Du Är Inte Speciell

Det är inte min avsikt att detta ska låta hårt, men jag tycker att det måste sägas: “Du är inte speciell.” Och med “du” menar jag här naturligtvis ditt företag. Den organisation som du, i egenskap av IT-yrkesman, stödjer. I decennier har vi hört klagomål på hur moderna utbildningssystem försöker få varje elev att känna sig unik och speciell; när utmärkelser delas ut försöker skolor hitta ett sätt, särskilt för de yngre eleverna, att se till att varje elev får någon form av utmärkelse. Utmärkelser för bästa närvaro, hållning, för att ha varit tyst i klassrummet eller vad det nu kan vara skapas för att belöna helt irrelevanta saker, allt för att få varje elev att inte bara känna sig som en del av gruppen, utan att vara en speciell, unik individ som har åstadkommit något bättre än någon annan.

Denna inställning, denna övertygelse om att alla är speciella och att all den där statistiken, alla allmänna regler och all best practice gäller “någon annan”, har nu även blivit utbredd inom IT och tar sig uttryck i tron att varje verksamhet, varje företag är så speciellt och unikt att branschkunskapen inte gäller i just den här situationen. IT-yrkesmän som jag har talat med håller nästan alltid med om att best practice och samlad branschkunskap är bra och tillämplig i nästan varje fall – utom i deras eget. Alla dessa tumregler, alla dessa riktlinjer är utmärkta för någon annan, men inte för dem. Problemet är att nästan alla känner så här, men så kan det inte vara.

Jag har funnit att detta problem är mest påtagligt och faktiskt nästan uteslutande förekommer på småföretagsmarknaden, där sannolikheten för att ett företag skulle vara mycket unikt i teorin faktiskt är mycket lägre än inom storföretagssegmentet bland Fortune 100, där en viss grad av unikhet närmast förväntas. Men i stället för att småföretag utgår från enhetlighet och enorma företag förväntar sig unikhet tycks det motsatta inträffa. Stora företag förstår att IT-problem även i mycket stor skala till största delen är standardmönster och i stort sett bör lösas med beprövade, normala tillvägagångssätt. Och på samma sätt hävdar småföretag, till synes drivna av ett känslomässigt behov av att vara “speciella”, att de måste undvika branschmönster och avfärdar ofta värdefull kunskap i en löjeväckande utsträckning – inte sällan samtidigt som de utgör det allra mest typiska exemplet på just det användningsfall som mönstret är avsett för. Det tycks nästan, utifrån min erfarenhet, vara så att ju mer “skolboksmässigt” ett småföretag är, desto mer sannolikt är det att dess IT-avdelning kommer att undvika lösningar som är utformade just för dem och i stället till varje pris försöka uppfinna hjulet på nytt.

Vanliga lösningar och tillvägagångssätt gäller för majoriteten av alla verksamheter och arbetslaster, med god marginal mer än 99,9 % av dem. Till och med i större företag, där det finns utrymme för unikhet, förväntar vi oss bara att se enstaka sällsynta arbetslaster som faller inom en unik kategori. Även i världens största företag är den genomsnittliga arbetslasten, ja, genomsnittlig. Stora företag med tiotusentals servrar och arbetslaster ställs ofta inför en handfull mycket unika situationer för vilka det inte finns någon branschstandard att luta sig mot. Men även då har de många tusen helt standardmässiga arbetslaster som inte är speciella på något sätt. Ju mindre företaget är, desto mindre är inte bara utrymmet för en unik arbetslast, utan också sannolikheten för att en sådan uppstår per arbetslast, eftersom de har så mycket färre arbetslaster.

En av anledningarna till att småföretag, även de som är mycket unika sett till småföretag i allmänhet, sällan faktiskt är unika är att när ett småföretag har ett extremt behov av exempelvis prestanda, kapacitet, skala eller säkerhet betyder det [nästan] aldrig att de behöver detta utöver de befintliga standarderna för större företag. Standarderna för hur man hanterar stora datamängder eller extrem säkerhet, till exempel, är redan väletablerade i branschen som helhet, och småföretag behöver bara dra nytta av den kunskap och de metoder som har utvecklats för de större aktörerna.

Det som är förvånande är när ett småföretag med relativt obetydlig omsättning tror att dess data kräver en nivå av sekretess och säkerhet som överstiger säkerhetsstandarderna hos världens främsta finansinstitut, militära organisationer, regeringar, sjukhus eller kärnkraftsanläggningar. Det som gör situationen ännu mer absurd är att småföretag i sin strävan efter dessa säkerhetsextremer nästan alltid hamnar i mycket låga säkerhetsstandarder. De åberopar ofta behovet av “extrem säkerhet” som motivering för osäkra eller, som vi ofta säger, “foliehatt”-rutiner.

Säkerhet är ett område där detta beteende är mycket påtagligt. Ofta är det småföretagsägare eller småföretagens IT-“chefer” som skapar denna känsla av misstro mot branschstandarder, inte IT-yrkesmännen själva, även om känslan av att en verksamhet är unik ofta sipprar nedåt och visar sig även där.

I likhet med säkerhet tycks behovet av obegränsad drifttid och högtillgängliga system, som sällan behövs ens för avancerade företagsarbetslaster, vara ett närmast allestädes närvarande mål bland småföretag. Småföretag lägger ofta storleksordningar mer pengar, i förhållande till omsättningen, på att skaffa högtillgänglighetssystem jämfört med sina större motsvarigheter. Detta görs ofta i den felaktiga tron att stora företag alltid använder hög tillgänglighet och att småföretag måste göra detsamma för att kunna konkurrera, att de annars inte är en livskraftig verksamhet eller att varje stillestånd är liktydigt med företagets kollaps. Inget av detta är sant. Stora företag har en betydligt lägre tillförlitlighetskostnad i förhållande till omsättningen och genomför ändå omfattande kostnadsanalyser för att avgöra vilka tillförlitlighetsutgifter som är motiverade utifrån risk. Småföretag genomför sällan denna best practice-analys utan hoppar, så gott som genomgående, till den högst osannolika föreställningen att deras arbetslaster är dramatiskt mer värdefulla än ens de allra största företagens och att de inte har några möjligheter att mildra stillestånd. Genom att avfärda såväl affärsmässig best practice (att göra noggranna kostnads- och riskanalyser innan man investerar i riskreducering), finansiell best practice (att fela på sidan av kostnadsbesparingar i förväg) som teknisk best practice (hög tillgänglighet endast när det behövs och är motiverat), hamnar många verksamheter i att arbeta utifrån övertygelsen att de är “speciella” och att inga av de normala reglerna gäller dem.

Genom att närma sig alla teknikbehov utifrån antagandet att de är speciella, blir de verksamheter som gör detta oförmögna att dra nytta av branschens omfattande, ackumulerade kunskap. Detta innebär att företagen ständigt uppfinner hjulet på nytt och försöker bana nya vägar där väl upptrampade, säkra vägar redan finns. Detta kan inte bara leda till en extrem grad av överutgifter i vissa fall och till farliga risker i andra, utan det garanterar i praktiken att kostnaden för varje projekt blir onödigt hög. Särskilt småföretag har den enorma fördelen att kunna dra nytta av större företags forskning och erfarenhet, vilket gör att de kan vara mer agila och slimmade. Detta är en nyckelfaktor för att göra det möjligt för småföretag att konkurrera mot de skalfördelar som är inneboende hos stora företag. När småföretag ignorerar denna fördel blir de stående utan vare sig storföretagets skala eller fördelarna med att vara litet.

Det finns ingen enkel lösning här – IT-yrkesmän och chefer i småföretag behöver kliva ner från sina piedestaler och ta en lång, ärlig titt på sina företag och fråga sig om de verkligen är unika och speciella eller om de är ett normalt företag med normala behov. Jag garanterar att du inte är den första som ställs inför de problem du har. Om det inte redan finns en standardiserad lösningsansats tillgänglig är kanske själva sättet att angripa problemet på fel. Ta ett steg tillbaka och utvärdera med blicken inställd på att förstå att många verksamheter delar gemensamma problem och kan hantera dem effektivt med hjälp av standardmönster, standardansatser och ofta best practice. Om din omedelbara reaktion på best practice, mönster och branschkunskap är “ja, men det gäller inte här”, behöver du stanna upp och utvärdera på nytt – för ja, det gäller absolut dig. Det är nästan helt säkert så att du antingen har missförstått hur unik din verksamhet är eller har missförstått hur vägledningen ska tillämpas, vilket leder till känslan av att dessa riktlinjer inte är tillämpliga. Även de sällsynta verksamheter som har mycket unika arbetslaster har dem bara för ett litet antal av sina arbetslaster och inte för majoriteten av dem; även de allra mest unika verksamheterna och organisationerna har många vanliga arbetslaster.

Mönster och best practice är våra vänner och allierade, våra betrodda partner inom IT. IT, och affärsverksamhet i allmänhet, är utmanande och komplext. För att utmärka oss som IT-yrkesmän kan vi sträva efter att stå på jättars axlar, vandra de stigar som har kartlagts och trampats upp åt oss och dra nytta av andras arbete för att göra våra lösningar så stabila, förutsägbara och supportbara som möjligt. Detta gör att vi kan leverera maximalt värde till de verksamheter vi stödjer.