Een wiki gebruiken voor snelle documentatie

Als uw bedrijf ook maar enigszins lijkt op de bedrijven waarmee ik normaal gesproken te maken heb, is documentatie een van de lastigste zaken om aan te pakken. Dit kan allerlei soorten documentatie omvatten, van personeelsprocessen tot boekhoudpraktijken tot kernbedrijfsprocedures tot de systeemgegevens van de IT-afdeling. Bedrijven hebben om vele redenen goede documentatie nodig.

Van oudsher belanden kleine bedrijven er simpelweg bij om het zonder essentiële documentatie te moeten stellen en moeten ze telkens opnieuw het wiel uitvinden wanneer zich iets voordoet waarvoor de mensen die er momenteel werken nog niet de kans hebben gehad om het proces uit het hoofd te leren. Grotere bedrijven plaatsen hun beperkte documentatie vaak in Microsoft Word- of Adobe PDF-bestanden en bergen die weg op een ondoorzoekbare bestandsserver of mogelijk zelfs op papier – door ze in grote ringbanden te stoppen waarvan niemand zelfs maar weet dat ze bestaan, laat staan hoe ze de benodigde informatie erin kunnen vinden. Dit zijn geen doeltreffende processen, maar er is een eenvoudige oplossing.

De oplossing is een webgebaseerde applicatie die bekend staat als een wiki. De meeste mensen maken voor het eerst kennis met een wiki via de alomtegenwoordige online encyclopedie Wikipedia, die op een wiki-platform is gebouwd (MediaWiki, om precies te zijn), maar dit is nauwelijks het enige gebruik voor een wiki. Wiki's zijn eenvoudige documentenrepositories die zijn ontworpen om veel redacteuren in staat te stellen eenvoudig online documentatie te maken en te wijzigen. Het hele concept van de wiki draait om eenvoud en gebruiksgemak. De volledige naam, Wiki Wiki, betekent “snel” of “vlug” in het Hawaïaans.

Wiki's bestaan inmiddels al enkele jaren en zijn populair beginnen te worden bij veel bedrijven. Wiki's zijn over het algemeen zeer lichtgewicht, en er zijn veel leveranciers die zowel opensource- als propriëtaire wiki-producten maken, naast verschillende online beschikbare gehoste diensten. U kunt werkelijk een wiki uitkiezen op basis van uw specifieke behoeften. De meeste wiki-producten zijn gratis, en voor het budgetbewuste bedrijf is er geen enkele reden om een wiki als een kostenpost te beschouwen. Dit is een eenvoudig product dat uw IT-afdeling snel en gemakkelijk voor u zou moeten kunnen uitrollen, waardoor u meteen over een documentatierepository beschikt.

In eerste instantie is het idee van een wiki voor de meeste mensen een beetje vreemd. Op het internet komen we wiki's vaak tegen die in gebruik zijn voor systeemdocumentatie. Dit wordt steeds populairder. Wiki's worden vaak gebruikt om iedereen in staat te stellen in te loggen en documentatiewijzigingen aan te brengen. Dit kan een goede manier zijn om met uw wiki van start te gaan. U kunt ook vanaf het begin starten met gedetailleerde toegangscontroles voor gebruikers, waarbij alleen bepaalde personen documentatie in het systeem mogen plaatsen, in plaats van een documentatie-vrijbuiterij toe te staan. Uw behoeften zullen afhangen van het type organisatie.

Wat het wiki-concept krachtig maakt, is het gemak waarmee iedereen erin kan springen, kan zoeken naar documenten die ze nodig hebben en die documenten kan maken of wijzigen als ze de informatie waarnaar ze op zoek zijn niet kunnen vinden. Het hele concept van de wiki moedigt medewerkers werkelijk aan om gebruik te maken van het format. De drempel verlagen om nuttige documentatie te maken is de best mogelijke manier om documentatie te laten ontstaan, en omdat de documentatie zo eenvoudig te wijzigen is, wordt het veel waarschijnlijker dat dat document up-to-date wordt gehouden.

Een veelvoorkomende functie onder wiki-systemen is het idee van het bijhouden van wijzigingen aan wiki-pagina's. Dit betekent dat als iemand een wijziging aanbrengt op een pagina, mensen die het wiki-systeem gebruiken eerdere versies van dat document kunnen bekijken om te zien welke wijzigingen er in de loop van de tijd zijn aangebracht en door wie die wijzigingen zijn gedaan. Deze functie maakt het ook zeer eenvoudig voor een systeembeheerder om slechte wijzigingen terug te draaien als iemand niet op gepaste wijze plaatst.

Een van mijn persoonlijke favoriete wiki-functies is het idee om je te abonneren op een bepaalde wiki-pagina, hetzij via e-mail, hetzij via een RSS-feed. Het abonnementsmodel stelt elke medewerker in staat om op de hoogte te worden gebracht van wijzigingen in documentatie waarin ze geïnteresseerd zijn. Dit kunnen medewerkers zijn voor wie een bepaalde wiki-pagina cruciaal is voor hun functie, zoals HR-managers die wijzigingen aan de pagina's met het bedrijfsbeleid inzake arbeidsvoorwaarden volgen, of gewoon geïnteresseerde medewerkers die willen weten wanneer een pagina verandert, zoals managers die zich abonneren op de pagina met het lunchmenu van de kantine of ontwikkelaars die zich abonneren op een pagina over de status van een bepaald softwareproject.

Deze methode is een prachtige manier om iedereen in staat te stellen op de hoogte te blijven van alle openbaar beschikbare kennis zonder dat ze het eigenlijke proces hoeven te onderbreken om de status te bekijken. Nuttig op elk niveau van de organisatie en uiterst eenvoudig. Zo vaak doen organisaties slecht hun best om iedereen die op de hoogte moet blijven “in de loop” te houden, en met het wiki-abonnementsmodel heeft iedereen de gelegenheid om verantwoordelijkheid te nemen om zichzelf op de hoogte te houden via de methode die voor hen het meest nuttig is.

Zoals ik eerder al noemde, zijn er vandaag de dag veel wiki-producten op de markt verkrijgbaar. Er zijn er genoeg om het kiezen van er een eigenlijk een nogal formidabele taak te maken. Enkele belangrijke onderscheidende factoren tussen producten zijn hun gebruikslicentie, de architectuur van de gegevensopslag – doorgaans bestandssysteemgebaseerd of databasegebaseerd – hun platformafhankelijkheid en hun integratie met andere producten en authenticatiesystemen. Uiteraard is er ook de optie om te kiezen voor een gehoste wiki-dienst die uw wiki online host – dit is vooral populair bij bedrijven die wiki's gebruiken als middel om hun klanten te bedienen, in plaats van voor privé, interne documentatie. Er zijn zoveel wiki's om uit te kiezen dat de site WikiMatrix eraan gewijd is u te helpen de wiki te kiezen die het best bij u past.

Voordat u zich op eigen houtje in de wereld van het verkennen van wiki's stort, zal ik er een paar noemen die nogal populair zijn en die het waard zijn om vroeg in uw wiki-besluitvormingsproces te onderzoeken. Populaire wiki-platforms zijn onder meer MediaWiki, DokuWiki, TWiki en pmWiki. Dit is slechts het topje van de wiki-ijsberg, maar het biedt een goede kijk op de functies die u tijdens uw zoektocht naar de beste wiki voor uw implementatie overal zou moeten verwachten. De wiki-keuzewizard op de WikiMatrix-website is eveneens een uitstekende plek om te beginnen. Elk van deze wiki's die ik tot nu toe heb genoemd, is gratis verkrijgbaar, en in plaats van veel tijd te besteden aan het bestuderen van hun voordelen, wilt u er misschien gewoon een of meer downloaden, ze op een reserveserver installeren en ze uitproberen.

Naast op zichzelf staande wiki-producten zoals we hier hebben genoemd, zijn er ook wiki-engines ingebouwd in verschillende enterprise-contentmanagement- en portalsystemen, zoals Microsofts Sharepoint, Alfresco en Joomla. Voor bedrijven die een grotere investering in een enterprise-contentmanagementsysteem willen doen, kan een wiki-functionaliteit die in dat product is ingebouwd, één enkele, uniforme intranet-webportalinterface bieden om aan veel verschillende behoeften op het gebied van interne documentatie en documentopslag te voldoen.

Wiki's zijn krachtige en betaalbare hulpmiddelen die klein- en middenbedrijven vandaag de dag kunnen inzetten, zelfs in een klimaat van bezuinigingen en onzekerheid, om processen te documenteren, documentatielasten te verlichten en de interne communicatie en efficiëntie te verhogen. Het is onwaarschijnlijk dat we de populariteit van het wiki-concept zullen zien afnemen; integendeel, ze beginnen al hun plaats in te nemen als een vast onderdeel van het bedrijfsproces voor documentatie en communicatie.