Correo electrónico interno para pequeñas empresas

En las pequeñas empresas, la principal preocupación con el correo electrónico es el costo. El correo electrónico es un producto básico y, especialmente en las empresas más pequeñas, el mayor factor diferenciador entre los productos y proveedores de correo electrónico es el costo. En las empresas más grandes, factores más allá del costo comienzan a cobrar mayor relevancia, como los servicios de directorio, la integración de sistemas, el correo push, el soporte extendido de clientes, las herramientas de colaboración, la presencia y más.

Sorprendentemente, cuando las pequeñas empresas deciden trasladar su correo electrónico a un entorno interno, parecen recurrir de inmediato a Microsoft Exchange. Ahora bien, no quiero menospreciar el lugar de Exchange en el mercado. Exchange es un producto extremadamente robusto y rico en funciones que se ha ganado su reputación como el servidor de mensajería y colaboración empresarial de referencia. En la última década, Exchange surgió aparentemente de la nada para dominar por completo el mercado del correo electrónico de las grandes empresas. La gente simplemente da por sentado que en las Fortune 500 se utiliza Exchange y, en su mayor parte, están en lo cierto.

Sin embargo, las funciones por las que Exchange es más conocido no suelen ser funciones críticas, ni siquiera útiles, para las pequeñas empresas. En realidad, el peso de Exchange – necesario para soportar tantas excelentes funciones propias de las grandes empresas – puede volverlo difícil de manejar para las pequeñas empresas – incluso para aquellas empresas que cuentan con los recursos financieros y tecnológicos para soportarlo. Exchange se centra en la colaboración y las comunicaciones internas de equipo.

Exchange trae consigo muchas cargas. La primera es el costo: la compra inicial, el licenciamiento y el soporte continuo. Los costos iniciales de Exchange incluyen la compra del servidor de correo Exchange más las licencias necesarias para los servidores Windows – sí, son múltiples servidores – sobre los que se ejecuta. (Sí, puede mitigar parte de este costo adquiriendo el Small Business Server de Microsoft, que integra estos componentes, pero quedan costos adicionales y se pierde flexibilidad.) Los costos de licenciamiento de Exchange incluyen las CAL de Windows Server necesarias y las CAL de Exchange Email para cada usuario, y en algunos casos cuentas de usuario ficticias, que necesitarán acceder al sistema. El costo de soporte continuo proviene de la complejidad adicional derivada del complejo conjunto de funciones y la arquitectura de implementación de Exchange.

El segundo conjunto de cargas de Exchange proviene de la interfaz de usuario, concretamente Outlook. Ahora bien, técnicamente Exchange no requiere ninguna interfaz de usuario adicional, ya que Outlook Web Access, u OWA, se incluye de forma gratuita y es una interfaz web para correo electrónico muy funcional. Esto estaría bien si toda la funcionalidad de Exchange estuviera expuesta a través de OWA, pero no es el caso, por lo que a menudo no es más que una solución de respaldo decente para usuarios remotos que están lejos de sus portátiles corporativos. Para realmente lograr los beneficios de Exchange, una empresa necesita invertir en Microsoft Outlook, que es una plataforma de correo electrónico y colaboración muy robusta y potente, pero también costosa. El costo por usuario de Outlook puede ser bastante significativo cuando se suma a los costos por usuario ya existentes del licenciamiento de Exchange.

El tercer conjunto de cargas proviene de la sobrecarga de gestionar una bestia tan compleja y potente como Exchange. Exchange no es un sistema sencillo y, cuando se asegura conforme a las mejores prácticas, abarca múltiples servidores físicos y opera en múltiples roles. La administración de sistemas Exchange se considera una disciplina propia dentro de TI o, al menos, una especialidad de Windows Server. Los administradores de Exchange cualificados son costosos y muy demandados por las grandes empresas. Las pequeñas empresas que busquen contratar buen talento en Exchange terminarán pagando precios elevados, contratando consultores o intentando arreglárselas con personal menos experimentado – un posible desastre en un sistema tan crítico y expuesto públicamente. Además de gestionar el propio sistema Exchange, el personal también tendrá que lidiar con la gestión de la implementación y el mantenimiento de los clientes Outlook que, si bien no son complicados, sí aumentan la carga sobre el departamento de TI en comparación con otras soluciones.

Más costos potenciales provienen de la necesidad de proporcionar tecnologías antivirus y antispam para soportar la instalación de Exchange. Sería injusto mencionar las tecnologías AV y AS en relación con Exchange sin señalar que cualquier sistema de correo electrónico interno necesitará absolutamente también estas tecnologías – estos costos ciertamente no son exclusivos de Exchange. Sin embargo, el ecosistema que rodea a Exchange tiene una tendencia muy marcada a fomentar el uso de costosas herramientas comerciales de terceros para cubrir estas necesidades. Fuera de Exchange, las tecnologías AV y AS suelen incluirse con los paquetes de correo electrónico y no se necesitan más compras.

Compitiendo por la atención en el espacio de las alternativas a Exchange se encuentran las opciones de código abierto Zimbra y Scalix, así como varios productos comerciales como Lotus Notes de IBM, Groupwise de Novell, Open-Xchange y MailServer de Kerio. De estos, Lotus Notes y Groupwise apuntan, principalmente, al ámbito de las grandes empresas, aportando su propio conjunto de funcionalidad de colaboración compleja y de costos. Los otros cuatro, Zimbra, Scalix, Open-Xchange y Kerio MailServer, se centran principalmente en el ámbito de la pequeña empresa y aportan soluciones más livianas y más enfocadas que probablemente se ajustarán mejor al perfil deseado por la mayoría de las pequeñas empresas que buscan trasladar su solución de correo electrónico a un entorno interno.

Durante los últimos años, Zimbra en especial ha estado en las noticias con su avanzada interfaz web y su temprana venta a Yahoo! y su muy reciente adquisición por VMWare. Zimbra ha liderado, al menos en los medios, la ofensiva de los proveedores alternativos que buscan abrir el mercado del correo electrónico interno. Lo que hace que estos productos destaquen es que ofrecen la mayor parte de las funciones de nivel empresarial de Exchange, incluyendo el calendario y otras importantes aplicaciones corporativas, pero lo hacen ya sea de forma gratuita o a precios muy competitivos y a través de robustas interfaces web, eliminando la necesidad de un cliente local pesado como Outlook (aunque manteniendo la opción.)

Zimbra y Scalix realmente destacan como candidatos ideales para la mayoría de las pequeñas empresas que buscan mantener su correo electrónico en un entorno interno. Tanto Zimbra como Scalix ofrecen una amplia gama de funcionalidad, una robusta interfaz web basada en AJAX, grandes bases de instalaciones comerciales, un amplio soporte de la industria y ofrecen la opción de pago de soporte completo del proveedor. Pero el mayor beneficio para muchas pequeñas empresas es que estos paquetes están disponibles en ediciones completamente gratuitas, lo que permite a una pyme con presupuesto limitado depender por completo de su departamento de TI interno o de su proveedor de TI para el soporte, en lugar de comprar costosas licencias de sistema de correo electrónico por usuario.

Además de ser gratuitos en sí mismos, Zimbra y Scalix ofrecen una variedad de escenarios de implementación, incluyendo Red Hat Linux, y su alternativa gratuita CentOS Linux, así como Suse Linux de Novell. Al estar disponibles en estas plataformas, estos proveedores reducen nuevamente el costo de implementar sus soluciones, ya que no se requiere ninguna licencia de Windows Server para soportarlas. Esto supone un gran ahorro de costos potencial frente a Exchange, nuevamente, ya que Exchange requiere no una, sino al menos dos licencias de Windows Server sobre las que ejecutarse. Linux también aporta algunas ventajas de costo y rendimiento en el ámbito de la virtualización, con opciones de virtualización cada vez más numerosas y variadas en comparación con la mayoría de las demás plataformas.

Existen salvedades, por supuesto. Muchas empresas son recelosas a la hora de considerar soluciones que no sean de Microsoft. La falta de técnicos especializados en Linux en el ámbito de las pymes es una preocupación real. Los administradores de Windows abundan, y es una empresa poco común la que necesitaría siquiera buscar uno, y menos aún no encontrar uno capaz de soportar sus sistemas. Si bien los administradores de Linux no se encuentran a la vuelta de la esquina, están ampliamente disponibles y tienden a ser, en promedio, en mi opinión, más capacitados – aunque solo sea porque existe una reserva de personas más reducida y más experimentada de la cual extraer talento. Esto ayuda a equilibrar la ecuación, haciendo que el soporte de Linux no sea ni de lejos tan aterrador como podría parecer para las pequeñas empresas, pero sí significa que la mayoría de las pymes tendrán que recurrir a firmas de consultoría de TI más experimentadas para que las asistan – lo que también puede aportar beneficios de costos a largo plazo.

Muchos usuarios son adictos a la funcionalidad y a las interfaces de Exchange. Esto puede ser un factor significativo a la hora de decidir probar un producto alternativo. Una vez que los trabajadores se han acostumbrado a sus flujos de trabajo y procesos existentes, cambiarlos reemplazando la arquitectura de su servidor de correo electrónico puede resultar bastante disruptivo. Exchange ofrece una gama bastante amplia de funcionalidad, y los usuarios que utilizan esas funciones, no contempladas por los productos de la competencia, probablemente no estarán contentos de perder esas funciones, incluso si existen alternativas disponibles. Por eso es importante conocer su base de usuarios y qué funciones se están utilizando. Muchas empresas nunca tocan estas funciones y pueden migrar con facilidad.

Zimbra y Scalix aportan sus propias funciones, por supuesto. Una de las mejores es el sistema de mensajería instantánea y el sistema de presencia integrados de Zimbra, construidos utilizando el protocolo estándar XMPP. Incorporar mensajería instantánea segura directamente en la interfaz de correo electrónico es una enorme ventaja para Zimbra y un valor añadido significativo sobre el statu quo.

Obviamente, el momento ideal para considerar un producto de correo electrónico alternativo es justo al principio, cuando el correo electrónico se está implementando por primera vez, o cuando ya está en marcha una migración desde otro sistema. Pero incluso las empresas con sistemas de correo electrónico existentes pueden buscar beneficios de costos migrando a un sistema menos costoso, recuperando el ahorro a lo largo de un período más prolongado y con más trabajo necesario para capacitar a los usuarios.

Las pequeñas empresas deberían considerar en primer lugar productos como Zimbra y Scalix como la opción de facto para sus entornos, y los productos más pesados y costosos como Microsoft Exchange deberían considerarse una opción de “caso especial” que requiere un análisis de costos y una justificación cuidadosos. Demasiados departamentos de TI de pymes están eligiendo la vía costosa sin que se les exija justificar sus decisiones. Si más pequeñas empresas fueran diligentes en el monitoreo de su gasto en TI, probablemente encontrarían muchos lugares donde su dinero no solo se está gastando de forma algo liberal, sino a veces incluso en funciones que no pueden utilizar en absoluto, y a veces en sistemas que conllevan también numerosos costos de soporte a largo plazo.