Email in sede per le piccole imprese

Nelle piccole imprese la preoccupazione principale riguardo all'email è il costo. L'email è un bene di largo consumo e, soprattutto nelle realtà più piccole, il principale fattore di differenziazione tra i prodotti e i fornitori di email è il costo. Nelle aziende più grandi, fattori diversi dal costo iniziano a entrare in gioco in modo più significativo, come i servizi di directory, l'integrazione dei sistemi, il push email, il supporto esteso ai client, gli strumenti di collaborazione, la presenza e altro ancora.

Sorprendentemente, quando le piccole imprese decidono di portare l'email in sede, sembrano rivolgersi immediatamente a Microsoft Exchange. Ora, non voglio sminuire il ruolo di Exchange sul mercato. Exchange è un prodotto estremamente robusto e ricco di funzionalità che si è guadagnato la sua reputazione di server di collaborazione e messaggistica di riferimento per le aziende. Nell'ultimo decennio Exchange è emerso apparentemente dal nulla fino a dominare completamente il mercato dell'email delle grandi aziende. La gente dà semplicemente per scontato che nelle Fortune 500 si utilizzi Exchange e, per la maggior parte, ha ragione.

Le funzionalità per cui Exchange è più noto, tuttavia, non sono funzionalità spesso fondamentali o nemmeno utili per le piccole imprese. In realtà, il peso di Exchange – necessario per supportare così tante eccellenti funzionalità da grande azienda – può renderlo poco maneggevole per le piccole imprese – anche per quelle aziende che dispongono delle risorse finanziarie e tecnologiche per sostenerlo. Exchange si concentra sulla collaborazione e sulle comunicazioni interne ai team.

Exchange porta con sé molti oneri. Il primo è il costo: l'acquisto iniziale, le licenze e il supporto continuativo. I costi iniziali di Exchange comprendono l'acquisto del server email Exchange più le licenze necessarie per i Windows Server – sì, sono più server – su cui esso viene eseguito. (Sì, è possibile mitigare parte di questo costo acquistando Microsoft Small Business Server, che integra insieme questi componenti, ma rimangono costi aggiuntivi e si perde in flessibilità.) I costi di licenza per Exchange comprendono le necessarie CAL di Windows Server e le CAL di Exchange Email per ogni utente, e in alcuni casi per account utente fittizi, che dovranno accedere al sistema. Il costo del supporto continuativo deriva dalla complessità aggiuntiva determinata dal complesso insieme di funzionalità e dall'architettura di implementazione di Exchange.

Il secondo gruppo di oneri di Exchange deriva dall'interfaccia utente, ovvero Outlook. Ora, tecnicamente Exchange non richiede alcuna interfaccia utente aggiuntiva, poiché Outlook Web Access, o OWA, è incluso gratuitamente ed è un'interfaccia web per l'email molto funzionale. Questo andrebbe bene se tutte le funzionalità di Exchange fossero esposte tramite OWA, ma non è così, perciò spesso non si tratta di nulla più di una discreta soluzione di ripiego per gli utenti remoti lontani dai loro laptop aziendali. Per cogliere davvero i vantaggi di Exchange, un'azienda deve investire in Microsoft Outlook, che è una piattaforma di email e collaborazione molto robusta e potente, ma anche costosa. Il costo per utente di Outlook può essere piuttosto significativo se sommato ai costi per utente già esistenti derivanti dalle licenze di Exchange.

Il terzo gruppo di oneri deriva dall'onere di gestire una bestia complessa e potente come Exchange. Exchange non è un sistema semplice e, quando viene protetto secondo le migliori pratiche, si estende su più server fisici e opera in più ruoli. L'amministrazione di sistema di Exchange è considerata una disciplina a sé stante all'interno dell'IT o, quanto meno, una specializzazione di Windows Server. Gli amministratori Exchange qualificati sono costosi e molto richiesti dalle grandi aziende. Le piccole imprese che intendono acquisire validi talenti Exchange si troveranno a pagare cifre elevate, ad assumere consulenti oppure a tentare di arrangiarsi con personale meno esperto – un potenziale disastro su un sistema così critico ed esposto pubblicamente. Oltre a gestire il sistema Exchange in sé, il personale dovrà occuparsi anche della gestione dell'implementazione e della manutenzione dei client Outlook che, pur non essendo complicata, aumenta comunque l'onere a carico del reparto IT rispetto ad altre soluzioni.

Ulteriori potenziali costi derivano dalla necessità di fornire tecnologie antivirus e antispam a supporto dell'installazione di Exchange. Sarebbe ingiusto menzionare le tecnologie AV e AS in relazione a Exchange senza sottolineare che qualsiasi sistema email in sede avrà assolutamente bisogno anche di queste tecnologie – questi costi non sono certo esclusivi di Exchange. Tuttavia, l'ecosistema che circonda Exchange ha una fortissima tendenza a incoraggiare l'uso di costosi strumenti commerciali di terze parti per soddisfare queste esigenze. Al di fuori di Exchange, le tecnologie AV e AS sono spesso incluse nei pacchetti email e non sono necessari ulteriori acquisti.

A contendersi l'attenzione nello spazio delle alternative a Exchange ci sono le proposte open source Zimbra e Scalix, oltre a diversi prodotti commerciali come Lotus Notes di IBM, Groupwise di Novell, Open-Xchange e MailServer di Kerio. Tra questi, Lotus Notes e Groupwise si rivolgono, principalmente, all'ambito delle grandi aziende, portando con sé il proprio insieme di funzionalità di collaborazione complesse e i relativi costi. Gli altri quattro, Zimbra, Scalix, Open-Xchange e Kerio MailServer, si concentrano principalmente sull'ambito delle piccole imprese e propongono soluzioni più snelle e più mirate che, con maggiore probabilità, corrisponderanno al profilo desiderato dalla maggioranza delle piccole imprese che intendono portare la propria soluzione email in sede.

Negli ultimi anni Zimbra in particolare ha fatto parlare di sé, con la sua avanzata interfaccia web, la cessione iniziale a Yahoo! e l'acquisizione assai recente da parte di VMWare. Zimbra ha guidato, almeno sui media, la carica dei fornitori alternativi intenzionati ad aprire il mercato dell'email in sede. Ciò che fa risaltare questi prodotti è il fatto che essi offrono la maggior parte delle funzionalità di livello enterprise di Exchange, comprese la gestione del calendario e altre importanti applicazioni aziendali, ma lo fanno gratuitamente o a prezzi molto competitivi e attraverso robuste interfacce web, eliminando la necessità di un fat client locale come Outlook (pur mantenendone l'opzione).

Zimbra e Scalix si distinguono davvero come candidati ideali per la maggioranza delle piccole imprese che intendono mantenere l'email in sede. Sia Zimbra sia Scalix offrono un'ampia gamma di funzionalità, una robusta interfaccia web basata su AJAX, un'ampia base di installazioni commerciali, un vasto supporto del settore e propongono l'opzione a pagamento del supporto completo da parte del fornitore. Ma il vantaggio maggiore per molte piccole imprese è che questi pacchetti sono disponibili in edizioni completamente gratuite, consentendo a una PMI con un budget limitato di affidarsi completamente al proprio reparto IT interno o al proprio fornitore IT per il supporto, anziché acquistare costose licenze di sistema email per utente.

Oltre a essere gratuiti in sé, Zimbra e Scalix offrono una gamma di scenari di implementazione, tra cui Red Hat Linux, e la sua alternativa gratuita CentOS Linux, nonché Suse Linux di Novell. Essendo disponibili su queste piattaforme, questi fornitori abbassano nuovamente il costo di implementazione delle loro soluzioni, poiché non è richiesta alcuna licenza di Windows Server per supportarle. Si tratta di un ampio potenziale risparmio sui costi rispetto a Exchange, ancora una volta perché Exchange richiede non una bensì almeno due licenze di Windows Server su cui essere eseguito. Linux porta inoltre alcuni vantaggi in termini di costo e prestazioni nell'ambito della virtualizzazione, con opzioni di virtualizzazione più numerose e più varie rispetto alla maggior parte delle altre piattaforme.

Esistono naturalmente delle riserve. Molte realtà sono diffidenti quando prendono in considerazione soluzioni non Microsoft. La carenza di tecnici Linux qualificati nell'ambito delle PMI è una preoccupazione concreta. Gli amministratori Windows abbondano ed è raro che una realtà debba addirittura cercarne uno, e ancor più che non riesca a trovarne uno in grado di supportare i propri sistemi. Sebbene gli amministratori Linux non si trovino dietro ogni angolo, sono ampiamente disponibili e tendono a essere in media, a mio parere, più qualificati – se non altro perché esiste un bacino di persone più ristretto e di livello più senior da cui attingere talenti. Ciò contribuisce a bilanciare l'equazione, rendendo il supporto Linux non così spaventoso come potrebbe sembrare alle piccole imprese, ma significa comunque che la maggior parte delle PMI dovrà rivolgersi a società di consulenza IT più esperte per ottenere assistenza – il che può comportare anche vantaggi sui costi nel lungo termine.

Molti utenti sono dipendenti dalle funzionalità e dalle interfacce di Exchange. Questo può essere un fattore significativo nella decisione di provare un prodotto alternativo. Una volta che i dipendenti si sono abituati ai loro flussi di lavoro e processi esistenti, modificarli sostituendo l'architettura del server email può risultare piuttosto destabilizzante. Exchange offre una gamma di funzionalità piuttosto ampia, e gli utenti che utilizzano quelle funzioni, non gestite dai prodotti concorrenti, difficilmente saranno contenti di perdere tali funzionalità, anche se sono disponibili delle alternative. Conoscere quindi la propria base di utenti e sapere quali funzionalità vengono effettivamente utilizzate è importante. Molte aziende non sfiorano nemmeno queste funzionalità e possono migrare con facilità.

Zimbra e Scalix portano naturalmente le proprie funzionalità. Una delle migliori è il sistema di messaggistica istantanea e di presenza integrato di Zimbra, realizzato utilizzando il protocollo standard XMPP. Inserire la messaggistica istantanea sicura direttamente nell'interfaccia email è un enorme punto a favore di Zimbra e un valore aggiunto significativo rispetto allo status quo.

Ovviamente il momento ideale per prendere in considerazione un prodotto email alternativo è proprio all'inizio, quando l'email viene implementata per la prima volta, oppure quando è già in corso una migrazione da un altro sistema. Ma anche le aziende con sistemi email esistenti possono ricercare vantaggi sui costi passando a un sistema meno oneroso, con risparmi recuperati su un periodo più lungo e con un maggiore impegno necessario per formare gli utenti.

Le piccole imprese dovrebbero considerare anzitutto prodotti come Zimbra e Scalix quale scelta de facto per i propri ambienti, mentre prodotti più pesanti e costosi come Microsoft Exchange dovrebbero essere considerati una scelta da “caso speciale”, che richiede un'attenta analisi dei costi e una giustificazione. Troppi reparti IT delle PMI scelgono la strada costosa senza essere tenuti a giustificare le proprie azioni. Se un maggior numero di piccole imprese fosse diligente nel monitorare la propria spesa IT, probabilmente individuerebbe molti ambiti in cui il proprio denaro non solo viene speso in modo piuttosto disinvolto, ma talvolta perfino per funzionalità che non possono affatto utilizzare e talvolta per sistemi che comportano anche numerosi costi di supporto nel lungo termine.