Microblogging für Unternehmen

Wenn Sie heute jemandem gegenüber Microblogging erwähnen, ist das Erste, was Sie bekommen, eine Lawine über die Bedeutung von Social Media und von Plattformen zur Ermöglichung des Gesprächs sowie über die Kundeninteraktion. Gut, in Ordnung. Überhypter und kaum verstandener Wirbel, den wir vorerst wohl getrost ignorieren können. Social Media ist wichtig, ja, doch verbringen Sie einmal etwas Zeit auf Twitter, und während sehr viele Menschen reden, werden Sie schnell feststellen, dass nur sehr wenige Menschen zuhören. Die Plattform ist auf dem Weg irgendwohin, doch im Moment reden die meisten Menschen im Microblogging-Bereich über Microblogging. Das wird vorübergehen. Vorerst haben wir andere Anliegen, die dringlicher sind.

Während ich Microblogging als das “nächste große Ding in den sozialen Medien” rasch als überwiegend Hype seitens der Marketingleute abtue, die versuchen, Menschen davon zu überzeugen, ihnen für weitere zehn Minuten Aufmerksamkeit zu schenken, halte ich das Konzept einer stark begrenzten, einfach zu nutzenden Microblogging-Architektur durchaus für eines von großer potenzieller Bedeutung für Unternehmen.

Wenn ich von Microblogging für Unternehmen spreche, spreche ich nicht von der verbreiteten Vorstellung, Ihren Praktikanten loszuschicken, um auf Twitter über Ihr Produkt zu posten, um die Aufmerksamkeit des Marktes zu gewinnen. Wovon ich spreche, ist die Nutzung einer internen Microblogging-Infrastruktur, um Statusinformationen über die Menschen in Ihrer Organisation an Ihre Organisation zu liefern. So wie Unternehmen interne Blogs haben, die Informationen an die eigenen Mitarbeiter liefern, kann die Microblogging-Plattform ein internes Werkzeug für unsere Organisation sein und nicht nur etwas, das wir verwenden, um unseren Freunden in der anderen Stadt zu erzählen, was wir zu Mittag essen.

Andere soziale Kommunikationswerkzeuge wie das traditionelle Bloggen, Instant Messaging, E-Mail usw. begannen als überhypte soziale Medien, auch wenn der Begriff noch nicht existierte, und wurden letztlich zu standardmäßigen, gut verstandenen geschäftlichen Kommunikationswerkzeugen, die heute wichtige Bestandteile des unternehmerischen Kommunikationswerkzeugkastens sind. Mit Microblogging wird es ebenso sein. Und wie all jene Kommunikationswerkzeuge, die ihm vorausgingen, ist dieses Werkzeug eines, das Ihr Unternehmen schon heute einzusetzen beginnen kann, um die Vorteile Jahre vor Ihren Wettbewerbern zu nutzen, bevor diese aufmerksam werden.

Microblogging bietet einen potenziellen Segen für die teamübergreifende Kommunikation in Unternehmen nahezu jeder Größe. Indem Sie eine leicht zugängliche Microblogging-Plattform für die Nutzung durch Ihr Team bereitstellen, bieten Sie Einzelnen und Teams eine einfache Möglichkeit, dem Rest des Unternehmens kleine, überschaubare Mengen an Statusinformationen in einem gut konsumierbaren Format zu liefern, das sich leicht verstehen lässt. In den kleinsten Organisationen, jenen mit weniger als fünf Personen, die alle in einem einzigen Büro sitzen, mag dies keine Rolle spielen, doch fügen Sie eine beliebige zusätzliche Anzahl von Personen hinzu oder verteilen Sie diese Personen auf verschiedene Standorte, und plötzlich spielt Microblogging eine Rolle.

Anstatt über Microblogging losgelöst vom Kontext zu spekulieren, tauchen wir gleich in einige Beispielszenarien ein und sehen, wie Microblogging für den internen Gebrauch Ihrem Unternehmen helfen kann. Denken Sie daran, dass die führende Microblogging-Plattform, Laconi.ca, wie viele Social-Media-Technologien völlig kostenlos ist und etwas, das Ihre IT-Mitarbeiter schon heute für Sie ausrollen können.

Szenario 1: Der Vertriebsmitarbeiter

John ist Vertriebsmitarbeiter. Er arbeitet für Ihr Unternehmen, ist aber fast nie im Büro. Er verbringt seine Tage unterwegs, oft in anderen Städten. Sie können sich glücklich schätzen, wenn Sie zweimal im Monat persönlichen Kontakt mit John haben. Mehrere Personen würden davon profitieren, Johns Status zu kennen, doch John ist unglaublich beschäftigt und hat keine Zeit, zusätzlichen E-Mail-Verkehr zu bewältigen. Er trägt einen BlackBerry bei sich, beantwortet tagsüber aber nur E-Mails seiner aktuellen und potenziellen Kunden und ist abends erschöpft, wenn er in sein Hotelzimmer zurückkehrt. Er teilt Ihnen, seinem Vorgesetzten, das Allernötigste mit, überlässt es aber Ihnen, die notwendigen Informationen an alle im Unternehmen weiterzugeben, die möglicherweise wissen müssen, was Kunden benötigen oder welche neuen Kunden hinzukommen könnten. Das macht Sie sowohl zu einem Engpass als auch zu einem Ausfallpunkt. Was, wenn Sie die notwendigen Informationen nicht schnell genug an die richtigen Personen weitergeben?

Die Lösung? Microblogging. Wenn Ihr Unternehmen über eine interne Microblogging-Plattform verfügte, könnten Sie sie auf Johns BlackBerry (iPhone, Windows-Mobile-Gerät, gewöhnliches Mobiltelefon, was auch immer) erweitert haben, sodass John, anstatt Ihnen eine schnelle E-Mail zu senden, alle relevanten Informationen in seinen eigenen Microblogging-Feed hätte posten können. Dann könnte jeder Interessierte in Ihrer Organisation diesen Feed betrachten, um minutenaktuelle Daten direkt aus erster Hand zu erhalten, anstatt sie unbeabsichtigt gefiltert und verzögert zu bekommen. Personen, die unmittelbare Aktualisierungen benötigen, könnten Johns Feed abonnieren, während Personen, die nur von Zeit zu Zeit beiläufige Vertriebsupdates wünschen, einfach seine Webseite besuchen würden, wenn sie es für nötig halten. Jeder erhält die richtigen Daten zur richtigen Zeit, und Sie haben mehr Zeit, sich um das Geschäft selbst zu kümmern.

Szenario 2: Softwareentwicklungsteams

Die Softwareentwicklung ist berühmt für ihren umfangreichen Kommunikationsbedarf. Entwickler sind berühmt dafür, nicht ohne Weiteres zwischen Einzelnen und zwischen Teams kommunizieren zu können. Die Softwareentwicklung erfordert oft eine große Menge feingranularer Statusupdates, sowohl auf Team- als auch auf der Ebene einzelner Entwickler oder Manager. Microblogging ist keineswegs ein Allheilmittel für diese Situation, doch es kann ein sehr wirkungsvolles Werkzeug im Kommunikationswerkzeuggürtel für diese Situation sein.

Indem man jedem einzelnen Entwickler sein eigenes internes Microblogging-Konto gibt, kann er schnelle und einfache Statusupdates vornehmen, wann immer sich seine aktuelle Aufgabe ändert. Andere Entwickler, die wissen müssen, an welchen Komponenten gerade gearbeitet wird, können einfach die Feeds der entsprechenden Entwickler abonnieren, um zu wissen, was jeder gerade tut. Manager können wissen, woran jedes ihrer Teammitglieder arbeitet, ohne an deren Schreibtisch vorbeischauen und sie dafür unnötig unterbrechen zu müssen.

In diesem Modell findet die Kommunikation schneller, gründlicher und mit weniger Störung für Mitarbeiter statt, die äußerst empfindlich gegenüber Störungen und Aufgabenwechsel sind. Die Entwickler darin zu schulen, regelmäßige Statusupdates vorzunehmen – wahrscheinlich nur einige pro Tag, die zusammen weniger als fünf Minuten in Anspruch nehmen –, wird einige Zeit dauern, doch sobald es Teil des üblichen Arbeitsablaufs ist, wird es jedem das Leben deutlich erleichtern. Es ist zudem eine großartige Gelegenheit für Menschen, bei bestimmten Problemen um Hilfe zu bitten und Hilfe anzubieten. Ein Entwickler könnte posten “arbeite am Foo-Widget und versuche, die Bar-Schnittstelle zu durchschauen”, und jemand, der seinen Feed abonniert hat, könnte das sehen und, als Experte für die Bar-Schnittstelle, schnell eine E-Mail schicken oder zu dessen Büro hinüberlaufen, um ihm zu helfen, bevor er einen Nachmittag damit verschwendet, das Rad neu zu erfinden oder hilflos nach fehlender Dokumentation zu suchen.

Szenario 3: Allgemeine Büro-Updates

Die meisten Büros sind größer als ein einzelner Raum, in dem sich alle hinsetzen und gemeinsam zu Mittag essen können. Selbst ein relativ kleines Unternehmen mit zwei Büros oder sogar zwei Homeoffices könnte wahrscheinlich von den Vorteilen einfacher Updates profitieren. Es ist für Unternehmen wichtig zu kommunizieren. Die interne Unternehmenskommunikation ist eine der Möglichkeiten, durch die Unternehmen Einzelpersonen übertreffen können – indem sie Wissen und Aufgaben unter vielen Menschen teilen. Wenn jede dieser Aufgaben so abgegrenzt ist, dass Sie keinerlei Kommunikation benötigen, dann wären Sie vielleicht besser dran, als Einzelpersonen zu arbeiten, die dieselben Aufgaben erledigen.

Durch den Einsatz von Microblogging können selbst allgemeine Büromitarbeiter einige Male pro Tag einfache Updates posten, sodass alle Büros eine gute Vorstellung davon haben, was an den anderen Standorten geschieht. Ob es darum geht, zu sehen, wann Mittagessen oder Besprechungen im Gange sind, wann das Büro für den Tag verlassen wurde, zu sehen, welche neuen Projekte oder Herausforderungen aufgekommen sind, oder herauszufinden, welche Kundeninteraktionen an diesem Tag stattgefunden haben – diese Informationen können genutzt werden, um die getrennten Büros einheitlich zusammenarbeiten zu lassen, statt als zwei völlig getrennte Standorte mit einem sehr mangelhaften Verständnis davon, was der jeweils andere tut.

Szenario 4: Abteilungsinformationen

Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, um über separate Abteilungen zu verfügen, dann könnte Microblogging genau das Werkzeug sein, das Sie benötigen, um Statusupdates der Abteilungen an die Organisation zu ermöglichen. Dies ist keine geeignete Lösung dafür, dass die Personalabteilung ihre neuesten Aktualisierungen des Mitarbeiterhandbuchs veröffentlicht, aber es könnte der perfekte Ort für sie sein, um das Betriebsfest oder die offene Anmeldung für Sozialleistungen anzukündigen.

Die Kernfunktion vieler Abteilungen besteht darin, dem Rest der Organisation eine benötigte Dienstleistung zu erbringen. Personalwesen, Informationstechnologie, Finanzen, Abrechnung, Einkauf usw. existieren allesamt, um die internen geschäftlichen Bedürfnisse der Organisation zu bedienen. Wenn jede Abteilung ihren eigenen Microblog-Feed hätte, dann wäre es für jede von ihnen einfach, dem gesamten Unternehmen einfache Updates bereitzustellen. Menschen könnten einzelne Abteilungs-Feeds abonnieren, bei Interesse die Abteilungswebsite besuchen oder möglicherweise würden alle Abteilungs-Feeds auf einer Mitarbeiterportal-Webseite oder an einem anderen einheitlichen Informationsort zusammengeführt, um diese Updates für alle sichtbar zu machen.

Die IT-Abteilung könnte eine Erinnerung an Phishing-Angriffe oder die Gefahren von Social Engineering posten oder ein Statusupdate zum gerade ausgefallenen E-Mail-System veröffentlichen, sodass alle weiterarbeiten können, ohne ihre Zeit damit zu verbringen, die ohnehin überlastete IT-Abteilung anzurufen und sie davon abzuhalten, ein Problem zu beheben, an dem sie bereits mit Höchstgeschwindigkeit arbeitet. Der Einkauf könnte einen Link zu einer Seite über neue Beschaffungsverfahren posten, die andernfalls möglicherweise unbemerkt geblieben wären. Die Finanzabteilung könnte Informationen über eine Änderung in der Art und Weise versenden, wie Mitarbeiter Spesen einreichen müssen. Mögliche Beispiele gibt es zahlreich. Wie oft möchte Ihre Organisation eine Richtlinie oder ein Verfahren ändern, stellt aber fest, dass es sehr schwierig sein kann, das Unternehmen über die Änderung zu informieren, sobald die Mitarbeiter das alte Verfahren erlernt haben. Das Mitarbeiterhandbuch oder die Finanzwebsite zu aktualisieren, nützt wenig, wenn die Menschen sich den Ablauf eingeprägt haben und diese Materialien nicht mehr heranziehen.

Szenario 5: Mentoring und Mitarbeiterentwicklung

Eine der weniger offensichtlichen Möglichkeiten, wie Microblogging Ihrer Organisation zugutekommen kann, liegt im Bereich der Mitarbeiterentwicklung. Erfahrene Mitarbeiter bieten, indem sie regelmäßige Updates in ihre Microblog-Feeds posten, jüngeren Mitarbeitern, besonders neuen Mitarbeitern und Praktikanten, die Gelegenheit, ihren Feeds zu folgen, um ein tieferes Verständnis für die Aufgaben zu gewinnen, die sie Tag für Tag erledigen.

Indem man jüngeren Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihren “Mentoren” auf unaufdringliche Weise zuzusehen, können sie davon profitieren, zu lernen, wie diese arbeiten, wie ihre Zeit verbracht wird und wie sie ihre Tage priorisieren, und vielleicht zusätzlich von deren Interessen zu erfahren, welche einschlägigen Bücher oder Artikel sie gelesen haben, welche Websites für sie wichtig sind und vieles mehr. Dies ist keineswegs ein Ersatz für traditionelles Mentoring, doch Mitarbeitern zu erlauben, Informationen über andere Mitarbeiter zu suchen, die sie bewundern oder von denen sie lernen möchten, kann sehr wertvoll sein.

Ich kenne die spezifischen Kommunikationsbedürfnisse Ihres Unternehmens nicht, doch ich wäre überrascht festzustellen, dass es nicht von einer Steigerung der internen Sichtbarkeit profitieren würde. Microblogging kann die Kommunikation zwischen Teams, zwischen Kollegen, zwischen Managern und ihren Mitarbeitern und sogar zwischen voneinander getrennten Teilen der Organisation erleichtern. Microblogging bietet einen einfachen, ressourcenschonenden, lose gekoppelten Prozess, der es jeder Ebene einer Organisation ermöglicht, allen interessierten Parteien innerhalb dieser Organisation Status und Informationen bereitzustellen.

Microblogging bietet selbstverständlich zusätzliche Vorteile über die interne Statuskommunikation hinaus, die wir hier erörtert haben. Server und andere IT-Geräte können über die Microblogging-Architektur automatisch Warnmeldungen posten, sodass jeder Interessierte die Möglichkeit hat, Ausfälle und Warnungen im Netzwerk in Echtzeit zu sehen, die ihn betreffen könnten. Und dann gibt es das externe Microblogging, das Status und Informationen nach außen an Kunden, Anbieter und interessierte Parteien außerhalb Ihrer Organisation bietet. Doch diese Themen sind für diesen Artikel zu weitläufig.

Besonderer Dank gilt Andrew T. West für seine Hilfe bei diesem Artikel.