Microblogging voor het bedrijfsleven

Als u vandaag de dag microblogging tegenover wie dan ook ter sprake brengt, krijgt u allereerst een uitgebreid verhaal te horen over het belang van sociale media en platforms om het gesprek mogelijk te maken en over klantinteractie. Oké, prima. Overdreven gehypte en slecht begrepen buzz die we voorlopig waarschijnlijk veilig kunnen negeren. Sociale media zijn belangrijk, ja, maar breng wat tijd door op Twitter en u zult al snel ontdekken dat er weliswaar veel mensen aan het praten zijn, maar dat zeer weinig mensen luisteren. Het platform is iets veelbelovends, maar op dit moment praten de meeste mensen in de microblogging-ruimte over microblogging. Dit gaat voorbij. Voorlopig hebben we andere zorgen die urgenter zijn.

Hoewel ik microblogging als het “volgende grote ding in sociale media” doorgaans snel afdoe als grotendeels hype van de marketingmensen die mensen proberen te overtuigen om nog eens tien minuten naar hen te kijken, denk ik wel degelijk dat het concept van een sterk beperkte, eenvoudig te gebruiken microblogging-architectuur van groot potentieel belang voor het bedrijfsleven is.

Wanneer ik het over microblogging voor het bedrijfsleven heb, heb ik het niet over het populaire idee om uw stagiair eropuit te sturen om over uw product op Twitter te posten om marktaandacht te trekken. Waar ik het over heb, is het gebruik van een interne microblogging-infrastructuur om status over de mensen in uw organisatie aan uw organisatie te leveren. Op dezelfde manier waarop bedrijven interne blogs hebben die informatie aan hun eigen personeel leveren, kan het microblogging-platform een intern hulpmiddel voor onze organisatie zijn en niet zomaar iets dat we gebruiken om onze vrienden aan de andere kant van de stad te vertellen wat we als lunch hebben.

Andere hulpmiddelen voor sociale communicatie, zoals traditioneel bloggen, instant messaging, e-mail enzovoort, begonnen als overdreven gehypte sociale media, ook al bestond de term toen nog niet, en werden uiteindelijk standaard, goed begrepen zakelijke communicatiemiddelen die vandaag de dag belangrijke onderdelen vormen van de bedrijfscommunicatie-toolkit. Met microblogging zal het net zo gaan. En, net als al die communicatiemiddelen die eraan voorafgingen, is dit een hulpmiddel dat uw bedrijf vandaag al kan beginnen te gebruiken om er jaren eerder de vruchten van te plukken dan uw concurrenten het doorkrijgen.

Microblogging biedt een potentiële zegen voor de communicatie tussen teams in bedrijven van vrijwel elke omvang. Door een eenvoudig toegankelijk microblogging-platform aan te bieden voor het gebruik door uw team, biedt u een eenvoudige manier voor individuen en teams om kleine, beheersbare hoeveelheden statusinformatie aan de rest van het bedrijf te verstrekken in een zeer goed verteerbaar format dat eenvoudig te begrijpen is. In de kleinste organisaties, die met minder dan vijf mensen die allemaal in één enkel kantoor zitten, maakt dit misschien niet uit, maar voeg er een willekeurig aantal extra mensen aan toe of plaats die mensen op verschillende locaties, en opeens doet microblogging er wel degelijk toe.

In plaats van te theoretiseren over microblogging buiten de context, laten we meteen induiken in enkele voorbeeldscenario's en bekijken hoe microblogging voor intern gebruik uw bedrijf kan helpen. Vergeet niet dat, net als veel sociale-mediatechnologieën, het toonaangevende microblogging-platform, Laconi.ca, volledig gratis is en iets dat uw IT-personeel vandaag voor u kan uitrollen.

Scenario 1: De verkoper

John is een verkoper. Hij werkt voor uw bedrijf, maar is vrijwel nooit op kantoor. Hij brengt zijn dagen door op de weg, vaak in andere steden. U mag van geluk spreken als u John tweemaal per maand persoonlijk te zien krijgt. Verschillende mensen zouden er baat bij hebben om John's status te kennen, maar John is ongelooflijk druk en heeft geen tijd om enig extra e-mailverkeer te beheren. Hij draagt een BlackBerry, maar beantwoordt overdag alleen e-mails van zijn huidige en potentiële klanten en is 's avonds uitgeput wanneer hij terugkomt op zijn hotelkamer. Hij communiceert de absolute essentie aan u, zijn baas, maar stelt u in staat om de noodzakelijke informatie door te geven aan iedereen in het bedrijf die mogelijk moet weten wat klanten nodig hebben of welke nieuwe accounts er op komst kunnen zijn. Dit maakt u zowel een knelpunt als een single point of failure. Wat als u de noodzakelijke informatie niet snel genoeg aan de juiste mensen doorgeeft?

De oplossing? Microblogging. Als uw firma over een intern microblogging-platform beschikte, had u dit kunnen uitbreiden naar John's BlackBerry (iPhone, Windows Mobile-apparaat, gewone mobiele telefoon, wat dan ook), zodat John in plaats van u een snelle e-mail te sturen alle relevante informatie op zijn eigen microblogging-feed had kunnen plaatsen. Vervolgens zou elke geïnteresseerde partij in uw organisatie naar die feed kunnen kijken om actuele gegevens rechtstreeks van de bron te krijgen, in plaats van dat deze onbedoeld worden gefilterd en vertraagd. Mensen die onmiddellijke updates nodig hebben, zouden geabonneerd kunnen zijn op John's feed, terwijl mensen die slechts af en toe vrijblijvende verkoopupdates willen, gewoon zijn webpagina zouden bezoeken wanneer ze dat nodig achten. Iedereen krijgt de juiste gegevens op het juiste moment en u hebt meer tijd om u over het bedrijf zelf te bekommeren.

Scenario 2: Softwareontwikkelteams

Softwareontwikkeling staat bekend om zijn uitgebreide behoefte aan communicatie. Ontwikkelaars staan erom bekend dat ze moeilijk gemakkelijk kunnen communiceren tussen individuen en tussen teams. Softwareontwikkeling vereist vaak een grote hoeveelheid gedetailleerde statusupdates, zowel op team- als op het niveau van een individuele ontwikkelaar of manager. Microblogging is nauwelijks een wondermiddel voor deze situatie, maar het kan een zeer krachtig hulpmiddel zijn in de communicatie-gereedschapsriem voor deze situatie.

Door elke individuele ontwikkelaar zijn eigen interne microblogging-account te geven, kunnen ze snel en eenvoudig statusupdates maken telkens wanneer hun huidige taak verandert. Andere ontwikkelaars, die moeten weten aan welke componenten momenteel gewerkt wordt, kunnen zich gewoon abonneren op de feeds van de juiste ontwikkelaars om te weten waar iedereen op dat moment mee bezig is. Managers kunnen weten waar elk van hun teamleden aan werkt zonder bij hun bureau langs te hoeven gaan en hen daarvoor onnodig te onderbreken.

In dit model verloopt de communicatie sneller, grondiger en met minder verstoring voor medewerkers die uiterst gevoelig zijn voor verstoring en het wisselen van taken. Het trainen van de ontwikkelaars om regelmatig statusupdates te maken – waarschijnlijk slechts een paar per dag, wat in totaal minder dan vijf minuten kost – zal enige tijd kosten, maar zodra het onderdeel is van de gebruikelijke workflow, zal het ieders leven veel gemakkelijker maken. Het is ook een geweldige gelegenheid voor mensen om hulp bij bepaalde problemen te vragen en aan te bieden. Een ontwikkelaar zou kunnen posten: “bezig met de foo-widget en proberen de bar-interface te doorgronden”, en iemand die op zijn of haar feed geabonneerd is, zou dat kunnen zien en, als de bar-interface-expert, een e-mail kunnen sturen of naar hun kantoor toe kunnen lopen om hen te helpen voordat ze een hele middag verspillen aan het opnieuw uitvinden van het wiel of het hulpeloos zoeken naar ontbrekende documentatie.

Scenario 3: Algemene kantoorupdates

De meeste kantoren zijn groter dan één enkele ruimte waarin iedereen kan plaatsnemen en samen kan lunchen. Zelfs een relatief klein bedrijf met twee kantoren of zelfs twee thuiskantoren zou waarschijnlijk kunnen profiteren van de voordelen van eenvoudige updates. Het is belangrijk voor bedrijven om te communiceren. Interne bedrijfscommunicatie is een van de manieren waarop bedrijven in staat zijn om individuen te overtreffen – door kennis en taken tussen veel mensen te delen. Als elk van die taken zo afzonderlijk is dat u geen communicatie nodig hebt, dan kunt u misschien beter af zijn door als individuen te werken die dezelfde taken uitvoeren.

Door het gebruik van microblogging kan zelfs het algemene kantoorpersoneel een paar keer per dag eenvoudige updates plaatsen, zodat alle kantoren een goed idee hebben van wat er op de andere locaties gebeurt. Of het nu gaat om te zien wanneer de lunch of vergaderingen aan de gang zijn, wanneer het kantoor voor de dag is vertrokken, te zien welke nieuwe projecten of uitdagingen zich hebben aangediend, of te achterhalen welke klantinteracties er die dag hebben plaatsgevonden – die informatie kan worden gebruikt om de afzonderlijke kantoren op een eenvormige manier te laten samenwerken, in plaats van als twee volledig gescheiden locaties met een zeer gebrekkig begrip van wat de ander doet.

Scenario 4: Afdelingsinformatie

Als uw bedrijf groot genoeg is om afzonderlijke afdelingen te hebben, dan is microblogging misschien precies het hulpmiddel dat u nodig hebt om statusupdates per afdeling aan de organisatie mogelijk te maken. Dit is geen geschikte oplossing voor human resources om hun nieuwste updates van het personeelshandboek te publiceren, maar het zou wel de perfecte plek kunnen zijn voor hen om de bedrijfspicknick of de open inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden aan te kondigen.

De kernfunctie van veel afdelingen is het leveren van een benodigde dienst aan de rest van de organisatie. Human resources, informatietechnologie, financiën, facturatie, inkoop enzovoort bestaan allemaal om in de interne bedrijfsbehoeften van de organisatie te voorzien. Als elke afdeling zijn eigen microblog-feed had, dan zou het voor elk van hen eenvoudig zijn om eenvoudige updates aan het hele bedrijf te verstrekken. Mensen zouden zich kunnen abonneren op de feeds van afzonderlijke afdelingen, de afdelingswebsite kunnen bekijken wanneer ze geïnteresseerd zijn, of mogelijk zouden alle afdelingsfeeds worden samengevoegd op een werknemersportal-webpagina of een andere uniforme informatielocatie om deze updates voor iedereen zichtbaar te maken.

De IT-afdeling zou een herinnering kunnen plaatsen over phishingaanvallen of de gevaren van social engineering, of zou een statusupdate kunnen plaatsen over het e-mailsysteem dat momenteel plat ligt, waardoor iedereen kan doorwerken zonder hun tijd te besteden aan het bellen van de toch al overbelaste IT-afdeling en hen op te houden bij het oplossen van een probleem waar ze reeds op volle kracht aan werken. Inkoop zou een link kunnen plaatsen naar een pagina over nieuwe inkoopprocedures die anders misschien onopgemerkt waren gebleven. Financiën zou informatie kunnen versturen over een verandering in de manier waarop werknemers declaraties moeten indienen. De mogelijke voorbeelden zijn talrijk. Hoe vaak wenst uw organisatie een beleids- of procedurewijziging door te voeren, maar merkt het dat het informeren van het bedrijf over de wijziging zeer lastig kan zijn zodra werknemers de oude procedure hebben aangeleerd. Het bijwerken van het personeelshandboek of de financiële website helpt weinig als mensen het proces uit het hoofd kennen en die materialen niet langer raadplegen.

Scenario 5: Mentorschap en de groei van werknemers

Een van de minder voor de hand liggende manieren waarop microblogging uw organisatie ten goede kan komen, ligt op het gebied van de ontwikkeling van werknemers. Senior werknemers bieden, terwijl ze regelmatig updates plaatsen op hun microblog-feeds, een gelegenheid voor meer junior personeelsleden, vooral nieuwe werknemers en stagiairs, om hun feeds te volgen om een dieper inzicht te krijgen in de taken die ze dagelijks uitvoeren.

Door junior werknemers de kans te geven om hun “mentoren” op een onopdringerige manier te observeren, kunnen ze ervan profiteren door te leren hoe ze werken, hoe hun tijd wordt besteed en hoe ze hun dagen prioriteren, en mogelijk ook door iets te weten te komen over hun interesses, welke relevante boeken of artikelen ze hebben gelezen, welke websites belangrijk voor hen zijn en meer. Dit is nauwelijks een vervanging voor traditioneel mentorschap, maar werknemers in staat stellen om informatie op te zoeken over andere werknemers die ze bewonderen of van wie ze willen leren, kan zeer waardevol zijn.

Ik ken de specifieke communicatiebehoeften van uw bedrijf niet, maar het zou me verbazen als zou blijken dat het geen baat zou hebben bij een toename van de interne zichtbaarheid. Microblogging kan de communicatie faciliteren tussen teams, tussen vakgenoten, tussen managers en hun personeel en zelfs tussen losgekoppelde onderdelen van de organisatie. Microblogging biedt een eenvoudig, lichtgewicht, los gekoppeld proces dat elk niveau van een organisatie in staat stelt om status en informatie te verstrekken aan alle geïnteresseerde partijen binnen die organisatie.

Microblogging biedt uiteraard ook aanvullende voordelen buiten de interne statuscommunicatie die we hier hebben besproken. Servers en andere IT-apparatuur kunnen via de microblogging-architectuur automatisch waarschuwingen plaatsen, waardoor iedereen die geïnteresseerd is de kans krijgt om realtime storingen en waarschuwingen op het netwerk te zien die op hen van invloed kunnen zijn. En dan is er nog externe microblogging, die status en informatie aanbiedt aan klanten, leveranciers en geïnteresseerde partijen buiten uw organisatie. Maar die onderwerpen zijn te breed voor dit artikel.

Met speciale dank aan Andrew T. West voor zijn hulp bij dit artikel.