E-mail in eigen beheer voor kleine bedrijven

Bij kleine bedrijven is de voornaamste zorg met betrekking tot e-mail de kosten. E-mail is een commodity en met name bij kleinere bedrijven is de grootste onderscheidende factor tussen e-mailproducten en leveranciers de kosten. Bij grotere bedrijven gaan factoren naast kosten een belangrijkere rol spelen, zoals directoryservices, systeemintegratie, push-e-mail, uitgebreide clientondersteuning, samenwerkingstools, aanwezigheidsfunctionaliteit en meer.

Verrassend genoeg lijken kleine bedrijven, wanneer zij besluiten hun e-mail in eigen beheer te nemen, zich onmiddellijk tot Microsoft Exchange te wenden. Nu wil ik de plaats van Exchange in de markt niet kleineren. Exchange is een uiterst robuust en functierijk product dat zijn reputatie als dé enterprise-samenwerkings- en messagingserver heeft verdiend. In het afgelopen decennium kwam Exchange schijnbaar uit het niets om de e-mailmarkt voor grote bedrijven volledig te domineren. Mensen gaan er eenvoudigweg van uit dat je in de Fortune 500 Exchange draait, en voor het grootste deel hebben ze gelijk.

De functies waar Exchange het meest om bekend staat, zijn echter geen functies die voor kleine bedrijven vaak essentieel of zelfs maar nuttig zijn. In werkelijkheid kan het gewicht van Exchange – noodzakelijk om zoveel geweldige functies voor grote bedrijven te ondersteunen – het onhandelbaar maken voor kleine bedrijven – zelfs voor die bedrijven die over de financiële en technologische middelen beschikken om het te ondersteunen. Exchange richt zich op samenwerking en interne teamcommunicatie.

Exchange brengt veel lasten met zich mee. De eerste daarvan zijn de kosten: de initiële aanschaf, licentiëring en doorlopende ondersteuning. De initiële kosten van Exchange omvatten de aanschaf van de Exchange-e-mailserver plus de benodigde licenties voor de Windows Servers – ja, dat zijn meerdere servers – waarop het draait. (Ja, je kunt een deel van deze kosten beperken door Microsofts Small Business Server aan te schaffen, dat deze componenten samenvoegt, maar er blijven extra kosten bestaan en de flexibiliteit gaat verloren.) De licentiekosten voor Exchange omvatten de benodigde Windows Server-CAL's en Exchange-e-mail-CAL's voor elke gebruiker, en in sommige gevallen fictieve gebruikersaccounts, die toegang tot het systeem nodig hebben. De kosten voor doorlopende ondersteuning komen voort uit de extra complexiteit die voortvloeit uit het complexe functiepakket en de implementatiearchitectuur van Exchange.

De tweede reeks lasten met Exchange komt voort uit de gebruikersinterface, te weten Outlook. Technisch gezien vereist Exchange geen aanvullende gebruikersinterface, aangezien Outlook Web Access, ofwel OWA, gratis is inbegrepen en een zeer functionele webinterface voor e-mail is. Dit zou prima zijn als alle functionaliteit van Exchange via OWA beschikbaar was, maar dat is niet het geval, dus dit is vaak niets meer dan een fatsoenlijke noodoplossing voor externe gebruikers die niet bij hun bedrijfslaptops zijn. Om de voordelen van Exchange werkelijk te benutten moet een bedrijf investeren in Microsoft Outlook, dat een zeer robuust en krachtig e-mail- en samenwerkingsplatform is, maar ook een duur platform. De kosten van Outlook per gebruiker kunnen behoorlijk aanzienlijk zijn wanneer ze worden opgeteld bij de kosten per gebruiker die al bestaan vanuit de Exchange-licentiëring.

De derde reeks lasten komt voort uit de overhead van het beheren van een zo complex en krachtig beest als Exchange. Exchange is geen eenvoudig systeem en omvat, wanneer het volgens best practices is beveiligd, meerdere fysieke servers en functioneert in meerdere rollen. Exchange-systeembeheer wordt beschouwd als een eigen discipline binnen IT, of op zijn minst als een Windows Server-specialisatie. Gekwalificeerde Exchange-beheerders zijn duur en zeer gewild bij grote bedrijven. Kleine bedrijven die goed Exchange-talent willen aantrekken, zullen ofwel een topbedrag betalen, consultants inhuren of proberen het te redden met minder ervaren personeel – een potentiële ramp op zo'n cruciaal en publiekelijk blootgesteld systeem. Naast het beheren van het Exchange-systeem zelf zal het personeel ook moeten omgaan met het beheren van de implementatie en het onderhoud van de Outlook-clients, wat, hoewel niet ingewikkeld, de last voor de IT-afdeling wel verhoogt in vergelijking met andere oplossingen.

Meer potentiële kosten komen voort uit de noodzaak om antivirustechnologieën en antispamtechnologieën te leveren ter ondersteuning van de Exchange-installatie. Het zou oneerlijk zijn om AV- en AS-technologieën in verband met Exchange te noemen zonder erop te wijzen dat elk e-mailsysteem in eigen beheer deze technologieën absoluut ook nodig zal hebben – deze kosten zijn zeker niet uniek voor Exchange. Het ecosysteem rondom Exchange heeft echter een zeer sterke neiging om het gebruik van dure, commerciële tools van derden te stimuleren om aan deze behoeften te voldoen. Buiten Exchange zijn AV- en AS-technologieën vaak inbegrepen bij de e-mailpakketten en zijn er geen verdere aankopen nodig.

In de markt voor Exchange-alternatieven dingen de opensource-inzendingen Zimbra en Scalix mee, evenals diverse commerciële producten zoals IBM's Lotus Notes, Novells Groupwise, Open-Xchange en Kerio's MailServer. Van deze richten Lotus Notes en Groupwise zich voornamelijk op het segment van grote bedrijven en brengen hun eigen reeks complexe samenwerkingsfunctionaliteit en kosten met zich mee. De andere vier, Zimbra, Scalix, Open-Xchange en Kerio MailServer, richten zich voornamelijk op het segment van kleine bedrijven en bieden slankere, gerichtere oplossingen die waarschijnlijk beter passen bij het gewenste profiel van een meerderheid van de kleine bedrijven die hun e-mailoplossing in eigen beheer willen nemen.

In de afgelopen jaren is met name Zimbra in het nieuws geweest met hun geavanceerde webinterface, de vroege verkoop aan Yahoo! en de zeer recente overname door VMWare. Zimbra heeft, althans in de media, de aanval geleid van alternatieve leveranciers die de markt voor e-mail in eigen beheer willen openbreken. Wat deze producten doet opvallen, is dat zij het grootste deel van de enterprise-functies van Exchange leveren, waaronder agendabeheer en andere belangrijke bedrijfsapplicaties, maar dit doen ofwel gratis of tegen zeer concurrerende prijzen en via robuuste webinterfaces, waardoor de noodzaak van een lokale fat client zoals Outlook wegvalt (maar terwijl de optie behouden blijft).

Zimbra en Scalix springen er werkelijk uit als ideale kandidaten voor de meerderheid van de kleine bedrijven die hun e-mail in eigen beheer willen houden. Zowel Zimbra als Scalix bieden een breed scala aan functionaliteit, een robuuste, op AJAX gebaseerde webinterface, een grote basis aan commerciële installaties, brede ondersteuning vanuit de branche en bieden de betaalde optie van volledige leveranciersondersteuning. Maar het grootste voordeel voor veel kleine bedrijven is dat deze pakketten beschikbaar zijn in volledig gratis edities, waardoor een mkb-bedrijf met een beperkt budget volledig kan vertrouwen op zijn interne IT-afdeling of zijn IT-leverancier voor ondersteuning, in plaats van dure e-mailsysteemlicenties per gebruiker aan te schaffen.

Naast het feit dat zij zelf gratis zijn, bieden Zimbra en Scalix een reeks implementatiescenario's, waaronder Red Hat Linux en het gratis alternatief daarvan, CentOS Linux, evenals Novells Suse Linux. Doordat zij op deze platforms beschikbaar zijn, verlagen deze leveranciers opnieuw de kosten van het implementeren van hun oplossingen, aangezien er geen Windows Server-licentie nodig is om ze te ondersteunen. Dit is opnieuw een grote potentiële kostenbesparing ten opzichte van Exchange, aangezien Exchange niet één maar minstens twee Windows Server-licenties vereist om op te draaien. Linux brengt in de virtualisatieruimte ook enkele kosten- en prestatievoordelen met zich mee, met meer en gevarieerdere virtualisatieopties in vergelijking met de meeste andere platforms.

Er zijn uiteraard kanttekeningen. Veel bedrijven zijn op hun hoede wanneer zij naar niet-Microsoft-oplossingen kijken. Een gebrek aan bekwame Linux-technici in het mkb-segment is een reële zorg. Windows-beheerders zijn er in overvloed, en het is een zeldzaam bedrijf dat er zelfs maar een zou moeten zoeken, laat staan er geen zou kunnen vinden die in staat is hun systemen te ondersteunen. Hoewel Linux-beheerders niet bepaald voor het oprapen liggen, zijn ze ruim beschikbaar en zijn ze gemiddeld, naar mijn mening, vaardiger – al was het maar omdat er een kleinere, meer senior pool van mensen is waaruit talent kan worden geput. Dit helpt de balans in evenwicht te brengen, waardoor Linux-ondersteuning lang niet zo beangstigend is als het voor kleine bedrijven lijkt te zullen zijn, maar het betekent wel dat de meeste mkb-bedrijven zich zullen moeten wenden tot meer ervaren IT-adviesbureaus om hen te helpen – wat ook kostenvoordelen op de lange termijn met zich mee kan brengen.

Veel gebruikers zijn verslaafd aan de functionaliteit en interfaces van Exchange. Dit kan een belangrijke factor zijn bij de beslissing om een alternatief product te proberen. Zodra werknemers gewend zijn geraakt aan hun bestaande workflows en processen, kan het veranderen daarvan door hun e-mailserverarchitectuur te vervangen behoorlijk ontwrichtend zijn. Exchange biedt een vrij uitgebreid scala aan functionaliteit, en gebruikers die die functies gebruiken, die niet door concurrerende producten worden ondersteund, zullen waarschijnlijk niet blij zijn die functies te verliezen, zelfs als er alternatieven beschikbaar zijn. Het kennen van je gebruikersbasis en welke functies worden gebruikt is dus belangrijk. Veel bedrijven gebruiken deze functies nooit en kunnen eenvoudig migreren.

Zimbra en Scalix brengen uiteraard hun eigen functies met zich mee. Een van de beste daarvan is Zimbra's ingebouwde instant-messagingsysteem en aanwezigheidssysteem, gebouwd met gebruikmaking van het standaard XMPP-protocol. Het rechtstreeks in de e-mailinterface plaatsen van beveiligde instant messaging is een enorme overwinning voor Zimbra en een aanzienlijke meerwaarde ten opzichte van de status quo.

Uiteraard is het ideale moment om een alternatief e-mailproduct te overwegen helemaal aan het begin, wanneer e-mail voor het eerst wordt geïmplementeerd, of wanneer een migratie vanaf een ander systeem reeds gaande is. Maar zelfs bedrijven met bestaande e-mailsystemen kunnen kostenvoordelen nastreven door over te stappen op een minder kostbaar systeem, waarbij de besparingen over een langere periode worden terugverdiend en er meer werk nodig is om gebruikers op te leiden.

Kleine bedrijven zouden zich eerst tot producten als Zimbra en Scalix moeten wenden als de de facto keuze voor hun omgevingen, en zwaardere, duurdere producten zoals Microsoft Exchange zouden moeten worden beschouwd als een keuze voor “bijzondere gevallen” die een zorgvuldige kostenanalyse en rechtvaardiging vereist. Veel te veel mkb-IT-afdelingen kiezen voor de dure route zonder dat zij verplicht zijn hun handelen te rechtvaardigen. Als meer kleine bedrijven zorgvuldig zouden zijn in het bewaken van hun IT-uitgaven, zouden zij waarschijnlijk veel plaatsen vinden waar hun geld niet alleen enigszins royaal wordt uitgegeven, maar soms zelfs aan functies die zij helemaal niet kunnen gebruiken en soms aan systemen die ook veel ondersteuningskosten op de lange termijn met zich meebrengen.