E-Mail im eigenen Haus für kleine Unternehmen

In kleinen Unternehmen ist das Hauptanliegen bei E-Mail die Kostenfrage. E-Mail ist ein Allgemeingut, und gerade in kleineren Betrieben ist der größte Unterscheidungsfaktor zwischen E-Mail-Produkten und Anbietern der Preis. In größeren Unternehmen gewinnen Faktoren jenseits der Kosten stärker an Bedeutung, etwa Verzeichnisdienste, Systemintegration, Push-E-Mail, erweiterter Client-Support, Werkzeuge zur Zusammenarbeit, Präsenz und mehr.

Überraschenderweise scheinen sich kleine Unternehmen, wenn sie sich entscheiden, ihre E-Mail ins eigene Haus zu holen, sofort Microsoft Exchange zuzuwenden. Nun möchte ich Exchanges Stellung im Markt nicht schmälern. Exchange ist ein äußerst robustes und funktionsreiches Produkt, das sich seinen Ruf als bevorzugter Server für Zusammenarbeit und Nachrichtenaustausch im Unternehmensumfeld verdient hat. Im letzten Jahrzehnt kam Exchange scheinbar aus dem Nichts, um den E-Mail-Markt für große Unternehmen vollständig zu dominieren. Die Menschen gehen einfach davon aus, dass man in den Fortune 500 Exchange betreibt, und größtenteils haben sie damit recht.

Die Funktionen, für die Exchange am bekanntesten ist, sind jedoch für kleine Unternehmen oft nicht entscheidend oder gar nützlich. Tatsächlich kann das Gewicht von Exchange – notwendig, um so viele großartige Funktionen für Großunternehmen zu unterstützen – es für kleine Unternehmen unhandlich machen – selbst für jene Unternehmen, die über die finanziellen und technologischen Ressourcen verfügen, um es zu betreiben. Exchange konzentriert sich auf Zusammenarbeit und interne Teamkommunikation.

Exchange bringt viele Bürden mit sich. Die erste sind die Kosten: die anfängliche Anschaffung, die Lizenzierung und der fortlaufende Support. Zu den Anschaffungskosten von Exchange gehören der Kauf des Exchange-E-Mail-Servers zuzüglich der Lizenzen, die für die Windows Server – ja, das sind mehrere Server – erforderlich sind, auf denen er läuft. (Ja, Sie können einen Teil dieser Kosten abmildern, indem Sie Microsofts Small Business Server erwerben, der diese Komponenten miteinander integriert, doch es bleiben zusätzliche Kosten bestehen und Flexibilität geht verloren.) Zu den Lizenzkosten für Exchange gehören die erforderlichen Windows-Server-CALs und Exchange-E-Mail-CALs für jeden Benutzer – und in manchen Fällen für fiktive Benutzerkonten –, der auf das System zugreifen muss. Die fortlaufenden Supportkosten ergeben sich aus der zusätzlichen Komplexität, die aus Exchanges komplexem Funktionsumfang und seiner Bereitstellungsarchitektur erwächst.

Die zweite Reihe von Bürden bei Exchange ergibt sich aus der Benutzeroberfläche, namentlich Outlook. Nun erfordert Exchange technisch gesehen keine zusätzliche Benutzeroberfläche, da Outlook Web Access, oder OWA, kostenlos enthalten ist und eine sehr funktionale Weboberfläche für E-Mail darstellt. Dies wäre in Ordnung, wenn die gesamte Funktionalität von Exchange über OWA zugänglich wäre, doch dies ist nicht der Fall, sodass dies oft nicht mehr als eine ordentliche Ausweichlösung für mobile Benutzer ist, die fern von ihren Firmenlaptops sind. Um die Vorteile von Exchange wirklich zu nutzen, muss ein Unternehmen in Microsoft Outlook investieren, eine sehr robuste und leistungsstarke Plattform für E-Mail und Zusammenarbeit, aber auch eine teure. Die Kosten pro Benutzer für Outlook können recht erheblich sein, wenn sie zu den bereits bestehenden Kosten pro Benutzer aus der Exchange-Lizenzierung hinzukommen.

Die dritte Reihe von Bürden ergibt sich aus dem Aufwand für die Verwaltung eines so komplexen und mächtigen Ungetüms wie Exchange. Exchange ist kein einfaches System und erstreckt sich, wenn es gemäß bewährten Verfahren abgesichert wird, über mehrere physische Server und arbeitet in mehreren Rollen. Die Systemadministration von Exchange gilt als eine eigene Disziplin innerhalb der IT oder zumindest als eine Windows-Server-Spezialisierung. Qualifizierte Exchange-Administratoren sind kostspielig und bei Großunternehmen gefragt. Kleine Unternehmen, die gute Exchange-Fachkräfte gewinnen möchten, werden entweder Spitzengehälter zahlen, Berater engagieren oder versuchen, mit weniger erfahrenem Personal auszukommen – eine potenzielle Katastrophe bei einem derart kritischen und öffentlich exponierten System. Zusätzlich zur Verwaltung des Exchange-Systems selbst muss sich das Personal auch mit der Verwaltung der Bereitstellung und Wartung der Outlook-Clients auseinandersetzen, was zwar nicht kompliziert ist, aber die Belastung der IT-Abteilung im Vergleich zu anderen Lösungen erhöht.

Weitere potenzielle Kosten ergeben sich aus der Notwendigkeit, Antiviren- und Antispam-Technologien zur Unterstützung der Exchange-Installation bereitzustellen. Es wäre unfair, AV- und AS-Technologien im Zusammenhang mit Exchange zu erwähnen, ohne darauf hinzuweisen, dass jedes hausinterne E-Mail-System diese Technologien ebenfalls unbedingt benötigt – diese Kosten sind keineswegs Exchange-spezifisch. Allerdings hat das Ökosystem rund um Exchange eine sehr starke Tendenz, den Einsatz teurer, kommerzieller Drittanbieter-Werkzeuge zur Erfüllung dieser Anforderungen zu fördern. Außerhalb von Exchange sind AV- und AS-Technologien oft in den E-Mail-Paketen enthalten und es sind keine weiteren Anschaffungen erforderlich.

Um Aufmerksamkeit im Bereich der Exchange-Alternativen buhlen die quelloffenen Vertreter Zimbra und Scalix sowie mehrere kommerzielle Produkte wie IBMs Lotus Notes, Novells Groupwise, Open-Xchange und Kerios MailServer. Von diesen zielen Lotus Notes und Groupwise in erster Linie auf den Bereich der Großunternehmen ab und bringen ihren eigenen Satz komplexer Funktionalität für die Zusammenarbeit und entsprechende Kosten mit. Die anderen vier – Zimbra, Scalix, Open-Xchange und Kerio MailServer – konzentrieren sich vorrangig auf den Bereich der kleinen Unternehmen und bringen schlankere, gezieltere Lösungen mit, die eher dem Profil entsprechen dürften, das sich die Mehrheit kleiner Unternehmen wünscht, die ihre E-Mail-Lösung ins eigene Haus holen möchten.

In den letzten Jahren war insbesondere Zimbra mit seiner fortschrittlichen Weboberfläche, dem frühen Verkauf an Yahoo! und der erst kürzlich erfolgten Übernahme durch VMWare in den Schlagzeilen. Zimbra hat, zumindest in den Medien, den Vorstoß der alternativen Anbieter angeführt, die den Markt für hausinterne E-Mail öffnen wollen. Was diese Produkte auszeichnet, ist, dass sie den Großteil der Funktionen von Exchange auf Unternehmensniveau liefern, einschließlich Kalenderverwaltung und anderer wichtiger Unternehmensanwendungen, dies jedoch entweder kostenlos oder zu sehr wettbewerbsfähigen Preisen und über robuste Weboberflächen tun, wodurch die Notwendigkeit eines lokalen Fat Clients wie Outlook entfällt (während die Option dazu jedoch erhalten bleibt).

Zimbra und Scalix heben sich wahrhaft als ideale Kandidaten für die Mehrheit der kleinen Unternehmen hervor, die ihre E-Mail im eigenen Haus halten möchten. Sowohl Zimbra als auch Scalix bieten ein breites Spektrum an Funktionalität, eine robuste AJAX-basierte Weboberfläche, eine große kommerzielle Installationsbasis, breite Branchenunterstützung und bieten die kostenpflichtige Option vollständigen Herstellersupports. Doch der größte Vorteil für viele kleine Unternehmen besteht darin, dass diese Pakete in vollständig kostenlosen Editionen verfügbar sind, was es einem KMU mit begrenztem Budget ermöglicht, für den Support vollständig auf seine interne IT-Abteilung oder seinen IT-Dienstleister zu setzen, anstatt teure E-Mail-Systemlizenzen pro Benutzer zu kaufen.

Zusätzlich dazu, dass sie selbst kostenlos sind, bieten Zimbra und Scalix eine Reihe von Bereitstellungsszenarien an, darunter Red Hat Linux und dessen kostenlose Alternative CentOS Linux sowie Novells Suse Linux. Indem sie auf diesen Plattformen verfügbar sind, senken diese Anbieter erneut die Kosten für die Bereitstellung ihrer Lösungen, da keine Windows-Server-Lizenz erforderlich ist, um sie zu betreiben. Dies stellt erneut eine große potenzielle Kosteneinsparung gegenüber Exchange dar, da Exchange nicht eine, sondern mindestens zwei Windows-Server-Lizenzen benötigt, auf denen es laufen kann. Linux bringt im Bereich der Virtualisierung außerdem einige Kosten- und Leistungsvorteile mit sich, mit mehr und vielfältigeren Virtualisierungsoptionen im Vergleich zu den meisten anderen Plattformen.

Natürlich gibt es Vorbehalte. Viele Betriebe sind skeptisch, wenn sie sich Lösungen außerhalb von Microsoft ansehen. Ein Mangel an versierten Linux-Technikern im KMU-Bereich ist ein echtes Anliegen. Windows-Administratoren gibt es im Überfluss, und es ist ein seltener Betrieb, der überhaupt einen suchen müsste, geschweige denn keinen finden würde, der in der Lage wäre, seine Systeme zu betreuen. Auch wenn Linux-Administratoren nicht gerade an jeder Ecke zu finden sind, sind sie weithin verfügbar und tendenziell im Durchschnitt, meiner Meinung nach, kompetenter – und sei es nur, weil es einen kleineren, erfahreneren Pool an Personen gibt, aus dem man Talente schöpfen kann. Dies hilft, die Gleichung auszubalancieren und macht den Linux-Support keineswegs so beängstigend, wie es für kleine Unternehmen den Anschein haben mag, doch es bedeutet, dass die meisten KMU sich an erfahrenere IT-Beratungsunternehmen wenden müssen, um Unterstützung zu erhalten – was ebenfalls langfristige Kostenvorteile mit sich bringen kann.

Viele Benutzer sind an die Funktionalität und die Oberflächen von Exchange gewöhnt. Dies kann ein bedeutender Faktor bei der Entscheidung sein, ein alternatives Produkt auszuprobieren. Sobald sich Mitarbeiter an ihre bestehenden Arbeitsabläufe und Prozesse gewöhnt haben, kann deren Veränderung durch den Austausch der E-Mail-Serverarchitektur recht störend sein. Exchange bietet ein recht umfangreiches Spektrum an Funktionalität, und Benutzer, die jene Funktionen nutzen, die von konkurrierenden Produkten nicht abgedeckt werden, werden wahrscheinlich nicht erfreut sein, diese Funktionen zu verlieren, selbst wenn Alternativen verfügbar sind. Daher ist es wichtig, seine Benutzerbasis zu kennen und zu wissen, welche Funktionen genutzt werden. Viele Unternehmen rühren diese Funktionen nie an und können problemlos migrieren.

Zimbra und Scalix bringen natürlich ihre eigenen Funktionen mit. Eine der besten ist Zimbras integriertes Instant-Messaging-System und Präsenzsystem, das mithilfe des Standardprotokolls XMPP aufgebaut ist. Sicheres Instant Messaging direkt in die E-Mail-Oberfläche zu integrieren, ist ein großer Gewinn für Zimbra und ein bedeutender Mehrwert gegenüber dem Status quo.

Offensichtlich ist der ideale Zeitpunkt, um ein alternatives E-Mail-Produkt in Betracht zu ziehen, ganz zu Beginn, wenn E-Mail erstmals bereitgestellt wird oder wenn eine Migration von einem anderen System bereits im Gange ist. Doch selbst Unternehmen mit bestehenden E-Mail-Systemen können Kostenvorteile erzielen, indem sie zu einem kostengünstigeren System wechseln, wobei sich die Einsparungen über einen längeren Zeitraum amortisieren und mehr Aufwand für die Schulung der Benutzer erforderlich ist.

Kleine Unternehmen sollten Produkte wie Zimbra und Scalix als die de facto bevorzugte Wahl für ihre Umgebungen ansehen, und schwerfälligere, teurere Produkte wie Microsoft Exchange sollten als “Sonderfall” betrachtet werden, der eine sorgfältige Kostenanalyse und Begründung erfordert. Viel zu viele IT-Abteilungen von KMU wählen den teuren Weg, ohne ihr Vorgehen rechtfertigen zu müssen. Wären mehr kleine Unternehmen gewissenhaft bei der Überwachung ihrer IT-Ausgaben, würden sie wahrscheinlich viele Stellen finden, an denen ihr Geld nicht nur etwas großzügig ausgegeben wird, sondern manchmal sogar für Funktionen, die sie überhaupt nicht nutzen können, und manchmal für Systeme, die zudem viele langfristige Supportkosten mit sich bringen.