Wanneer een back-up geen back-up is

Conceptueel is het idee van “back-up” een troebel gebied binnen de IT geworden. Iedereen lijkt zijn eigen opvattingen te hebben over wat een back-up is en hoe men verwacht dat deze zich gedraagt. Dit kan gevaarlijk zijn wanneer degene die de back-up levert en degene die de back-up afneemt verschillende verwachtingen hebben. Ik zie dit elke dag gebeuren, zelfs bij traditionele back-upmechanismen. Nu er regelmatig nieuwe soorten back-ups verschijnen, worden de kansen op miscommunicatie en gegevensverlies veel groter.

Met traditionele back-ups verwijs ik naar de traditionele wereld van back-ups op tape met een grootvader-vader-zoon-rotatiestrategie, gewoon om het toneel voor de discussie te schetsen. Nieuwe back-ups kunnen onder meer systeemimages, schijfgebaseerde back-ups, continue back-ups en back-ups naar “de cloud” of onlineback-ups omvatten. De wereld van back-ups evolueert razendsnel, en juist nu beginnen misverstanden bedrijfsgegevensbronnen in gevaar te brengen.

Dus wat is precies een “back-up”? Het concept klinkt eenvoudig, maar wat bedoelen we eigenlijk wanneer we de term gebruiken? Bedoelen we het vermogen om een systeem te herstellen nadat het is uitgevallen? Het vermogen om terug te gaan naar een eerdere versie van een bestand? Misschien het archiveren van gegevens wanneer het origineel niet langer bestaat? Hoe lang worden welke bestanden bewaard? Geldt dit alleen voor bestandsgegevens, of zijn e-mails en databases ook inbegrepen? Hoeven we alleen te herstellen in geval van systeemstoring, of hebben we ook het vermogen nodig om gegevens op gedetailleerd niveau te herstellen? Hebben we slechts één kopie nodig, of hebben we kopieën nodig van elke versie van een bestand?

Nu, met de bijkomende risico's van zaken als ransomware, hebben we meer zorgen dan ooit tevoren, en ideeën over niet alleen versiebeheer maar mogelijk onbeperkt versiebeheer en het aanbrengen van een air gap tussen systemen en back-ups zijn een aandachtspunt geworden waar dat voorheen over het algemeen niet het geval was.

Veel organisaties, vooral kleinere, kiezen er vaak voor om back-ups net iets anders te benaderen dan ondernemingen en mijden back-ups vaak volledig. In plaats daarvan “maken ze back-ups”, maar verwijderen ze vervolgens vaak de oorspronkelijke bestanden. En in plaats van veel kopieën te bewaren van de bestanden waarvan een “back-up is gemaakt”, kiezen ze ervoor om slechts één enkele kopie te bewaren (of meerdere versies die onderling van elkaar afhankelijk zijn). Dit betekent dat wat ze hebben in werkelijkheid geen back-up is, maar veeleer een archief. Als de ene schijf of tape waarop het bestand is opgeslagen beschadigd raakt, is het bestand volledig verloren.

De term back-up impliceert dat er ten minste twee kopieën van een stuk gegevens bestaan die niet van elkaar afhankelijk zijn. Een archief impliceert dit niet en houdt slechts in dat we gegevens van de productieomgeving naar een ander systeem hebben overgebracht, vermoedelijk een systeem dat goedkoper is en waaruit gegevens waarschijnlijk veel moeizamer en lastiger zijn op te halen. Gearchiveerde gegevens impliceren geen redundantie, in tegenstelling tot de term back-up.

Als we een “back-up maken” en vervolgens de oorspronkelijke gegevens verwijderen, hebben we geen back-up meer, en wordt het bestand dat in het “back-upsysteem” is opgeslagen, of dit nu op schijf staat, op een tape in een kluis of waar dan ook, een archief van de oorspronkelijke gegevens in plaats van een back-up daarvan. Het is nu ons bronbestand geworden, in plaats van een kopie te zijn. Dit is een deel van de magie van digitale media: kopieën zijn een kloon in plaats van een nabootsing, dus het archiefonderdeel is in elk opzicht legitiem het origineel.

Dit lijkt misschien muggenzifterij, maar dat is het beslist niet. Als een bedrijf betaalt voor back-ups, gaat het er waarschijnlijk van uit dat die kosten worden besteed aan enige redundantie, en niet aan slechts één enkele kopie van gegevens. En als je vanwege nalevingsredenen aan regelgeving gebonden bent die voorschrijft dat je back-ups moet bewaren, is het hebben van alleen een archiefkopie een duidelijke schending van die verplichting. Dat twee systemen tegelijk uitvallen en je geen gegevens kunt ophalen, is een uitzonderingsgeval dat elke nalevingsregeling moet accepteren. Maar dat een archiefsysteem uitvalt terwijl een back-up vereist is maar niet bewaard werd, is geen aanvaardbaar scenario.

Om deze reden, en vele andere, is een concept als de 3-2-1-back-upmethodiek zinvol, omdat deze aanpak garandeert dat back-ups binnen het back-upsysteem worden bewaard en de originelen niet in de productieomgeving hoeven te blijven staan. In zekere zin kan deze aanpak worden beschouwd als het samenvoegen van archivering en back-ups in één systeem, wat het ontwerp veel duidelijker maakt.

Welk back-upsysteem voor jou ook werkt, wees je ervan bewust dat back-ups onafhankelijke kopieën betekenen en dat onafhankelijke kopieën die geen faaldomeinen delen in veel opzichten vandaag de dag nagenoeg een vereiste zijn geworden voor alle back-ups.