Usar un Wiki para documentación rápida

Si su negocio se parece en algo a los negocios con los que normalmente trato, uno de los aspectos más difíciles de abordar es la documentación. Esto puede incluir todo tipo de documentación, desde los procesos de recursos humanos hasta las prácticas contables, pasando por los procedimientos centrales del negocio y los registros de sistemas del departamento de tecnología de la información. Los negocios necesitan una buena documentación por muchas razones.

Tradicionalmente, las pequeñas empresas simplemente acaban prescindiendo de documentación clave y tienen que reinventar la rueda cada vez que surge algo cuyo proceso las personas que trabajan en ese momento no han tenido la oportunidad de memorizar. Las empresas más grandes a menudo colocan su limitada documentación en archivos de Microsoft Word o Adobe PDF y la guardan en un servidor de archivos donde no se puede buscar, o posiblemente incluso en papel – metiéndola en grandes carpetas de anillas cuya existencia nadie siquiera conoce, y mucho menos sabe cómo encontrar la información necesaria dentro de ellas. Estos no son procesos eficaces, pero existe una solución sencilla.

La solución es una aplicación basada en web conocida como Wiki. La mayoría de las personas obtiene su primer contacto con un Wiki a través de la omnipresente enciclopedia en línea Wikipedia, que está construida sobre una plataforma Wiki (MediaWiki, para ser exactos), pero este no es ni de lejos el único uso de un Wiki. Los Wikis son simples repositorios de documentos diseñados para permitir que muchos editores creen y modifiquen documentación en línea con facilidad. Todo el concepto del Wiki tiene que ver con ser simple y fácil. El nombre completo, Wiki Wiki, significa “rápido” o “veloz” en hawaiano.

Los Wikis llevan ya varios años entre nosotros y han comenzado a popularizarse en muchos negocios. Los Wikis son generalmente muy ligeros y hay muchos proveedores que fabrican productos Wiki tanto de código abierto como propietarios, además de varios servicios alojados disponibles en línea. Realmente puede escoger un Wiki en función de sus necesidades particulares. La mayoría de los productos Wiki son gratuitos y, para el negocio consciente de su presupuesto, no hay razón para considerar que un Wiki deba ser un centro de costos. Este es un producto sencillo que su departamento de TI debería poder implementar para usted de forma rápida y fácil, dándole un repositorio de documentación de inmediato.

Al principio, la idea de un Wiki resulta un poco ajena para la mayoría de las personas. En Internet a menudo nos encontramos con Wikis utilizados para la documentación de sistemas. Esto se está volviendo cada vez más popular. Los Wikis se utilizan a menudo para permitir que cualquiera inicie sesión y realice cambios en la documentación. Esta puede ser una buena manera de comenzar con su Wiki. También puede empezar desde el principio con controles de acceso de usuario detallados que permitan únicamente a ciertas personas publicar documentación en el sistema, en lugar de permitir un descontrol documental. Sus necesidades dependerán del tipo de organización que tenga.

Lo que hace poderoso al concepto del Wiki es la facilidad con la que cualquiera puede entrar, buscar los documentos que necesita y crear o modificar esos documentos si no logra encontrar la información que está buscando. Todo el concepto del Wiki realmente anima al personal a hacer uso del formato. Reducir la barrera para crear documentación útil es la mejor manera posible de lograr que se cree documentación y, como la documentación es tan fácil de modificar, hace que sea mucho más probable que ese documento se mantenga actualizado.

Una característica común entre los sistemas Wiki es la idea de rastrear los cambios en las páginas del Wiki. Esto significa que si alguien entra y realiza un cambio en una página, las personas que utilizan el sistema Wiki pueden ver versiones anteriores de ese documento para apreciar qué cambios se han realizado a lo largo del tiempo y por quién se hicieron esos cambios. Esta característica también hace que sea muy sencillo para un administrador de sistemas revertir cambios incorrectos si alguien no está publicando de forma apropiada.

Una de mis características favoritas de los Wikis es la idea de suscribirse a una página concreta del Wiki, ya sea por correo electrónico o mediante una fuente RSS. El modelo de suscripción permite que cualquier miembro del personal sea alertado de los cambios en la documentación que le interesa. Estos pueden ser miembros del personal para quienes una página concreta del Wiki es crucial para sus funciones laborales, como los gerentes de RR. HH. que siguen los cambios en las páginas de las políticas de empleo corporativas, o simplemente miembros del personal interesados que quieren saber cuándo cambia una página, como los gerentes que se suscriben a la página del menú del almuerzo de la cafetería o los desarrolladores que se suscriben a una página sobre el estado de un proyecto de software en particular.

Este método es una manera maravillosa de permitir que cualquiera se mantenga al día con cualquier conocimiento disponible públicamente sin necesidad de interrumpir el proceso real para ver el estado. Útil en todos los niveles de la organización y extremadamente simple. Con mucha frecuencia las organizaciones hacen un mal trabajo manteniendo “al tanto” a todos quienes deben estarlo, y con el modelo de suscripción del Wiki todos tienen la oportunidad de asumir la responsabilidad de mantenerse informados a través del método que les resulte más útil.

Como mencioné antes, hoy en día hay muchos productos Wiki disponibles en el mercado. Hay suficientes como para que elegir uno sea en realidad una tarea bastante formidable. Algunos diferenciadores clave entre los productos incluyen su licencia de uso, la arquitectura del almacén de datos – normalmente basada en sistema de archivos o basada en base de datos –, su dependencia de la plataforma y su integración con otros productos y sistemas de autenticación. Por supuesto, también está la opción de elegir un servicio de Wiki alojado que aloje su Wiki en línea – en su mayoría esto es popular entre las compañías que utilizan Wikis como un medio para atender a sus clientes, en lugar de para documentación interna y privada. Hay tantos Wikis entre los cuales elegir que el sitio WikiMatrix está dedicado a ayudarle a elegir el Wiki que sea mejor para usted.

Antes de que se sumerja en el mundo de explorar Wikis por su cuenta, mencionaré algunos que son bastante populares y que vale la pena considerar desde el comienzo de su proceso de toma de decisiones sobre Wikis. Entre las plataformas Wiki populares se incluyen MediaWiki, DokuWiki, TWiki y pmWiki. Estos son solo la punta del iceberg de los Wikis, pero proporcionan una buena visión de las características que debería esperar encontrar a lo largo de su búsqueda del mejor Wiki para su implementación. El asistente para elegir Wiki en el sitio web WikiMatrix también es un excelente lugar para empezar. Cada uno de estos Wikis que he mencionado hasta ahora está disponible de forma gratuita y, en lugar de dedicar mucho tiempo a estudiar sus beneficios, quizás desee simplemente descargar uno o más de ellos, instalarlos en un servidor de repuesto y probarlos.

Además de los productos Wiki independientes que hemos mencionado aquí, también existen motores Wiki integrados en varios sistemas empresariales de gestión de contenidos y portales, como Sharepoint de Microsoft, Alfresco y Joomla. Para cualquier negocio que busque realizar una inversión mayor en un sistema empresarial de gestión de contenidos, contar con una funcionalidad Wiki integrada en ese producto puede proporcionar una única interfaz de portal web de intranet unificada para atender muchas necesidades distintas de documentación interna y almacenamiento de documentos.

Los Wikis son herramientas poderosas y asequibles que las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar hoy, incluso en un clima de recortes presupuestarios e incertidumbre, para documentar procesos, aliviar las cargas de documentación e incrementar la comunicación y la eficiencia internas. Es poco probable que veamos decaer la popularidad del concepto del Wiki, sino que más bien ya están comenzando a ocupar su lugar como un elemento básico del proceso de documentación y comunicación de los negocios.