Att använda en wiki för snabb dokumentation

Om ditt företag liknar de företag jag normalt har att göra med är en av de svåraste sakerna att ta itu med dokumentation. Detta kan inkludera alla möjliga sorters dokumentation från personalprocesser till bokföringsrutiner till centrala affärsförfaranden till IT-avdelningens systemregister. Företag behöver god dokumentation av många skäl.

Traditionellt slutar småföretag helt enkelt med att klara sig utan viktig dokumentation och tvingas uppfinna hjulet på nytt varje gång något dyker upp som de som för närvarande arbetar inte har haft en chans att memorera processen för. Större företag placerar ofta sin begränsade dokumentation i Microsoft Word- eller Adobe PDF-filer och lagrar undan dem på en osökbar filserver eller möjligen till och med på papper – och stoppar in dem i stora ringpärmar som ingen ens vet existerar än mindre hur man hittar nödvändig information i. Detta är inte effektiva processer, men det finns en enkel lösning.

Lösningen är en webbaserad applikation som kallas en wiki. De flesta får sin första introduktion till en wiki genom det allestädes närvarande onlineuppslagsverket Wikipedia som är byggt på en wiki-plattform (MediaWiki, för att vara specifik), men detta är knappast den enda användningen för en wiki. Wikis är enkla dokumentförvar utformade för att låta många redaktörer enkelt skapa och modifiera onlinedokumentation. Hela konceptet med wikin handlar om att vara enkel och lätt. Det fullständiga namnet, Wiki Wiki, betyder “snabb” eller “fort” på hawaiianska.

Wikis har nu funnits i flera år och har börjat bli populära i många företag. Wikis är i allmänhet mycket lättviktiga och det finns många leverantörer som tillverkar både öppen källkod- och proprietära wiki-produkter utöver flera värdtjänster tillgängliga online. Du kan verkligen välja ut en wiki baserat på dina särskilda behov. De flesta wiki-produkter är gratis och för det budgetmedvetna företaget finns det ingen anledning att behöva betrakta en wiki som ett kostnadsställe. Detta är en enkel produkt som din IT-avdelning bör kunna rulla ut åt dig snabbt och enkelt och ge dig ett dokumentationsförvar med en gång.

Till en början är idén om en wiki lite främmande för de flesta. På internet stöter vi ofta på wikis som används för systemdokumentation. Detta blir alltmer populärt. Wikis används ofta för att låta vem som helst logga in och göra dokumentationsändringar. Detta kan vara ett bra sätt att komma igång med din wiki. Du kan också börja från början med detaljerade åtkomstkontroller för användare som endast tillåter vissa individer att publicera dokumentation i systemet istället för att tillåta ett dokumentationsfrihandelsläge. Dina behov kommer att bero på din typ av organisation.

Det som gör wiki-konceptet kraftfullt är den lätthet med vilken vem som helst kan hoppa på, söka efter dokument de behöver och skapa eller modifiera dessa dokument om de inte kan hitta den information de letar efter. Hela konceptet med wikin uppmuntrar verkligen personalen att använda sig av formatet. Att sänka tröskeln för att skapa användbar dokumentation är det bästa möjliga sättet att få dokumentation skapad, och eftersom dokumentationen är så lätt att modifiera gör det det mycket mer sannolikt att det dokumentet kommer att hållas uppdaterat.

En vanlig funktion bland wiki-system är idén att spåra ändringar på wiki-sidor. Detta innebär att om någon går in och gör en ändring på en sida kan de som använder wiki-systemet visa tidigare versioner av det dokumentet för att se vilka ändringar som har gjorts över tid och av vem dessa ändringar gjordes. Denna funktion gör det också mycket enkelt för en systemadministratör att rulla tillbaka dåliga ändringar om någon inte publicerar på lämpligt sätt.

En av mina personliga favoritfunktioner i wiki är idén att prenumerera på en viss wiki-sida antingen via e-post eller ett RSS-flöde. Prenumerationsmodellen tillåter vilka personalmedlemmar som helst att bli aviserade om ändringar i dokumentation som de har ett intresse av. Dessa kan vara personalmedlemmar för vilka en viss wiki-sida är kritisk för deras arbetsuppgifter såsom HR-chefer som följer ändringar av företagets sidor med anställningspolicyer eller bara intresserade personalmedlemmar som vill veta när en sida ändras såsom chefer som prenumererar på matsalens lunchmenysida eller utvecklare som prenumererar på en sida om ett visst mjukvaruprojekts status.

Denna metod är ett underbart sätt att låta vem som helst hålla sig uppdaterad med all offentligt tillgänglig kunskap utan att behöva avbryta själva processen för att se status. Användbar på varje nivå i organisationen och extremt enkel. Så ofta gör organisationer ett dåligt jobb med att hålla alla “informerade” som behöver vara det och med wiki-prenumerationsmodellen har alla möjligheten att ta ansvar för att hålla sig själva informerade genom vilken metod som än är mest användbar för dem.

Som jag nämnde tidigare finns det många wiki-produkter tillgängliga på marknaden idag. Det finns tillräckligt många för att valet av en faktiskt är en ganska formidabel uppgift. Några viktiga särskiljande faktorer mellan produkter inkluderar deras användningslicens, datalagringsarkitekturen – vanligtvis filsystembaserad eller databasbaserad, deras plattformsberoende och deras integration med andra produkter och autentiseringssystem. Naturligtvis finns det också alternativet att välja en wiki-värdtjänst som är värd för din wiki online – mestadels är detta populärt bland företag som använder wikis som ett sätt att betjäna sina kunder snarare än för privat, intern dokumentation. Det finns så många wikis att välja mellan att webbplatsen WikiMatrix är tillägnad att hjälpa dig välja den wiki som är bäst för dig.

Innan du dyker in i världen av att utforska wikis på egen hand vill jag nämna några som är ganska populära och värda att titta på tidigt i din beslutsprocess kring wiki. Populära wiki-plattformar inkluderar MediaWiki, DokuWiki, TWiki och pmWiki. Dessa är bara toppen av wiki-isberget men ger en god inblick i de funktioner som du bör förvänta dig att se genom hela din sökning efter den bästa wikin för din implementering. Wiki-valguiden på webbplatsen WikiMatrix är en utmärkt plats att börja på också. Var och en av dessa wikis som jag har nämnt hittills är tillgängliga gratis och istället för att lägga mycket tid på att studera deras fördelar kanske du vill helt enkelt ladda ner en eller flera av dem, installera dem på en reservserver och prova dem.

Utöver fristående wiki-produkter som vi har nämnt här finns det också wiki-motorer inbyggda i flera system för innehållshantering och portaler för företag såsom Microsofts Sharepoint, Alfresco och Joomla. För alla företag som vill göra en större investering i ett system för innehållshantering för företag kan det att ha en wiki-funktionalitet inbyggd i den produkten ge ett enda, enhetligt webbportalsgränssnitt för intranät för att betjäna många olika behov av intern dokumentation och dokumentlagring.

Wikis är kraftfulla och prisvärda verktyg som små och medelstora företag kan utnyttja idag, även i ett klimat av budgetnedskärningar och osäkerhet, för att dokumentera processer, lätta dokumentationsbördor och öka intern kommunikation och effektivitet. Det är osannolikt att vi kommer att se populariteten för wiki-konceptet avta utan snarare har de redan börjat ta sin plats som en grundpelare i företagets dokumentations- och kommunikationsprocess.