小型企业的内部自建电子邮件

在小型企业中，电子邮件方面的首要关切是成本。电子邮件是一种通用商品，尤其在规模较小的企业里，电子邮件产品与供应商之间最大的差异化因素就是成本。在大型企业中，成本之外的因素开始更显著地发挥作用，例如目录服务、系统集成、推送邮件、扩展的客户端支持、协作工具、状态呈现等等。

令人惊讶的是，当小型企业决定将其电子邮件转为内部自建时，它们似乎会立即转向 Microsoft Exchange。我并不想贬低 Exchange 在市场中的地位。Exchange 是一款极其强健且功能丰富的产品，它无愧于作为首选企业级协作与消息传递服务器的声誉。在过去十年里，Exchange 仿佛凭空崛起，彻底主导了大型企业的电子邮件市场。人们理所当然地认为，财富 500 强企业运行的就是 Exchange，而且在大多数情况下，他们的判断是正确的。

然而，Exchange 最为人所知的那些功能，对小型企业而言往往既不关键、甚至也不实用。事实上，Exchange 的厚重——支持如此众多优秀的大企业级功能所必需的厚重——可能会让它对小型企业来说显得笨重难用，即便对那些拥有足够财力和技术资源来支撑它的企业也是如此。Exchange 专注于协作与内部团队沟通。

Exchange 带来了诸多负担。第一项便是成本，包括前期采购、授权许可以及持续的支持。Exchange 的前期成本包括 Exchange 邮件服务器的采购，外加其运行所需的 Windows Server 许可证——没错，是多台服务器。（没错，你可以通过购买微软的 Small Business Server 来缓解部分成本，它将这些组件集成在一起，但额外成本依然存在，且灵活性有所损失。）Exchange 的授权成本包括为每一位需要访问系统的用户（在某些情况下还包括虚拟用户账户）所需的 Windows Server CAL 和 Exchange Email CAL。持续的支持成本则源于 Exchange 复杂的功能集和部署架构所带来的额外复杂性。

Exchange 的第二组负担来自用户界面，也就是 Outlook。从技术上讲，Exchange 并不需要额外的用户界面，因为 Outlook Web Access（即 OWA）已免费包含在内，是一个功能十分完备的 Web 电子邮件界面。如果 Exchange 的全部功能都能通过 OWA 提供，这本无可厚非，但事实并非如此，因此它往往只是为那些远离公司笔记本电脑的远程用户提供的一个尚可的后备方案。要真正实现 Exchange 的诸般益处，企业需要投资于 Microsoft Outlook——这是一个极其强健且强大的电子邮件与协作平台，但同时也是一款价格不菲的产品。当把 Outlook 的人均成本叠加到 Exchange 授权本就存在的人均成本之上时，这笔费用可能相当可观。

第三组负担来自于管理 Exchange 这样一头复杂而强大的“巨兽”所带来的开销。Exchange 绝非简单的系统，当按照最佳实践进行安全加固时，它会横跨多台物理服务器并以多种角色运行。Exchange 系统管理被视为 IT 领域中一门独立的专业，或者至少是一项 Windows Server 专长。合格的 Exchange 管理员成本高昂，且为大型企业所争抢。希望招揽优秀 Exchange 人才的小型企业，要么得支付高薪，要么得聘请顾问，要么只能勉强使用经验较浅的员工——这对于如此关键且公开暴露的系统而言，可能是一场潜在的灾难。除了管理 Exchange 系统本身之外，员工还需要应对 Outlook 客户端的部署与维护管理，这虽然并不复杂，但与其他解决方案相比，确实增加了 IT 部门的负担。

更多的潜在成本来自于需要提供反病毒技术和反垃圾邮件技术来支撑 Exchange 的安装。在谈及与 Exchange 相关的 AV 和 AS 技术时，若不指出任何内部自建的电子邮件系统都绝对同样需要这些技术，那是有失公允的——这些成本当然并非 Exchange 所独有。然而，围绕 Exchange 形成的生态系统有一种非常强烈的倾向，即鼓励使用昂贵的商业第三方工具来满足这些需求。在 Exchange 之外，AV 和 AS 技术往往已包含在电子邮件软件包之中，无需再进行额外采购。

在 Exchange 替代方案领域中争相竞逐的，有开源阵营的 Zimbra 和 Scalix，以及若干商业产品，例如 IBM 的 Lotus Notes、Novell 的 Groupwise、Open-Xchange 和 Kerio 的 MailServer。在这些产品当中，Lotus Notes 和 Groupwise 主要瞄准大型企业市场，带来了它们自己那一套复杂的协作功能和成本。其余四款——Zimbra、Scalix、Open-Xchange 和 Kerio MailServer——则主要专注于小型企业市场，带来了更精简、更具针对性的解决方案，更有可能契合大多数希望将电子邮件解决方案转为内部自建的小型企业所期望的特征。

在过去几年里，尤其是 Zimbra 频频见诸新闻，先是凭借其先进的 Web 界面，继而早期被 Yahoo! 收购，最近又被 VMWare 收购。至少在媒体层面，Zimbra 引领了希望开拓内部自建电子邮件市场的替代供应商的冲锋。这些产品之所以脱颖而出，是因为它们交付了 Exchange 大部分企业级功能，包括日历及其他重要的企业应用，但却以免费或极具竞争力的价格实现，并且通过强健的 Web 界面来提供，从而消除了对像 Outlook 这样的本地胖客户端的需求（同时仍保留了这一选项）。

对于大多数希望将电子邮件保留在内部自建的小型企业而言，Zimbra 和 Scalix 确实是脱颖而出的理想之选。Zimbra 和 Scalix 都提供广泛的功能、强健的基于 AJAX 的 Web 界面、庞大的商业安装基数、广泛的行业支持，并提供完整厂商支持的付费选项。但对许多小型企业而言，最大的益处在于这些软件包提供了完全免费的版本，使得预算有限的中小企业可以完全依靠其内部 IT 部门或其 IT 供应商来获得支持，而无需购买昂贵的、按用户计费的电子邮件系统许可证。

除了自身免费之外，Zimbra 和 Scalix 还提供一系列部署方案，包括 Red Hat Linux 及其免费替代品 CentOS Linux，以及 Novell 的 Suse Linux。通过在这些平台上提供支持，这些供应商再次降低了部署其解决方案的成本，因为无需 Windows Server 许可证来支撑它们。这相较于 Exchange 而言又是一笔可观的潜在成本节约，因为 Exchange 运行所需的 Windows Server 许可证不是一份而是至少两份。Linux 在虚拟化领域同样带来了一些成本和性能优势，与大多数其他平台相比，它拥有越来越多且越来越多样化的虚拟化选项。

当然，需要注意之处也是存在的。许多企业在考虑非微软解决方案时心存疑虑。中小企业领域缺乏熟练的 Linux 技术人员，这是一个实实在在的顾虑。Windows 管理员比比皆是，极少有企业需要费心去寻觅一位，更不用说找不到一位有能力支撑其系统的管理员了。虽然 Linux 管理员并非唾手可得，但他们的供应面相当广泛，并且在我看来，平均而言往往技术更为娴熟——哪怕仅仅是因为可供发掘人才的群体规模更小、资历更深。这有助于平衡这一算式，使得 Linux 支持对小型企业而言并不像看上去那般令人生畏，但这确实意味着大多数中小企业将不得不求助于更有经验的 IT 咨询公司来协助它们——而这同样可以带来长期的成本益处。

许多用户已经离不开 Exchange 的功能和界面。这在决定是否尝试替代产品时可能是一个重要因素。一旦员工习惯了他们现有的工作流程和处理方式，通过替换电子邮件服务器架构来改变这些流程可能会相当具有颠覆性。Exchange 提供了相当广泛的一系列功能，而那些正在使用这些功能（且竞品无法处理）的用户，恐怕不会乐于失去这些功能，即便有替代方案可用也是如此。因此，了解你的用户群以及他们正在使用哪些功能十分重要。许多公司从未触及这些功能，因而可以轻松迁移。

当然，Zimbra 和 Scalix 也带来了它们自己的功能。其中最出色的功能之一便是 Zimbra 使用标准 XMPP 协议构建的内置即时通讯系统和状态呈现系统。将安全的即时通讯直接嵌入电子邮件界面，对 Zimbra 而言是一项重大胜利，相较于现状是一个显著的增值之处。

显然，考虑替代电子邮件产品的理想时机，是在最初首次部署电子邮件之时，或是在从另一套系统进行迁移已经在进行之中的时候。但即便是已有现成电子邮件系统的公司，也可以通过迁移到成本更低的系统来寻求成本益处，只不过节省的成本要在较长的时期内才能收回，而且需要投入更多工作来培训用户。

小型企业应当首先将像 Zimbra 和 Scalix 这样的产品视为其环境的事实上的选择，而将像 Microsoft Exchange 这样更厚重、更昂贵的产品视为一种需要审慎成本分析和论证的“特例”选择。太多的中小企业 IT 部门在无需为其行为提供论证的情况下，就选择了昂贵的路线。如果有更多的小型企业能够勤勉地监控其 IT 支出，它们很可能会发现许多地方不仅花钱有些大手大脚，有时甚至是花在了它们根本无法使用的功能上，有时还花在了那些同样带有诸多长期支持成本的系统上。