Usare un wiki per la documentazione rapida

Se la vostra azienda è in qualche modo simile a quelle con cui mi rapporto abitualmente, uno degli aspetti più difficili da affrontare è la documentazione. Questa può comprendere ogni genere di documentazione, dai processi delle risorse umane alle pratiche contabili, dalle procedure aziendali fondamentali alle registrazioni dei sistemi del reparto di tecnologia dell'informazione. Le aziende hanno bisogno di una buona documentazione per molte ragioni.

Tradizionalmente le piccole imprese finiscono semplicemente per fare a meno di una documentazione essenziale e devono reinventare la ruota ogni volta che si presenta qualcosa per cui le persone che lavorano in quel momento non hanno avuto modo di memorizzare il processo. Le aziende più grandi collocano spesso la loro limitata documentazione in file Microsoft Word o Adobe PDF e li ripongono in un file server in cui non è possibile effettuare ricerche, o forse persino su carta – inserendoli in grandi raccoglitori ad anelli di cui nessuno conosce nemmeno l'esistenza, e tanto meno come reperire le informazioni necessarie al loro interno. Questi non sono processi efficaci, ma esiste una soluzione semplice.

La soluzione è un'applicazione web nota come wiki. La maggior parte delle persone ha il proprio primo contatto con un wiki attraverso l'onnipresente enciclopedia online Wikipedia, costruita su una piattaforma wiki (MediaWiki, per la precisione), ma questo non è affatto l'unico impiego di un wiki. I wiki sono semplici repository di documenti progettati per consentire a molti redattori di creare e modificare con facilità documentazione online. L'intero concetto del wiki ruota attorno all'essere semplice e immediato. Il nome completo, Wiki Wiki, significa “rapido” o “veloce” in hawaiano.

I wiki sono ormai in circolazione da diversi anni e hanno cominciato a diffondersi in molte aziende. I wiki sono generalmente molto leggeri ed esistono numerosi fornitori che realizzano prodotti wiki sia open source sia proprietari, oltre a diversi servizi ospitati disponibili online. Potete davvero scegliere un wiki in base alle vostre esigenze specifiche. La maggior parte dei prodotti wiki è gratuita e, per l'azienda attenta al budget, non vi è alcun motivo per dover considerare un wiki come un centro di costo. Si tratta di un prodotto semplice che il vostro reparto IT dovrebbe essere in grado di implementare per voi in modo rapido e agevole, fornendovi da subito un repository di documentazione.

In un primo momento l'idea di un wiki risulta un po' estranea alla maggior parte delle persone. Su Internet incontriamo spesso wiki utilizzati per la documentazione dei sistemi. Questo sta diventando sempre più diffuso. I wiki vengono spesso utilizzati per consentire a chiunque di accedere e apportare modifiche alla documentazione. Questo può essere un buon modo per iniziare con il vostro wiki. Potete anche partire fin dall'inizio con controlli dettagliati di accesso degli utenti, consentendo solo a determinate persone di pubblicare documentazione nel sistema, anziché permettere un libero accesso indiscriminato alla documentazione. Le vostre esigenze dipenderanno dal tipo di organizzazione.

Ciò che rende potente il concetto di wiki è la facilità con cui chiunque può accedere, cercare i documenti di cui ha bisogno e creare o modificare tali documenti qualora non riesca a trovare le informazioni che sta cercando. L'intero concetto del wiki incoraggia davvero il personale a fare uso di questo formato. Abbassare la barriera alla creazione di documentazione utile è il modo migliore in assoluto per far sì che la documentazione venga prodotta e, poiché la documentazione è così semplice da modificare, rende molto più probabile che quel documento venga mantenuto aggiornato.

Una funzionalità comune ai sistemi wiki è l'idea di tracciare le modifiche alle pagine del wiki. Ciò significa che, se qualcuno accede e apporta una modifica a una pagina, le persone che utilizzano il sistema wiki possono visualizzare le versioni precedenti di quel documento per vedere quali modifiche siano state apportate nel tempo e da chi siano state effettuate. Questa funzionalità rende inoltre molto semplice per un amministratore di sistema annullare modifiche errate qualora qualcuno non stia pubblicando in modo appropriato.

Una delle mie funzionalità wiki personali preferite è l'idea di sottoscrivere una particolare pagina wiki tramite e-mail o un feed RSS. Il modello di sottoscrizione consente a qualsiasi membro del personale di essere avvisato delle modifiche alla documentazione a cui è interessato. Questi possono essere membri del personale per i quali una particolare pagina wiki è fondamentale per le proprie mansioni, come i responsabili delle risorse umane che seguono le modifiche alle pagine delle politiche aziendali in materia di occupazione, oppure semplicemente membri del personale interessati che desiderano sapere quando una pagina cambia, come i dirigenti che sottoscrivono la pagina del menù del pranzo della mensa o gli sviluppatori che sottoscrivono una pagina relativa allo stato di un particolare progetto software.

Questo metodo è un modo eccellente per consentire a chiunque di restare aggiornato su qualsiasi conoscenza disponibile pubblicamente senza dover interrompere il processo effettivo per verificarne lo stato. Utile a ogni livello dell'organizzazione ed estremamente semplice. Troppo spesso le organizzazioni fanno un cattivo lavoro nel tenere “al corrente” tutti coloro che devono esserlo e, con il modello di sottoscrizione del wiki, ognuno ha l'opportunità di assumersi la responsabilità di tenersi informato attraverso il metodo che gli risulta più utile.

Come ho già accennato, esistono oggi sul mercato molti prodotti wiki. Ve ne sono abbastanza da rendere la scelta di uno effettivamente un compito piuttosto arduo. Alcuni elementi distintivi fondamentali tra i prodotti includono la loro licenza d'uso, l'architettura dell'archivio dati – tipicamente basata su filesystem o su database – la loro dipendenza dalla piattaforma e la loro integrazione con altri prodotti e sistemi di autenticazione. Vi è naturalmente anche l'opzione di scegliere un servizio wiki ospitato che ospita il vostro wiki online – per lo più questo è diffuso tra le aziende che utilizzano i wiki come mezzo per servire i propri clienti anziché per la documentazione interna e privata. Vi sono così tanti wiki tra cui scegliere che il sito WikiMatrix è dedicato ad aiutarvi a scegliere il wiki più adatto a voi.

Prima che vi addentriate per conto vostro nel mondo dell'esplorazione dei wiki, ne menzionerò alcuni che sono piuttosto diffusi e che vale la pena prendere in considerazione fin dalle prime fasi del vostro processo decisionale sul wiki. Tra le piattaforme wiki diffuse figurano MediaWiki, DokuWiki, TWiki e pmWiki. Questi sono solo la punta dell'iceberg dei wiki, ma offrono un buon quadro delle funzionalità che dovreste aspettarvi di trovare nel corso della vostra ricerca del wiki migliore per la vostra implementazione. Anche la procedura guidata di scelta del wiki sul sito web WikiMatrix è un ottimo punto di partenza. Ciascuno dei wiki che ho menzionato finora è disponibile gratuitamente e, anziché dedicare molto tempo allo studio dei loro vantaggi, potreste semplicemente scaricarne uno o più, installarli su un server di riserva e provarli.

Oltre ai prodotti wiki autonomi come quelli che abbiamo menzionato qui, esistono anche motori wiki integrati in diversi sistemi aziendali di gestione dei contenuti e di portale, come Sharepoint di Microsoft, Alfresco e Joomla. Per qualsiasi azienda intenzionata a effettuare un investimento più consistente in un sistema aziendale di gestione dei contenuti, disporre di una funzionalità wiki integrata in quel prodotto può fornire un'unica interfaccia di portale web Intranet unificata in grado di soddisfare numerose esigenze diverse di documentazione interna e archiviazione documentale.

I wiki sono strumenti potenti ed economici che le piccole e medie imprese possono sfruttare già oggi, anche in un clima di tagli di budget e incertezza, per documentare i processi, alleggerire gli oneri di documentazione e accrescere la comunicazione e l'efficienza interne. È improbabile che assisteremo a un declino della popolarità del concetto di wiki; al contrario, esso sta già cominciando ad affermarsi come un pilastro del processo aziendale di documentazione e comunicazione.