Usare GMail per il backup della posta elettronica

Quando si verifica un disastro è il momento giusto per riflettere su quali misure preventive avrebbero potuto salvare la situazione. Lavorando nell'IT, come faccio io, mitigare e persino prevenire i disastri è una parte importante del lavoro. Per quanto ci si impegni, un disastro può comunque colpire ed esservi preparati è molto importante.

La posta elettronica è uno di quei sistemi senza i quali quasi nessuna azienda può funzionare al giorno d'oggi. Recuperare rapidamente i messaggi di posta perduti è quasi altrettanto importante quanto ripristinare il flusso della posta.

Di recente ho dovuto affrontare un disastro di posta elettronica piuttosto significativo. Molta posta è andata perduta. Rimettere in funzione la posta non è stato troppo difficile, ma molti messaggi erano andati persi. In una analisi a posteriori abbiamo esaminato molte potenziali soluzioni al problema ricorrente dei backup della posta elettronica, che sono spesso delicati e difficili da realizzare correttamente.

Uno dei migliori suggerimenti emersi durante le nostre sessioni ingegneristiche di analisi a posteriori è stato quello di effettuare il backup della posta, al volo, messaggio per messaggio, tramite l'inoltro al servizio GMail di Google.

Ora, prima di andare troppo oltre, devo precisare che questa non è una soluzione di backup completa. L'utilizzo dell'inoltro della posta verso GMail (o qualsiasi altro servizio di posta elettronica) deve essere gestito account per account, cosa che lo rende molto poco scalabile. Sarebbe un incubo amministrativo per un'azienda di qualunque dimensione, ma è abbastanza semplice per un'organizzazione molto piccola, fino a forse venti o trenta persone. Inoltre non gestisce in alcun modo la posta in uscita (inviata), ma solo quella in entrata – che è quasi sempre dove si trovano i messaggi importanti. Un backup tradizionale del sistema di posta elettronica rimane comunque necessario. Si tratta in realtà di un servizio complementare, non di una soluzione sostitutiva.

Ciò che rende eccellente l'inoltro verso GMail è che è gratuito, estremamente comodo, può essere gestito dagli utenti di posta che lo desiderano e ignorato da quelli che non lo desiderano, è quasi istantaneo e i backup proseguono anche quando un client di posta non è connesso – a differenza di una strategia di backup basata su un client IMAP o POP. Google fornisce una capacità di archiviazione talmente ampia che probabilmente potrete inviare a GMail anni di messaggi di posta senza mai dover ripulire i vostri messaggi archiviati.

L'inoltro della posta può essere configurato dai singoli utenti o da un amministratore di posta, anche se, se i singoli utenti non gestiscono i propri account GMail, ciò può risultare problematico. Esiste anche la potenziale opzione di far inoltrare diversi account di posta aziendali verso un unico account GMail, sebbene la commistione della posta comporti ogni sorta di potenziali grattacapi in seguito; assicuratevi inoltre di essere ben certi della vostra base giuridica per combinare la posta in questo modo.

Le organizzazioni più piccole devono valutare con attenzione come sfruttare al meglio le opzioni di posta elettronica a loro disposizione. L'inoltro della posta è uno dei modi in cui le organizzazioni molto piccole possono trarre vantaggio dalle proprie dimensioni. Le grandi organizzazioni sarebbero costrette a utilizzare strategie di backup più complesse e costose per ottenere questi stessi risultati.