使用 GMail 备份您的电子邮件

当灾难来袭时，正是反思哪些预防措施本可以挽救局面的好时机。正如我所从事的 IT 工作一样，缓解乃至预防灾难是这份工作的重要组成部分。无论我们如何努力，灾难仍可能发生，而为此做好准备至关重要。

在当今时代，电子邮件是几乎没有任何企业能够离开的系统之一。迅速找回丢失的电子邮件几乎与重新恢复邮件收发一样重要。

最近，我不得不处理一起相当严重的电子邮件灾难。大量电子邮件丢失了。让邮件重新运行起来并不太难，但已经有许多邮件丢失了。在事后复盘中，我们研究了许多可能的解决方案，以应对电子邮件备份这一长期存在的难题——而这类备份往往棘手且难以妥善完成。

在我们的事后工程复盘会议中，提出的最佳建议之一是：通过转发到 Google 的 GMail 服务，对电子邮件进行实时的、逐条的备份。

不过，在深入讨论之前，我需要说明，这并不是一套全面的备份解决方案。使用转发到 GMail（或任何其他电子邮件服务）的方式必须逐个账户进行处理，这导致其扩展性很差。对于任何规模的机构而言，这都将是一场管理上的噩梦，但对于最多二三十人的非常小型的组织来说，则相当容易实现。它也完全无法处理外发（已发送）邮件，而只能处理收到的邮件——但重要的信息几乎总是位于收到的邮件中。对您的电子邮件系统进行传统备份仍然是必要的。这实际上是一项补充性服务，而非替代性解决方案。

转发到 GMail 的好处在于：它是免费的，极其便利，可以由想要使用它的邮件用户自行处理，而不需要它的用户则可以忽略；它几乎是即时的，而且即使在电子邮件客户端未连接时，备份也会持续进行——这与基于 IMAP 或 POP 客户端的备份策略不同。Google 提供了如此庞大的存储容量，以至于您很可能可以向 GMail 发送多年的电子邮件，而永远不需要清理您归档的邮件。

电子邮件转发可以由个人用户设置，也可以由电子邮件管理员设置，不过如果个人用户不管理自己的 GMail 账户，这可能会带来麻烦。此外，还有一种可能的方案是让公司的多个电子邮件账户转发到单个 GMail 账户，尽管将邮件混合在一起会在日后带来各种各样的潜在麻烦——而且请务必充分确认，以这种方式合并邮件在法律层面上是站得住脚的。

较小型的组织需要仔细考虑如何充分利用它们所能获得的电子邮件方案。电子邮件转发是非常小型的组织得以利用自身规模优势的一种方式。大型组织则将被迫采用更复杂、更昂贵的备份策略才能取得同样的效果。