GMail gebruiken om uw e-mail te back-uppen

Wanneer een ramp toeslaat, is het een goed moment om stil te staan bij welke preventieve maatregelen de dag hadden kunnen redden. Werkzaam in de IT, zoals ik ben, is het beperken en zelfs voorkomen van rampen een belangrijk onderdeel van het werk. Hoe hard we ook ons best doen, een ramp kan nog steeds toeslaan en er goed op voorbereid zijn is zeer belangrijk.

E-mail is een van die systemen waar vrijwel geen enkel bedrijf in deze tijd zonder kan functioneren. Snel toegang krijgen tot verloren e-mailberichten is bijna net zo belangrijk als het weer op gang krijgen van de e-mailstroom.

Onlangs moest ik een behoorlijk ingrijpende e-mailramp het hoofd bieden. Er ging veel e-mail verloren. De e-mail weer aan de praat krijgen was niet al te moeilijk, maar er was veel e-mail verloren gegaan. In een evaluatie achteraf onderzochten we tal van mogelijke oplossingen voor het terugkerende vraagstuk van e-mailback-ups, die vaak lastig en moeilijk goed uit te voeren zijn.

Een van de beste suggesties die tijdens onze evaluatiesessies met de technici werd gedaan, was om e-mail direct, bericht voor bericht, te back-uppen door deze door te sturen naar de GMail-dienst van Google.

Voordat we te ver gaan, moet ik benadrukken dat dit geen volledige back-upoplossing is. Het doorsturen van e-mail naar GMail (of welke andere e-maildienst dan ook) moet account voor account worden ingesteld, waardoor het zeer slecht schaalbaar is. Voor een bedrijf van enige omvang zou het een administratieve nachtmerrie zijn, maar voor een zeer kleine organisatie van mogelijk twintig of dertig personen is het vrij eenvoudig. Het verwerkt ook op geen enkele manier uitgaande (verzonden) e-mail, maar alleen inkomende e-mail – en daar bevinden zich vrijwel altijd de belangrijke berichten. Een traditionele back-up van uw e-mailsysteem blijft noodzakelijk. Dit is werkelijk een aanvullende dienst en geen vervangende oplossing.

Wat zo mooi is aan het doorsturen naar GMail, is dat het gratis is, dat het uiterst praktisch is, dat het kan worden geregeld door de e-mailgebruikers die dit wensen en kan worden genegeerd door wie dat niet wil, dat het vrijwel direct gebeurt en dat de back-ups doorgaan, zelfs wanneer een e-mailclient niet verbonden is – in tegenstelling tot een back-upstrategie op basis van een IMAP- of POP-client. Google biedt zoveel opslagcapaciteit dat u waarschijnlijk jarenlang e-mailberichten naar GMail kunt sturen zonder dat u ooit uw gearchiveerde berichten hoeft op te schonen.

Het doorsturen van e-mail kan worden ingesteld door individuele gebruikers of door een e-mailbeheerder, hoewel dit problematisch kan zijn als individuele gebruikers hun eigen GMail-accounts niet beheren. Er is ook de mogelijke optie om meerdere zakelijke e-mailaccounts te laten doorsturen naar één enkel GMail-account, hoewel het samenvoegen van e-mail later allerlei mogelijke hoofdpijn zal opleveren; zorg er dus voor dat u zeer zeker bent van uw juridische positie om e-mail op deze manier te combineren.

Kleinere organisaties moeten zorgvuldig overwegen hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van de e-mailopties die voor hen beschikbaar zijn. Het doorsturen van e-mail is een manier waarop zeer kleine organisaties hun omvang in hun voordeel kunnen gebruiken. Grote organisaties zouden gedwongen zijn complexere en duurdere back-upstrategieën te gebruiken om diezelfde resultaten te bereiken.