Usando um Wiki para Documentação Rápida

Se a sua empresa for parecida com as empresas com as quais normalmente lido, um dos itens mais difíceis de enfrentar é a documentação. Isso pode incluir todos os tipos de documentação, desde processos de recursos humanos até práticas contábeis, procedimentos centrais do negócio e registros de sistemas do departamento de tecnologia da informação. As empresas precisam de boa documentação por muitas razões.

Tradicionalmente, as pequenas empresas simplesmente acabam ficando sem documentação essencial e têm que reinventar a roda toda vez que surge algo cujo processo as pessoas que trabalham atualmente não tiveram a chance de memorizar. As empresas maiores frequentemente colocam sua documentação limitada em arquivos do Microsoft Word ou Adobe PDF e os armazenam em um servidor de arquivos sem capacidade de busca ou possivelmente até em papel – colocando-os em grandes fichários de argolas que ninguém sequer sabe que existem, quanto mais como encontrar as informações necessárias dentro deles. Esses não são processos eficazes, mas há uma solução simples.

A solução é uma aplicação baseada na web conhecida como Wiki. A maioria das pessoas tem seu primeiro contato com um Wiki por meio da onipresente enciclopédia online Wikipedia, que é construída sobre uma plataforma Wiki (MediaWiki, para ser específico), mas este dificilmente é o único uso para um Wiki. Os Wikis são simples repositórios de documentos projetados para permitir que muitos editores criem e modifiquem facilmente documentação online. Todo o conceito do Wiki gira em torno de ser simples e fácil. O nome completo, Wiki Wiki, significa “rápido” ou “veloz” em havaiano.

Os Wikis existem há vários anos e começaram a se tornar populares em muitas empresas. Os Wikis geralmente são muito leves e há muitos fornecedores produzindo produtos Wiki tanto de código aberto quanto proprietários, além de vários serviços hospedados disponíveis online. Você pode realmente escolher um Wiki com base nas suas necessidades específicas. A maioria dos produtos Wiki é gratuita e, para a empresa preocupada com o orçamento, não há razão para precisar considerar um Wiki como um centro de custo. Este é um produto simples que o seu departamento de TI deve conseguir implementar para você de forma rápida e fácil, fornecendo-lhe um repositório de documentação imediatamente.

A princípio, a ideia de um Wiki é um pouco estranha para a maioria das pessoas. Na Internet, frequentemente encontramos Wikis em uso para documentação de sistemas. Isso está se tornando cada vez mais popular. Os Wikis são frequentemente usados para permitir que qualquer pessoa faça login e realize alterações na documentação. Esta pode ser uma boa maneira de começar com o seu Wiki. Você também pode começar desde o início com controles detalhados de acesso de usuários, permitindo que apenas certos indivíduos publiquem documentação no sistema, em vez de permitir uma documentação à vontade de todos. Suas necessidades dependerão do seu tipo de organização.

O que torna o conceito de Wiki poderoso é a facilidade com que qualquer pessoa pode entrar, pesquisar os documentos de que precisa e criar ou modificar esses documentos caso não consiga encontrar a informação que está procurando. Todo o conceito do Wiki realmente incentiva a equipe a fazer uso do formato. Reduzir a barreira para criar documentação útil é a melhor maneira possível de fazer com que a documentação seja criada e, como a documentação é tão fácil de modificar, torna muito mais provável que esse documento seja mantido atualizado.

Um recurso comum entre os sistemas Wiki é a ideia de rastrear as alterações nas páginas do Wiki. Isso significa que, se alguém entrar e fizer uma alteração em uma página, as pessoas que usam o sistema Wiki podem visualizar versões anteriores desse documento para ver quais alterações foram feitas ao longo do tempo e por quem essas alterações foram feitas. Esse recurso também torna muito simples para um administrador de sistema reverter alterações ruins, caso alguém não esteja publicando de forma apropriada.

Um dos meus recursos Wiki favoritos é a ideia de assinar uma página específica do Wiki, seja por e-mail ou por um feed RSS. O modelo de assinatura permite que quaisquer membros da equipe sejam alertados sobre alterações na documentação na qual têm interesse. Estes podem ser membros da equipe para os quais uma página específica do Wiki é fundamental para suas funções de trabalho, como gerentes de RH acompanhando alterações nas páginas de políticas de emprego corporativas, ou apenas membros interessados da equipe que querem saber quando uma página muda, como gerentes assinando a página do cardápio de almoço do refeitório ou desenvolvedores assinando uma página sobre o status de um projeto de software específico.

Este método é uma maneira maravilhosa de permitir que qualquer pessoa se mantenha atualizada com qualquer conhecimento disponível publicamente sem precisar interromper o processo em si para visualizar o status. Útil em todos os níveis da organização e extremamente simples. Tantas vezes as organizações fazem um trabalho ruim em manter todos “a par” de quem precisa estar, e com o modelo de assinatura do Wiki todos têm a oportunidade de assumir a responsabilidade por se manterem informados por meio do método que lhes for mais útil.

Como mencionei antes, há muitos produtos Wiki disponíveis no mercado hoje. Há tantos que escolher um é, na verdade, uma tarefa bastante intimidadora. Alguns diferenciadores fundamentais entre os produtos incluem sua licença de uso, a arquitetura do armazenamento de dados – tipicamente baseada em sistema de arquivos ou baseada em banco de dados, sua dependência de plataforma e sua integração com outros produtos e sistemas de autenticação. É claro que também há a opção de escolher um serviço Wiki hospedado que hospeda o seu Wiki online – isso é popular principalmente entre empresas que usam Wikis como um meio de atender seus clientes, em vez de para documentação interna e privada. Há tantos Wikis para escolher que o site WikiMatrix é dedicado a ajudá-lo a escolher o Wiki que é melhor para você.

Antes de você mergulhar no mundo de explorar Wikis por conta própria, mencionarei alguns que são bastante populares e que valem a pena examinar logo no início do seu processo de decisão sobre Wiki. Plataformas Wiki populares incluem MediaWiki, DokuWiki, TWiki e pmWiki. Estes são apenas a ponta do iceberg dos Wikis, mas fornecem uma boa visão dos recursos que você deve esperar ver ao longo de sua busca pelo melhor Wiki para a sua implementação. O assistente de escolha de Wiki no site WikiMatrix também é um ótimo lugar para começar. Cada um desses Wikis que mencionei até agora está disponível gratuitamente e, em vez de gastar muito tempo estudando seus benefícios, você pode preferir simplesmente baixar um ou mais deles, instalá-los em um servidor sobressalente e experimentá-los.

Além de produtos Wiki autônomos como os que mencionamos aqui, também existem mecanismos Wiki integrados em vários sistemas corporativos de gerenciamento de conteúdo e portais, como o Sharepoint da Microsoft, Alfresco e Joomla. Para quaisquer empresas que pretendam fazer um investimento maior em um sistema corporativo de gerenciamento de conteúdo, ter uma funcionalidade Wiki integrada a esse produto pode fornecer uma interface única e unificada de portal web de Intranet para atender a muitas necessidades diferentes de documentação interna e armazenamento de documentos.

Os Wikis são ferramentas poderosas e acessíveis que as pequenas e médias empresas podem aproveitar hoje, mesmo em um clima de cortes orçamentários e incertezas, para documentar processos, aliviar cargas de documentação e aumentar as comunicações e a eficiência internas. É improvável que vejamos a popularidade do conceito de Wiki diminuir; pelo contrário, eles já estão começando a assumir seu lugar como um elemento básico do processo de documentação e comunicação empresarial.