使用 Wiki 进行快速文档编写

如果你的企业和我通常打交道的那些企业有任何相似之处，那么最难着手解决的事项之一便是文档编写。这可以涵盖各种各样的文档，从人力资源流程到会计实务，再到核心业务流程，乃至信息技术部门的系统记录。企业出于诸多原因需要良好的文档。

传统上，小型企业往往最终只能在缺少关键文档的情况下勉强应付，每当遇到某件当前在职人员尚无机会记住其流程的事情时，都不得不从头重新摸索。较大型的企业则常常将它们为数有限的文档放进 Microsoft Word 或 Adobe PDF 文件中，存放到一台无法检索的文件服务器上，甚至可能是存放在纸面上——把它们塞进无人知晓其存在、更不用说知道如何从中找到所需信息的大型活页夹里。这些都不是有效的做法，但有一个简单的解决方案。

这个解决方案是一种被称为 Wiki 的基于 Web 的应用程序。大多数人初次接触 Wiki，都是通过无处不在的在线百科全书 Wikipedia，它构建于一个 Wiki 平台之上（确切地说是 MediaWiki），但这绝非 Wiki 的唯一用途。Wiki 是简单的文档库，旨在让众多编辑者能够轻松地创建和修改在线文档。Wiki 的整个理念就在于简单和易用。它的全称 Wiki Wiki，在夏威夷语中意为“快速”或“迅捷”。

Wiki 如今已经存在了好几年，并开始在许多企业中流行起来。Wiki 通常都非常轻量，除了在线提供的若干托管服务之外，还有许多供应商同时推出开源和专有的 Wiki 产品。你完全可以根据自己的特定需求来挑选一款 Wiki。大多数 Wiki 产品都是免费的，对于注重预算的企业而言，没有任何理由需要把 Wiki 视为一个成本中心。这是一款简单的产品，你的 IT 部门应当能够迅速而轻松地为你部署上线，立即为你提供一个文档库。

起初，Wiki 的理念对大多数人来说有点陌生。在互联网上，我们常常会遇到用于系统文档的 Wiki。这种用法正变得越来越流行。Wiki 常被用来允许任何人登录并进行文档更改。这可以是开始使用你的 Wiki 的一个好办法。你也可以从一开始就采用细致的用户访问控制，只允许特定的个人在系统中发布文档，而不是放任文档编写陷入一片混乱。你的需求将取决于你所在组织的类型。

使 Wiki 这一理念强大的，是任何人都能够轻而易举地登录上去、搜索他们所需要的文档，并在找不到他们所要寻找的信息时创建或修改这些文档。Wiki 的整个理念确实在鼓励员工善用这种形式。降低创建有用文档的门槛，是促成文档被创建出来的最佳途径，而且由于文档如此易于修改，这就使得该文档被保持更新的可能性大大提高。

Wiki 系统中的一项常见功能是对 Wiki 页面的更改进行追踪这一理念。这意味着，如果有人进去对某个页面做了更改，使用 Wiki 系统的人就可以查看该文档过往的版本，以了解随着时间推移做了哪些更改、以及这些更改是由谁做出的。这项功能还使得系统管理员在有人发布不当内容时，能够非常简便地回滚不良的更改。

我个人最喜爱的 Wiki 功能之一，是通过电子邮件或 RSS 订阅源来订阅某个特定 Wiki 页面这一理念。这种订阅模式允许任何员工在他们所关注的文档发生更改时收到提醒。这些人可以是那些某个特定 Wiki 页面对其工作职能至关重要的员工，例如关注公司用工政策页面变更的人力资源经理，也可以仅仅是那些想知道某个页面何时发生更改的感兴趣的员工，例如订阅食堂午餐菜单页面的经理，或是订阅某个特定软件项目状态页面的开发人员。

这种方法是一种绝妙的方式，让任何人都能够跟进任何公开可用的知识，而无需为了查看状态而中断实际的工作流程。它在组织的每一个层级都很有用，而且极其简单。组织在让每一个需要知情的人“了解情况”这件事上常常做得很差，而有了 Wiki 的订阅模式，每个人都有机会通过对自己最有用的任何方式，担起让自身保持知情的责任。

正如我之前所提到的，当今市场上有许多 Wiki 产品可供选择。其数量之多，以至于挑选一款实际上是一项相当艰巨的任务。产品之间的一些关键差异点包括它们的使用许可、数据存储架构——通常是基于文件系统或基于数据库的、它们对平台的依赖性，以及它们与其他产品和身份验证系统的集成情况。当然，还有一种选择是采用托管式 Wiki 服务，将你的 Wiki 托管在线上——这种做法主要流行于那些把 Wiki 用作服务客户手段、而非用于私有内部文档的公司。可供选择的 Wiki 实在太多，以至于 WikiMatrix 这个网站就专门致力于帮助你挑选最适合你的 Wiki。

在你自己一头扎进探索 Wiki 的世界之前，我会提及几款相当流行、值得在你的 Wiki 决策过程早期加以了解的产品。流行的 Wiki 平台包括 MediaWiki、DokuWiki、 TWiki 和 pmWiki。这些只是 Wiki 冰山一角，但能让你很好地一窥在寻找最适合你部署的 Wiki 的整个过程中应当预期看到的各项功能。WikiMatrix 网站上的 Wiki 挑选向导也是一个绝佳的起点。我迄今所提及的这几款 Wiki 都是免费提供的，与其花大量时间研究它们的优点，你不妨干脆下载其中一款或多款，把它们安装到一台备用服务器上，亲自试用一番。

除了像我们这里所提到的独立式 Wiki 产品之外，还有一些内置于若干企业内容管理和门户系统中的 Wiki 引擎，例如 Microsoft 的 Sharepoint、Alfresco 和 Joomla。对于任何希望在企业内容管理系统上做出更大投资的企业而言，在该产品中内置 Wiki 功能，便可以提供一个单一、统一的 Intranet Web 门户界面，以满足多种不同的内部文档和文档存储需求。

Wiki 是强大而经济实惠的工具，即便是在预算削减和前景不明的环境下，中小型企业也能在今天就善加利用它们，来记录流程、减轻文档编写负担，并提升内部沟通与效率。我们不太可能会看到 Wiki 理念的人气衰退，恰恰相反，它们已经开始确立自身作为企业文档编写与沟通流程一项主要支柱的地位。