Usando o GMail para Fazer Backup do Seu E-mail

Quando o desastre acontece, é um bom momento para refletir sobre quais medidas preventivas poderiam ter salvado o dia. Trabalhando em TI, como eu faço, mitigar e até mesmo prevenir desastres é uma grande parte do trabalho. Por mais que nos esforcemos, o desastre ainda pode acontecer, e estar preparado para ele é muito importante.

O e-mail é um daqueles sistemas sem os quais quase nenhuma empresa consegue funcionar nos dias de hoje. Recuperar rapidamente mensagens de e-mail perdidas é quase tão importante quanto fazer o e-mail voltar a funcionar.

Recentemente, tive que lidar com um desastre de e-mail bastante significativo. Muitos e-mails foram perdidos. Fazer o e-mail voltar a funcionar não foi muito difícil, mas muitos e-mails haviam sido perdidos. Em uma análise post-mortem, examinamos diversas soluções potenciais para o problema contínuo dos backups de e-mail, que frequentemente são delicados e difíceis de fazer corretamente.

Uma das melhores sugestões feitas em nossas sessões de engenharia post-mortem foi ter o e-mail copiado, em tempo real, mensagem por mensagem, por meio do encaminhamento para o serviço GMail do Google.

Agora, antes de avançarmos demais, preciso declarar que esta não é uma solução de backup abrangente. O uso do encaminhamento de e-mail para o GMail (ou qualquer outro serviço de e-mail) deve ser tratado conta por conta, o que faz com que escale muito mal. Seria um pesadelo administrativo para uma empresa de qualquer porte, mas é bastante fácil para uma organização muito pequena, com até possivelmente vinte ou trinta pessoas. Também não trata de forma alguma os e-mails enviados (saída), mas apenas os e-mails recebidos – que é quase sempre onde estão as mensagens importantes. Um backup tradicional do seu sistema de e-mail ainda é necessário. Isto é, na verdade, um serviço complementar, não uma solução substituta.

O que há de excelente no encaminhamento para o GMail é que ele é gratuito, é extremamente conveniente, pode ser gerenciado pelos próprios usuários de e-mail que o desejam e ignorado por aqueles que não o desejam, é quase instantâneo e os backups continuarão mesmo quando um cliente de e-mail não estiver conectado – ao contrário de uma estratégia de backup baseada em cliente IMAP ou POP. O Google oferece tanta capacidade de armazenamento que provavelmente você poderá enviar anos de mensagens de e-mail para o GMail sem nunca precisar limpar suas mensagens arquivadas.

O encaminhamento de e-mail pode ser configurado por usuários individuais ou por um administrador de e-mail, embora, se os usuários individuais não gerenciarem suas próprias contas do GMail, isso possa ser problemático. Há também a possibilidade de fazer com que várias contas de e-mail da empresa encaminhem para uma única conta do GMail, embora misturar e-mails resulte em todo tipo de dores de cabeça potenciais mais tarde, e certifique-se de estar bastante seguro quanto ao seu respaldo legal para combinar e-mails dessa maneira.

Organizações menores precisam considerar cuidadosamente como aproveitar ao máximo as opções de e-mail que têm à sua disposição. O encaminhamento de e-mail é uma das maneiras pelas quais organizações muito pequenas podem tirar proveito de seu tamanho. Grandes organizações seriam forçadas a usar estratégias de backup mais complexas e caras para alcançar esses mesmos resultados.