Att använda GMail för att säkerhetskopiera din e-post

När katastrofen slår till är det ett bra tillfälle att reflektera över vilka förebyggande åtgärder som hade kunnat rädda situationen. Att arbeta inom IT, som jag gör, innebär att en stor del av jobbet handlar om att mildra och till och med förebygga katastrofer. Hur hårt vi än anstränger oss kan katastrofen ändå slå till, och att vara förberedd inför den är mycket viktigt.

E-post är ett av de system som nästan inget företag kan fungera utan i dagens läge. Att snabbt komma åt förlorade e-postmeddelanden är nästan lika viktigt som att få e-posten att flöda igen.

Nyligen var jag tvungen att hantera en ganska allvarlig e-postkatastrof. En stor mängd e-post gick förlorad. Att få e-posten igång igen var inte alltför svårt, men en stor mängd e-post hade gått förlorad. I en efterhandsanalys undersökte vi många potentiella lösningar på den ständiga frågan om säkerhetskopiering av e-post, något som ofta är knepigt och svårt att göra på rätt sätt.

Ett av de bästa förslagen som lades fram under våra tekniska efterhandsanalyser var att låta e-posten säkerhetskopieras löpande, meddelande för meddelande, genom vidarebefordran till Googles GMail-tjänst.

Innan vi går för långt behöver jag dock påpeka att detta inte är en heltäckande lösning för säkerhetskopiering. Att använda vidarebefordran av e-post till GMail (eller någon annan e-posttjänst) måste hanteras konto för konto, vilket gör att det skalar mycket dåligt. Det skulle vara en administrativ mardröm för en verksamhet av någon storlek, men är ganska enkelt för en mycket liten organisation på upp till kanske tjugo eller trettio personer. Det hanterar inte heller utgående (skickad) e-post på något sätt utan endast inkommande e-post – vilket nästan alltid är där de viktiga meddelandena finns. En traditionell säkerhetskopia av ditt e-postsystem är fortfarande nödvändig. Detta är egentligen en kompletterande tjänst, inte en ersättningslösning.

Det fina med vidarebefordran till GMail är att det är kostnadsfritt, det är ytterst bekvämt, det kan skötas av de e-postanvändare som vill ha det och ignoreras av dem som inte vill, det är nästan omedelbart och säkerhetskopiorna fortsätter även när en e-postklient inte är ansluten – till skillnad från en strategi för säkerhetskopiering baserad på en IMAP- eller POP-klient. Google tillhandahåller så mycket lagringskapacitet att du sannolikt kan skicka flera års e-postmeddelanden till GMail utan att någonsin behöva rensa ut dina arkiverade meddelanden.

Vidarebefordran av e-post kan ställas in av enskilda användare eller av en e-postadministratör, även om det kan bli problematiskt om enskilda användare inte själva hanterar sina egna GMail-konton. Det finns också den potentiella möjligheten att låta flera av företagets e-postkonton vidarebefordra till ett enda GMail-konto, även om sammanblandning av e-post kommer att leda till alla möjliga potentiella besvär längre fram, och var noga med att vara mycket säker på ditt juridiska underlag för att kombinera e-post på detta sätt.

Mindre organisationer behöver noggrant överväga hur de bäst kan dra nytta av de e-postalternativ som står till deras förfogande. Vidarebefordran av e-post är ett sätt på vilket mycket små organisationer kan dra nytta av sin storlek. Stora organisationer skulle tvingas använda mer komplexa och kostsamma strategier för säkerhetskopiering för att uppnå samma resultat.