Utiliser un Wiki pour une documentation rapide

Si votre entreprise ressemble le moindrement aux entreprises avec lesquelles je traite habituellement, l'un des éléments les plus difficiles à appréhender est la documentation. Cela peut inclure toutes sortes de documentation, des processus des ressources humaines aux pratiques comptables, en passant par les procédures métier essentielles et les enregistrements système du service informatique. Les entreprises ont besoin d'une bonne documentation pour de nombreuses raisons.

Traditionnellement, les petites entreprises finissent tout simplement par se passer de documentation essentielle et doivent réinventer la roue chaque fois que survient une situation pour laquelle les personnes actuellement en poste n'ont pas eu l'occasion de mémoriser le processus. Les grandes entreprises placent souvent leur documentation limitée dans des fichiers Microsoft Word ou Adobe PDF et les rangent sur un serveur de fichiers non consultable ou peut-être même sur papier – en les insérant dans de grands classeurs à anneaux dont personne ne connaît même l'existence, et encore moins la manière d'y trouver les informations nécessaires. Ce ne sont pas des processus efficaces, mais il existe une solution simple.

La solution est une application web connue sous le nom de Wiki. La plupart des gens découvrent un Wiki pour la première fois grâce à l'omniprésente encyclopédie en ligne Wikipedia qui est construite sur une plateforme Wiki (MediaWiki, pour être précis), mais ce n'est de loin pas la seule utilité d'un Wiki. Les Wikis sont de simples dépôts de documents conçus pour permettre à de nombreux éditeurs de créer et de modifier facilement de la documentation en ligne. Tout le concept du Wiki repose sur la simplicité et la facilité. Le nom complet, Wiki Wiki, signifie « rapide » ou « vite » en hawaïen.

Les Wikis existent maintenant depuis plusieurs années et ont commencé à devenir populaires dans de nombreuses entreprises. Les Wikis sont généralement très légers et de nombreux fournisseurs proposent des produits Wiki à la fois open source et propriétaires, en plus de plusieurs services hébergés disponibles en ligne. Vous pouvez réellement choisir un Wiki en fonction de vos besoins particuliers. La plupart des produits Wiki sont gratuits et, pour l'entreprise soucieuse de son budget, il n'y a aucune raison de considérer un Wiki comme un centre de coûts. Il s'agit d'un produit simple que votre service informatique devrait être en mesure de déployer pour vous rapidement et facilement, vous offrant un dépôt de documentation sans attendre.

Au premier abord, l'idée d'un Wiki est un peu étrangère à la plupart des gens. Sur Internet, nous rencontrons souvent des Wikis utilisés pour la documentation des systèmes. Cela devient de plus en plus populaire. Les Wikis sont souvent utilisés pour permettre à quiconque de se connecter et d'apporter des modifications à la documentation. Cela peut être une bonne façon de démarrer avec votre Wiki. Vous pouvez également partir, dès le départ, sur des contrôles d'accès utilisateur détaillés ne permettant qu'à certaines personnes de publier de la documentation dans le système plutôt que d'autoriser une documentation à la libre disposition de tous. Vos besoins dépendront de votre type d'organisation.

Ce qui rend le concept du Wiki puissant est la facilité avec laquelle n'importe qui peut s'y connecter, rechercher les documents dont il a besoin et créer ou modifier ces documents s'il ne trouve pas les informations qu'il cherche. Le concept même du Wiki encourage véritablement le personnel à se servir du format. Abaisser la barrière à la création d'une documentation utile est le meilleur moyen possible d'obtenir que de la documentation soit créée, et parce que la documentation est si facile à modifier, cela rend bien plus probable que ce document soit tenu à jour.

Une fonctionnalité courante parmi les systèmes Wiki est l'idée de suivre les modifications apportées aux pages Wiki. Cela signifie que si quelqu'un intervient et apporte une modification à une page, les personnes utilisant le système Wiki peuvent consulter les versions antérieures de ce document pour voir quels changements ont été effectués au fil du temps et par qui ces changements ont été réalisés. Cette fonctionnalité permet également à un administrateur système d'annuler très simplement de mauvaises modifications si quelqu'un ne publie pas de manière appropriée.

L'une de mes fonctionnalités Wiki préférées est l'idée de s'abonner à une page Wiki particulière, soit par courriel, soit par un flux RSS. Le modèle d'abonnement permet à tout membre du personnel d'être alerté des modifications apportées à la documentation qui l'intéresse. Il peut s'agir de membres du personnel pour qui une page Wiki particulière est essentielle à leurs fonctions, comme des responsables RH suivant les modifications des pages relatives aux politiques d'emploi de l'entreprise, ou simplement de membres du personnel intéressés qui souhaitent savoir quand une page change, comme des managers s'abonnant à la page du menu du déjeuner de la cafétéria ou des développeurs s'abonnant à une page concernant l'état d'avancement d'un projet logiciel particulier.

Cette méthode est un merveilleux moyen de permettre à quiconque de se tenir informé de toute connaissance accessible au public sans avoir besoin d'interrompre le processus lui-même pour en consulter l'état d'avancement. Utile à tous les niveaux de l'organisation et extrêmement simple. Bien trop souvent, les organisations s'acquittent mal de la tâche de tenir « dans la boucle » tous ceux qui doivent l'être et, avec le modèle d'abonnement Wiki, chacun a la possibilité de prendre la responsabilité de se tenir informé par le biais de la méthode qui lui est la plus utile.

Comme je l'ai mentionné précédemment, il existe de nombreux produits Wiki disponibles sur le marché aujourd'hui. Il y en a suffisamment pour qu'en choisir un soit en réalité une tâche plutôt redoutable. Parmi les principaux éléments différenciateurs entre les produits figurent leur licence d'utilisation, l'architecture de stockage des données – généralement basée sur un système de fichiers ou sur une base de données, leur dépendance à une plateforme et leur intégration avec d'autres produits et systèmes d'authentification. Bien entendu, il y a aussi l'option de choisir un service Wiki hébergé qui héberge votre Wiki en ligne – cela est surtout populaire auprès des entreprises utilisant les Wikis comme moyen de servir leurs clients plutôt que pour de la documentation interne privée. Il y a tellement de Wikis parmi lesquels choisir que le site WikiMatrix est dédié à vous aider à choisir le Wiki qui vous convient le mieux.

Avant de vous plonger par vous-même dans l'univers de l'exploration des Wikis, je mentionnerai quelques-uns qui sont plutôt populaires et qui méritent d'être examinés tôt dans votre processus de décision concernant les Wikis. Parmi les plateformes Wiki populaires figurent MediaWiki, DokuWiki, TWiki et pmWiki. Ce ne sont là que la partie émergée de l'iceberg des Wikis, mais ils offrent un bon aperçu des fonctionnalités que vous devriez vous attendre à voir tout au long de votre recherche du meilleur Wiki pour votre mise en œuvre. L'assistant de choix de Wiki sur le site web WikiMatrix est également un excellent point de départ. Chacun de ces Wikis que j'ai mentionnés jusqu'à présent est disponible gratuitement et, plutôt que de passer beaucoup de temps à étudier leurs avantages, vous pourriez souhaiter simplement en télécharger un ou plusieurs, les installer sur un serveur de rechange et les essayer.

Outre les produits Wiki autonomes comme ceux que nous avons mentionnés ici, il existe également des moteurs Wiki intégrés à plusieurs systèmes de gestion de contenu et de portail d'entreprise tels que Sharepoint de Microsoft, Alfresco et Joomla. Pour toute entreprise cherchant à réaliser un investissement plus important dans un système de gestion de contenu d'entreprise, le fait de disposer d'une fonctionnalité Wiki intégrée à ce produit peut fournir une interface unique et unifiée de portail web Intranet pour répondre à de nombreux besoins différents de documentation interne et de stockage de documents.

Les Wikis sont des outils puissants et abordables que les petites et moyennes entreprises peuvent exploiter dès aujourd'hui, même dans un climat de réductions budgétaires et d'incertitude, pour documenter les processus, alléger les charges de documentation et accroître les communications internes et l'efficacité. Il est peu probable que nous assistions à un déclin de la popularité du concept de Wiki ; au contraire, ils commencent déjà à prendre leur place en tant qu'élément incontournable du processus de documentation et de communication des entreprises.