La messagerie électronique en interne pour les petites entreprises

Dans les petites entreprises, la principale préoccupation concernant la messagerie électronique est le coût. La messagerie électronique est un produit de base et, en particulier dans les structures plus modestes, le principal facteur de différenciation entre les produits et les fournisseurs de messagerie est le coût. Dans les grandes entreprises, des facteurs autres que le coût commencent à entrer en jeu de manière plus significative, tels que les services d'annuaire, l'intégration des systèmes, la messagerie push, la prise en charge étendue des clients, les outils de collaboration, la présence et bien d'autres.

Étonnamment, lorsque les petites entreprises décident d'internaliser leur messagerie électronique, elles semblent immédiatement se tourner vers Microsoft Exchange. Loin de moi l'idée de minimiser la place d'Exchange sur le marché. Exchange est un produit extrêmement robuste et riche en fonctionnalités qui a mérité sa réputation de serveur de collaboration et de messagerie incontournable pour les entreprises. Au cours de la dernière décennie, Exchange est apparemment sorti de nulle part pour dominer complètement le marché de la messagerie des grandes entreprises. Les gens supposent simplement que vous utilisez Exchange dans les entreprises du Fortune 500 et, pour l'essentiel, ils ont raison.

Les fonctionnalités pour lesquelles Exchange est le plus connu ne sont cependant pas des fonctionnalités souvent essentielles, ni même utiles, pour les petites entreprises. En réalité, le poids d'Exchange – nécessaire pour prendre en charge tant d'excellentes fonctionnalités destinées aux grandes entreprises – peut le rendre difficile à manier pour les petites entreprises – même pour celles disposant des ressources financières et technologiques pour le prendre en charge. Exchange met l'accent sur la collaboration et les communications internes au sein des équipes.

Exchange entraîne de nombreuses contraintes. La première étant le coût : l'achat initial, les licences et le support continu. Les coûts initiaux d'Exchange comprennent l'achat du serveur de messagerie Exchange ainsi que les licences nécessaires pour les serveurs Windows – oui, il s'agit de plusieurs serveurs – sur lesquels il fonctionne. (Oui, vous pouvez atténuer une partie de ce coût en achetant le Small Business Server de Microsoft, qui intègre ces composants ensemble, mais des coûts supplémentaires subsistent et la flexibilité est perdue.) Les coûts de licence d'Exchange comprennent les CAL Windows Server nécessaires et les CAL de messagerie Exchange pour chaque utilisateur, et dans certains cas des comptes utilisateurs fictifs, qui devront accéder au système. Le coût du support continu provient de la complexité supplémentaire découlant de l'ensemble complexe de fonctionnalités et de l'architecture de déploiement d'Exchange.

Le deuxième ensemble de contraintes d'Exchange provient de l'interface utilisateur, à savoir Outlook. Techniquement, Exchange ne nécessite aucune interface utilisateur supplémentaire, car Outlook Web Access, ou OWA, est inclus gratuitement et constitue une interface web très fonctionnelle pour la messagerie. Cela conviendrait si l'ensemble des fonctionnalités d'Exchange était exposé via OWA, mais ce n'est pas le cas, de sorte qu'il ne s'agit souvent que d'une solution de repli convenable pour les utilisateurs distants éloignés de leurs ordinateurs portables d'entreprise. Pour réellement bénéficier des avantages d'Exchange, une entreprise doit investir dans Microsoft Outlook, qui est une plateforme de messagerie et de collaboration très robuste et puissante, mais également coûteuse. Le coût par utilisateur d'Outlook peut être assez significatif lorsqu'il s'ajoute aux coûts par utilisateur déjà existants liés aux licences Exchange.

Le troisième ensemble de contraintes provient de la charge liée à la gestion d'une bête aussi complexe et puissante qu'Exchange. Exchange n'est pas un système simple et, lorsqu'il est sécurisé selon les meilleures pratiques, il s'étend sur plusieurs serveurs physiques et fonctionne selon plusieurs rôles. L'administration système d'Exchange est considérée comme une discipline à part entière au sein de l'informatique ou, à tout le moins, comme une spécialité de Windows Server. Les administrateurs Exchange qualifiés sont coûteux et très recherchés par les grandes entreprises. Les petites entreprises cherchant à recruter de bons talents Exchange devront soit payer le prix fort, soit faire appel à des consultants, soit tenter de se débrouiller avec un personnel moins expérimenté – une catastrophe potentielle sur un système aussi critique et exposé publiquement. Outre la gestion du système Exchange lui-même, le personnel devra également faire face à la gestion du déploiement et de la maintenance des clients Outlook qui, sans être compliquée, accroît la charge pesant sur le service informatique par rapport à d'autres solutions.

D'autres coûts potentiels découlent de la nécessité de fournir des technologies antivirus et anti-spam pour prendre en charge l'installation d'Exchange. Il serait injuste de mentionner les technologies AV et AS en lien avec Exchange sans souligner que tout système de messagerie interne aura absolument besoin de ces technologies également – ces coûts ne sont certainement pas propres à Exchange. Cependant, l'écosystème entourant Exchange a une très forte tendance à encourager l'utilisation d'outils tiers commerciaux coûteux pour répondre à ces besoins. En dehors d'Exchange, les technologies AV et AS sont souvent incluses dans les solutions de messagerie et aucun achat supplémentaire n'est nécessaire.

Se disputant l'attention dans le domaine des alternatives à Exchange, on trouve les solutions open source Zimbra et Scalix, ainsi que plusieurs produits commerciaux tels que Lotus Notes d'IBM, Groupwise de Novell, Open-Xchange et le MailServer de Kerio. Parmi ceux-ci, Lotus Notes et Groupwise ciblent principalement le segment des grandes entreprises, apportant leur propre ensemble de fonctionnalités de collaboration complexes et leur propre coût. Les quatre autres, Zimbra, Scalix, Open-Xchange et Kerio MailServer, se concentrent principalement sur le segment des petites entreprises et proposent des solutions plus légères et plus ciblées qui correspondront plus probablement au profil souhaité par la majorité des petites entreprises cherchant à internaliser leur solution de messagerie.

Au cours des dernières années, Zimbra en particulier a fait parler de lui avec son interface web avancée, sa vente précoce à Yahoo! et son acquisition toute récente par VMWare. Zimbra a mené, du moins dans les médias, la charge des fournisseurs alternatifs cherchant à ouvrir le marché de la messagerie interne. Ce qui distingue ces produits, c'est qu'ils offrent l'essentiel des fonctionnalités de niveau entreprise d'Exchange, y compris la gestion des calendriers et d'autres applications professionnelles importantes, mais le font soit gratuitement, soit à des prix très compétitifs, et via des interfaces web robustes, supprimant ainsi le besoin d'un client lourd local comme Outlook (tout en conservant cette option).

Zimbra et Scalix se distinguent véritablement comme des candidats idéaux pour la majorité des petites entreprises cherchant à conserver leur messagerie en interne. Zimbra et Scalix offrent tous deux un large éventail de fonctionnalités, une interface web robuste basée sur AJAX, une vaste base d'installations commerciales, un large support du secteur, et proposent l'option payante d'un support complet de l'éditeur. Mais le plus grand avantage pour de nombreuses petites entreprises est que ces solutions sont disponibles dans des éditions entièrement gratuites, permettant à une PME disposant d'un budget limité de s'appuyer entièrement sur son service informatique interne ou son prestataire informatique pour le support, plutôt que d'acheter des licences de système de messagerie coûteuses par utilisateur.

En plus d'être eux-mêmes gratuits, Zimbra et Scalix offrent une gamme de scénarios de déploiement, notamment Red Hat Linux et son alternative gratuite CentOS Linux, ainsi que Suse Linux de Novell. En étant disponibles sur ces plateformes, ces fournisseurs réduisent une fois de plus le coût de déploiement de leurs solutions, car aucune licence Windows Server n'est requise pour les prendre en charge. Il s'agit là encore d'une importante économie de coûts potentielle par rapport à Exchange, car Exchange nécessite non pas une, mais au moins deux licences Windows Server sur lesquelles s'exécuter. Linux apporte également certains avantages en termes de coût et de performance dans le domaine de la virtualisation, avec des options de virtualisation de plus en plus nombreuses et variées par rapport à la plupart des autres plateformes.

Des réserves existent, bien entendu. De nombreuses structures sont méfiantes lorsqu'elles examinent des solutions non Microsoft. Le manque de techniciens Linux qualifiés dans le segment des PME constitue une réelle préoccupation. Les administrateurs Windows sont abondants et il est rare qu'une structure ait ne serait-ce qu'à en chercher un, et encore moins qu'elle échoue à en trouver un capable de prendre en charge ses systèmes. Bien que les administrateurs Linux ne courent pas les rues, ils sont largement disponibles et ont tendance à être en moyenne, à mon avis, plus compétents – ne serait-ce que parce qu'il existe un vivier de personnes plus restreint et plus expérimenté dans lequel puiser les talents. Cela contribue à équilibrer l'équation, rendant le support Linux bien moins effrayant qu'il ne pourrait le paraître pour les petites entreprises, mais cela signifie que la plupart des PME devront se tourner vers des cabinets de conseil informatique plus expérimentés pour les assister – ce qui peut également apporter des avantages financiers à long terme.

De nombreux utilisateurs sont accros aux fonctionnalités et aux interfaces d'Exchange. Cela peut constituer un facteur déterminant dans la décision d'essayer un produit alternatif. Une fois que les employés se sont habitués à leurs flux de travail et processus existants, les modifier en remplaçant l'architecture de leur serveur de messagerie peut s'avérer assez perturbant. Exchange offre une gamme assez étendue de fonctionnalités, et les utilisateurs qui se servent de ces fonctions, non prises en charge par les produits concurrents, ne seront probablement pas satisfaits de perdre ces fonctionnalités, même s'il existe des alternatives disponibles. Il est donc important de connaître votre base d'utilisateurs et de savoir quelles fonctionnalités sont utilisées. De nombreuses entreprises ne touchent jamais à ces fonctionnalités et peuvent migrer facilement.

Zimbra et Scalix apportent leurs propres fonctionnalités, bien entendu. L'une des meilleures étant le système de messagerie instantanée et de présence intégré de Zimbra, conçu à l'aide du protocole standard XMPP. Intégrer une messagerie instantanée sécurisée directement dans l'interface de messagerie est un atout majeur pour Zimbra et une valeur ajoutée significative par rapport au statu quo.

Le moment idéal pour envisager un produit de messagerie alternatif est évidemment tout au début, lorsque la messagerie est déployée pour la première fois, ou lorsqu'une migration depuis un autre système est déjà en cours. Mais même les entreprises disposant de systèmes de messagerie existants peuvent rechercher des avantages financiers en migrant vers un système moins coûteux, les économies étant récupérées sur une plus longue période et davantage de travail étant nécessaire pour former les utilisateurs.

Les petites entreprises devraient se tourner en priorité vers des produits comme Zimbra et Scalix comme choix de facto pour leurs environnements, et des produits plus lourds et plus coûteux comme Microsoft Exchange devraient être considérés comme un choix « particulier » nécessitant une analyse de coûts et une justification rigoureuses. Bien trop de services informatiques de PME choisissent la voie coûteuse sans être tenus de justifier leurs actions. Si davantage de petites entreprises faisaient preuve de diligence dans le suivi de leurs dépenses informatiques, elles découvriraient probablement de nombreux endroits où leur argent est non seulement dépensé de manière quelque peu généreuse, mais parfois même pour des fonctionnalités qu'elles ne peuvent absolument pas utiliser, et parfois sur des systèmes qui entraînent également de nombreux coûts de support à long terme.