Utiliser GMail pour sauvegarder vos courriels

Lorsqu'une catastrophe survient, c'est le bon moment pour réfléchir aux mesures préventives qui auraient pu sauver la situation. Travaillant dans l'informatique, comme c'est mon cas, atténuer et même prévenir les catastrophes représente une part importante du métier. Quels que soient nos efforts, une catastrophe peut tout de même survenir, et il est très important d'y être préparé.

Le courriel est l'un de ces systèmes sans lesquels presque aucune entreprise ne peut fonctionner de nos jours. Accéder rapidement aux messages électroniques perdus est presque aussi important que de rétablir la circulation des courriels.

Récemment, j'ai dû faire face à une catastrophe assez importante en matière de courrier électronique. De nombreux courriels ont été perdus. Remettre la messagerie en service n'a pas été trop difficile, mais beaucoup de courriels avaient été perdus. Lors d'une analyse a posteriori, nous avons examiné de nombreuses solutions potentielles au problème récurrent des sauvegardes de courriels, qui sont souvent délicates et difficiles à réaliser correctement.

L'une des meilleures suggestions formulées lors de nos séances d'ingénierie post-mortem fut de sauvegarder les courriels à la volée, message par message, en les transférant vers le service GMail de Google.

Mais, avant d'aller trop loin, je dois préciser qu'il ne s'agit pas d'une solution de sauvegarde complète. Le transfert des courriels vers GMail (ou tout autre service de messagerie) doit être géré compte par compte, ce qui le rend très difficile à mettre à l'échelle. Ce serait un cauchemar administratif pour une entreprise de n'importe quelle taille, mais c'est tout à fait réalisable pour une très petite organisation pouvant compter jusqu'à vingt ou trente personnes. Cela ne traite pas non plus le courrier sortant (envoyé) d'une quelconque manière, mais uniquement le courrier entrant – là où se trouvent presque toujours les messages importants. Une sauvegarde traditionnelle de votre système de messagerie reste nécessaire. Il s'agit en réalité d'un service complémentaire et non d'une solution de remplacement.

Ce qui est formidable avec le transfert vers GMail, c'est que c'est gratuit, extrêmement pratique, que cela peut être pris en charge par les utilisateurs de messagerie qui le souhaitent et ignoré par ceux qui n'en veulent pas, que c'est presque instantané et que les sauvegardes se poursuivent même lorsqu'un client de messagerie n'est pas connecté – contrairement à une stratégie de sauvegarde reposant sur un client IMAP ou POP. Google offre une capacité de stockage si importante que vous pourrez probablement envoyer des années de messages électroniques vers GMail sans jamais avoir besoin de faire le ménage dans vos messages archivés.

Le transfert de courriels peut être configuré par les utilisateurs individuels ou par un administrateur de messagerie, bien que cela puisse poser problème si les utilisateurs individuels ne gèrent pas leurs propres comptes GMail. Il existe également la possibilité de faire transférer plusieurs comptes de messagerie de l'entreprise vers un seul compte GMail, bien que le mélange des courriels engendre toutes sortes de complications potentielles par la suite ; assurez-vous donc d'avoir une grande confiance dans votre base juridique pour combiner les courriels de cette manière.

Les organisations de plus petite taille doivent réfléchir attentivement à la meilleure façon de tirer parti des options de messagerie dont elles disposent. Le transfert de courriels est l'un des moyens par lesquels les très petites organisations peuvent tirer profit de leur taille. Les grandes organisations seraient contraintes d'utiliser des stratégies de sauvegarde plus complexes et plus coûteuses pour obtenir ces mêmes résultats.