Ein Wiki für schnelle Dokumentation nutzen

Wenn Ihr Unternehmen den Unternehmen ähnelt, mit denen ich normalerweise zu tun habe, ist eines der am schwersten zu bewältigenden Themen die Dokumentation. Dazu können alle Arten von Dokumentation gehören, von Personalprozessen über Buchhaltungspraktiken und zentrale Geschäftsabläufe bis hin zu den Systemaufzeichnungen der IT-Abteilung. Unternehmen benötigen aus vielen Gründen eine gute Dokumentation.

Traditionell kommen kleine Unternehmen schlicht ohne wesentliche Dokumentation aus und müssen das Rad jedes Mal neu erfinden, wenn etwas auftaucht, dessen Ablauf sich die aktuell arbeitenden Personen nicht einprägen konnten. Größere Unternehmen legen ihre spärliche Dokumentation oft in Microsoft-Word- oder Adobe-PDF-Dateien ab und verstauen sie auf einem nicht durchsuchbaren Dateiserver oder möglicherweise sogar auf Papier – und stecken sie in große Ringordner, von deren Existenz niemand auch nur weiß, geschweige denn, wie man die benötigten Informationen darin findet. Dies sind keine wirksamen Verfahren, doch es gibt eine einfache Lösung.

Die Lösung ist eine webbasierte Anwendung, die als Wiki bekannt ist. Die meisten Menschen kommen über die allgegenwärtige Online-Enzyklopädie Wikipedia, die auf einer Wiki-Plattform (genauer gesagt MediaWiki) aufgebaut ist, zum ersten Mal mit einem Wiki in Berührung, doch dies ist keineswegs der einzige Verwendungszweck für ein Wiki. Wikis sind einfache Dokumentenablagen, die darauf ausgelegt sind, vielen Bearbeitern zu ermöglichen, Online-Dokumentation mühelos zu erstellen und zu ändern. Das gesamte Konzept des Wiki dreht sich darum, einfach und unkompliziert zu sein. Der vollständige Name, Wiki Wiki, bedeutet auf Hawaiianisch “schnell” oder “flink”.

Wikis gibt es nun seit mehreren Jahren, und sie haben begonnen, in vielen Unternehmen beliebt zu werden. Wikis sind im Allgemeinen sehr ressourcenschonend, und es gibt viele Anbieter, die sowohl quelloffene als auch proprietäre Wiki-Produkte herstellen, zusätzlich zu mehreren online verfügbaren gehosteten Diensten. Sie können ein Wiki ganz nach Ihren besonderen Bedürfnissen auswählen. Die meisten Wiki-Produkte sind kostenlos, und für das budgetbewusste Unternehmen besteht kein Grund, ein Wiki als Kostenstelle betrachten zu müssen. Dies ist ein einfaches Produkt, das Ihre IT-Abteilung schnell und problemlos für Sie ausrollen können sollte, sodass Sie unverzüglich über eine Dokumentationsablage verfügen.

Zunächst ist die Vorstellung eines Wiki den meisten Menschen ein wenig fremd. Im Internet begegnen uns Wikis häufig im Einsatz für die Systemdokumentation. Dies wird zunehmend beliebter. Wikis werden oft eingesetzt, um jedem zu ermöglichen, sich anzumelden und Änderungen an der Dokumentation vorzunehmen. Dies kann ein guter Weg sein, um mit Ihrem Wiki anzufangen. Sie können auch von Anfang an mit detaillierten Benutzerzugriffskontrollen beginnen, die nur bestimmten Personen erlauben, Dokumentation im System zu veröffentlichen, anstatt eine freie Dokumentations-Tummelwiese zuzulassen. Ihre Anforderungen hängen von der Art Ihrer Organisation ab.

Was das Wiki-Konzept so mächtig macht, ist die Leichtigkeit, mit der jeder einsteigen, nach benötigten Dokumenten suchen und diese Dokumente erstellen oder ändern kann, wenn er die gesuchten Informationen nicht findet. Das gesamte Konzept des Wiki ermutigt das Personal regelrecht, von dem Format Gebrauch zu machen. Die Hürde für das Erstellen nützlicher Dokumentation zu senken, ist die bestmögliche Art und Weise, um Dokumentation entstehen zu lassen, und weil die Dokumentation so leicht zu ändern ist, wird es weitaus wahrscheinlicher, dass dieses Dokument auf dem aktuellen Stand gehalten wird.

Eine häufige Funktion unter Wiki-Systemen ist das Konzept der Nachverfolgung von Änderungen an Wiki-Seiten. Das bedeutet, dass, wenn jemand eine Änderung an einer Seite vornimmt, die Personen, die das Wiki-System nutzen, frühere Versionen dieses Dokuments einsehen können, um zu sehen, welche Änderungen im Laufe der Zeit vorgenommen wurden und von wem diese Änderungen vorgenommen wurden. Diese Funktion macht es zudem für einen Systemadministrator sehr einfach, fehlerhafte Änderungen rückgängig zu machen, falls jemand nicht angemessen veröffentlicht.

Eine meiner persönlichen Lieblingsfunktionen bei Wikis ist das Konzept, eine bestimmte Wiki-Seite entweder per E-Mail oder über einen RSS-Feed zu abonnieren. Das Abonnementmodell ermöglicht es allen Mitarbeitern, über Änderungen an Dokumentation benachrichtigt zu werden, an der sie ein Interesse haben. Dies können Mitarbeiter sein, für die eine bestimmte Wiki-Seite für ihre Aufgaben entscheidend ist, etwa HR-Manager, die Änderungen an den Seiten zu den betrieblichen Beschäftigungsrichtlinien verfolgen, oder einfach interessierte Mitarbeiter, die wissen möchten, wann sich eine Seite ändert, etwa Manager, die die Seite mit dem Mittagsmenü der Kantine abonnieren, oder Entwickler, die eine Seite über den Status eines bestimmten Softwareprojekts abonnieren.

Diese Methode ist eine wunderbare Art und Weise, jedem zu ermöglichen, sich über jegliches öffentlich verfügbares Wissen auf dem Laufenden zu halten, ohne den eigentlichen Arbeitsablauf unterbrechen zu müssen, um den Status einzusehen. Auf jeder Ebene der Organisation nützlich und ausgesprochen einfach. So oft leisten Organisationen schlechte Arbeit darin, alle, die es sein müssen, “auf dem Laufenden” zu halten, und mit dem Wiki-Abonnementmodell hat jeder die Möglichkeit, die Verantwortung dafür zu übernehmen, sich selbst auf die für ihn nützlichste Weise zu informieren.

Wie ich zuvor erwähnt habe, gibt es heute viele Wiki-Produkte auf dem Markt. Es gibt so viele, dass die Auswahl eines davon tatsächlich eine recht gewaltige Aufgabe ist. Einige wesentliche Unterscheidungsmerkmale zwischen den Produkten sind ihre Nutzungslizenz, die Architektur des Datenspeichers – typischerweise dateisystem- oder datenbankbasiert –, ihre Plattformabhängigkeit und ihre Integration mit anderen Produkten und Authentifizierungssystemen. Natürlich gibt es auch die Option, einen gehosteten Wiki-Dienst zu wählen, der Ihr Wiki online hostet – das ist überwiegend bei Unternehmen beliebt, die Wikis als Mittel zur Bedienung ihrer Kunden statt für private, interne Dokumentation einsetzen. Es gibt so viele Wikis zur Auswahl, dass die Website WikiMatrix sich der Aufgabe widmet, Ihnen bei der Auswahl des für Sie am besten geeigneten Wiki zu helfen.

Bevor Sie sich auf eigene Faust in die Welt der Wiki-Erkundung stürzen, möchte ich einige nennen, die recht beliebt und es wert sind, früh in Ihrem Entscheidungsprozess für ein Wiki näher betrachtet zu werden. Zu den beliebten Wiki-Plattformen zählen MediaWiki, DokuWiki, TWiki und pmWiki. Dies ist nur die Spitze des Wiki-Eisbergs, bietet aber einen guten Einblick in die Funktionen, die Sie während Ihrer gesamten Suche nach dem besten Wiki für Ihre Implementierung erwarten sollten. Der Assistent zur Wiki-Auswahl auf der WikiMatrix-Website ist ebenfalls ein hervorragender Ausgangspunkt. Jedes dieser Wikis, die ich bislang erwähnt habe, ist kostenlos erhältlich, und anstatt viel Zeit mit dem Studium ihrer Vorzüge zu verbringen, möchten Sie vielleicht einfach eines oder mehrere davon herunterladen, auf einem freien Server installieren und ausprobieren.

Zusätzlich zu eigenständigen Wiki-Produkten, wie wir sie hier erwähnt haben, gibt es auch Wiki-Engines, die in mehrere Enterprise-Content-Management- und Portalsysteme integriert sind, etwa Microsofts Sharepoint, Alfresco und Joomla. Für alle Unternehmen, die eine größere Investition in ein Enterprise-Content-Management-System tätigen möchten, kann eine in dieses Produkt integrierte Wiki-Funktionalität eine einzige, einheitliche Intranet-Webportal-Schnittstelle bereitstellen, um viele verschiedene Anforderungen an interne Dokumentation und Dokumentenablage zu bedienen.

Wikis sind mächtige und erschwingliche Werkzeuge, die kleine und mittlere Unternehmen schon heute nutzen können, selbst in einem Klima von Budgetkürzungen und Unsicherheit, um Abläufe zu dokumentieren, Dokumentationslasten zu verringern und die interne Kommunikation und Effizienz zu steigern. Es ist unwahrscheinlich, dass wir die Beliebtheit des Wiki-Konzepts schwinden sehen werden, vielmehr beginnen sie bereits, ihren Platz als fester Bestandteil des betrieblichen Dokumentations- und Kommunikationsprozesses einzunehmen.