GMail zur Sicherung Ihrer E-Mails nutzen

Wenn eine Katastrophe eintritt, ist es ein guter Zeitpunkt, darüber nachzudenken, welche vorbeugenden Maßnahmen die Situation hätten retten können. Da ich in der IT arbeite, ist das Abmildern und sogar Verhindern von Katastrophen ein wesentlicher Teil meiner Arbeit. Ganz gleich, wie sehr wir uns auch bemühen: Eine Katastrophe kann dennoch eintreten, und darauf vorbereitet zu sein, ist äußerst wichtig.

E-Mail ist eines jener Systeme, ohne das heutzutage so gut wie kein Unternehmen funktionieren kann. Schnell wieder Zugriff auf verlorene E-Mail-Nachrichten zu erhalten, ist fast ebenso wichtig wie das erneute Inbetriebnehmen des E-Mail-Flusses.

Vor Kurzem musste ich mit einer recht erheblichen E-Mail-Katastrophe umgehen. Viele E-Mails gingen verloren. Das E-Mail-System wieder zum Laufen zu bringen war nicht allzu schwierig, doch eine Menge E-Mails war verloren gegangen. In einer nachträglichen Analyse untersuchten wir zahlreiche mögliche Lösungen für das fortwährende Problem der E-Mail-Sicherungen, die oft kompliziert und schwer korrekt umzusetzen sind.

Einer der besten Vorschläge, der in unseren technischen Nachbesprechungen gemacht wurde, war, E-Mails laufend, Nachricht für Nachricht, durch Weiterleitung an Googles GMail-Dienst zu sichern.

Bevor wir nun zu weit gehen, muss ich darauf hinweisen, dass es sich hierbei nicht um eine umfassende Sicherungslösung handelt. Die Verwendung der E-Mail-Weiterleitung an GMail (oder einen beliebigen anderen E-Mail-Dienst) muss Konto für Konto eingerichtet werden, wodurch sie sehr schlecht skaliert. Für einen Betrieb beliebiger Größe wäre dies ein administrativer Albtraum, für eine sehr kleine Organisation mit möglicherweise bis zu zwanzig oder dreißig Personen ist es jedoch durchaus problemlos machbar. Außerdem erfasst sie ausgehende (gesendete) E-Mails in keiner Weise, sondern ausschließlich eingehende E-Mails – und dort befinden sich fast immer die wichtigen Nachrichten. Eine herkömmliche Sicherung Ihres E-Mail-Systems bleibt weiterhin notwendig. Hierbei handelt es sich wirklich um einen ergänzenden Dienst und nicht um eine Ersatzlösung.

Das Großartige an der Weiterleitung an GMail ist, dass sie kostenlos ist, sie ist äußerst praktisch, sie kann von den E-Mail-Nutzern eingerichtet werden, die sie wünschen, und von jenen ignoriert werden, die sie nicht wünschen, sie erfolgt nahezu augenblicklich, und die Sicherungen laufen selbst dann weiter, wenn kein E-Mail-Client verbunden ist – anders als bei einer Sicherungsstrategie, die auf einem IMAP- oder POP-Client basiert. Google stellt so viel Speicherkapazität bereit, dass Sie vermutlich jahrelang E-Mail-Nachrichten an GMail senden können, ohne jemals Ihre archivierten Nachrichten aufräumen zu müssen.

Die E-Mail-Weiterleitung kann von einzelnen Nutzern oder von einem E-Mail-Administrator eingerichtet werden, wobei dies problematisch sein kann, wenn die einzelnen Nutzer ihre eigenen GMail-Konten nicht selbst verwalten. Es besteht auch die mögliche Option, mehrere Firmen-E-Mail-Konten an ein einziges GMail-Konto weiterzuleiten, wobei das Vermischen von E-Mails später zu allerlei möglichen Schwierigkeiten führen wird; vergewissern Sie sich daher unbedingt, dass Sie hinsichtlich der rechtlichen Grundlage für das Zusammenführen von E-Mails auf diese Weise auf sicherem Boden stehen.

Kleinere Organisationen müssen sorgfältig abwägen, wie sie die ihnen zur Verfügung stehenden E-Mail-Optionen am besten nutzen. Die E-Mail-Weiterleitung ist eine Möglichkeit, mit der sehr kleine Organisationen ihre Größe zu ihrem Vorteil nutzen können. Große Organisationen wären gezwungen, komplexere und teurere Sicherungsstrategien einzusetzen, um dieselben Ergebnisse zu erzielen.