Uso de GMail para Respaldar su Correo Electrónico

Cuando ocurre un desastre, es un buen momento para reflexionar sobre qué medidas preventivas podrían haber salvado el día. Trabajando en TI, como es mi caso, mitigar e incluso prevenir los desastres es una gran parte del trabajo. Por mucho que lo intentemos, un desastre puede ocurrir igualmente, y estar preparado para ello es muy importante.

El correo electrónico es uno de esos sistemas sin los cuales casi ninguna empresa puede funcionar hoy en día. Acceder rápidamente a los mensajes de correo perdidos es casi tan importante como volver a poner el correo en funcionamiento.

Recientemente, tuve que lidiar con un desastre de correo electrónico bastante significativo. Se perdió mucho correo. Volver a poner el correo en funcionamiento no fue demasiado difícil, pero se había perdido mucha correspondencia. En un análisis posterior examinamos muchas posibles soluciones para el problema recurrente de los respaldos de correo electrónico, que a menudo son complicados y difíciles de hacer correctamente.

Una de las mejores sugerencias que surgieron en nuestras sesiones de ingeniería de análisis posterior fue tener el correo respaldado, sobre la marcha, mensaje por mensaje, mediante el reenvío al servicio GMail de Google.

Ahora bien, antes de avanzar demasiado, debo señalar que esta no es una solución de respaldo integral. El uso del reenvío de correo a GMail (o a cualquier otro servicio de correo) debe gestionarse cuenta por cuenta, lo que hace que escale muy mal. Sería una pesadilla administrativa para una organización de cualquier tamaño, pero resulta bastante sencillo para una organización muy pequeña de hasta quizás veinte o treinta personas. Tampoco gestiona de ningún modo el correo saliente (enviado), sino únicamente el correo entrante – que es casi siempre donde se encuentran los mensajes importantes. Sigue siendo necesario un respaldo tradicional de su sistema de correo. En realidad, este es un servicio complementario, no una solución de reemplazo.

Lo que resulta excelente del reenvío a GMail es que es gratuito, es extremadamente conveniente, puede ser gestionado por los usuarios de correo que lo deseen e ignorado por quienes no lo deseen, es casi instantáneo y los respaldos continuarán incluso cuando un cliente de correo no esté conectado – a diferencia de una estrategia de respaldo basada en un cliente IMAP o POP. Google proporciona tanta capacidad de almacenamiento que probablemente pueda enviar años de mensajes de correo a GMail sin necesitar jamás vaciar sus mensajes archivados.

El reenvío de correo puede configurarlo cada usuario individual o un administrador de correo, aunque si los usuarios individuales no gestionan sus propias cuentas de GMail esto puede resultar problemático. También existe la posible opción de hacer que varias cuentas de correo de la empresa reenvíen a una única cuenta de GMail, aunque mezclar el correo dará lugar a todo tipo de posibles dolores de cabeza más adelante, así que asegúrese de tener mucha confianza en su fundamento legal para combinar el correo de esta manera.

Las organizaciones más pequeñas deben considerar cuidadosamente cómo aprovechar al máximo las opciones de correo electrónico que tienen a su disposición. El reenvío de correo es una manera en la que las organizaciones muy pequeñas pueden sacar partido de su tamaño. Las grandes organizaciones se verían obligadas a utilizar estrategias de respaldo más complejas y costosas para lograr estos mismos resultados.