamento, compras, etc. todos existem para atender às necessidades empresariais internas da organização. Se cada departamento tivesse seu próprio feed de microblog, então seria fácil para cada um deles fornecer atualizações simples para toda a empresa. As pessoas poderiam assinar feeds de departamentos individuais, olhar o site do departamento quando tivessem interesse ou, possivelmente, todos os feeds dos departamentos seriam agregados em uma página web de portal do funcionário ou em outro local de informação unificado, para tornar essas atualizações evidentes para todos.

O departamento de tecnologia da informação poderia publicar um lembrete sobre ataques de phishing ou perigos de engenharia social, ou poderia publicar uma atualização de status sobre o sistema de e-mail que está atualmente fora do ar, permitindo que todos continuem trabalhando sem gastar seu tempo telefonando para o já sobrecarregado departamento de TI e atrasando-os na correção de um problema no qual já estão trabalhando a todo vapor. O setor de compras poderia publicar um link para uma página sobre novos procedimentos de compra que, de outra forma, poderiam ter passado despercebidos. As finanças poderiam enviar informações sobre uma mudança na forma como os funcionários devem lançar despesas. Os exemplos possíveis são numerosos. Com que frequência a sua organização deseja fazer uma mudança de política ou procedimento, mas percebe que informar a empresa sobre a mudança pode ser muito difícil depois que os funcionários aprenderam o procedimento antigo? Atualizar o manual do funcionário ou o site financeiro de pouco adianta se as pessoas memorizaram o processo e não consultam mais esses materiais.

Cenário 5: Mentoria e Crescimento do Funcionário

Uma das maneiras menos óbvias pelas quais o microblogging pode beneficiar a sua organização é na área de desenvolvimento de funcionários. Os funcionários seniores, ao publicar atualizações regulares em seus feeds de microblog, proporcionam uma oportunidade para que membros mais juniores da equipe, especialmente novos funcionários e estagiários, sigam seus feeds a fim de obter uma compreensão mais profunda das tarefas que eles realizam no dia a dia.

Ao dar aos funcionários juniores a chance de observar seus “mentores” de maneira não intrusiva, eles podem se beneficiar ao aprender como eles trabalham, como seu tempo é gasto e como priorizam seus dias, além de, talvez, aprender sobre seus interesses, quais livros ou artigos relevantes têm lido, quais sites são importantes para eles e muito mais. Isso dificilmente substitui a mentoria tradicional, mas permitir que os funcionários busquem informações sobre outros funcionários que admiram ou com quem desejam aprender pode ser muito valioso.

Eu não conheço as necessidades específicas de comunicação da sua empresa, mas ficaria surpreso em descobrir que ela não se beneficiaria de um aumento na visibilidade interna. O microblogging pode facilitar a comunicação entre equipes, entre pares, entre gerentes e sua equipe e até mesmo entre partes desconectadas da organização. O microblogging oferece um processo simples, de baixa sobrecarga e fracamente acoplado, que permite que todos os níveis de uma organização forneçam status e informações a todas as partes interessadas dentro dessa organização.

O microblogging, é claro, oferece benefícios adicionais além das comunicações internas de status que discutimos aqui. Servidores e outros equipamentos de TI podem publicar alertas automaticamente por meio da arquitetura de microblogging, dando a qualquer interessado a chance de ver falhas e alertas em tempo real na rede que possam afetá-lo. E então há o microblogging externo, oferecendo status e informações a clientes, fornecedores e partes interessadas fora da sua organização. Mas esses tópicos são amplos demais para este artigo.

Agradecimentos especiais a Andrew T. West por sua ajuda com este artigo.