Intern e-post för små företag

I små företag är den primära farhågan med e-post kostnaden. E-post är en handelsvara, och särskilt i mindre verksamheter är den största särskiljande faktorn mellan e-postprodukter och leverantörer kostnaden. I större företag börjar faktorer bortom kostnaden att spela en mer betydande roll, såsom katalogtjänster, systemintegration, push-e-post, utökat klientstöd, samarbetsverktyg, närvaro och mer.

Förvånande nog tycks små företag, när de beslutar sig för att ta sin e-post internt, omedelbart vända sig till Microsoft Exchange. Nu vill jag inte förringa Exchanges plats på marknaden. Exchange är en extremt robust och funktionsrik produkt som har förtjänat sitt rykte som den självklara servern för samarbete och meddelandehantering i företagsklass. Under det senaste decenniet kom Exchange till synes från ingenstans för att helt dominera marknaden för e-post inom storföretag. Människor antar helt enkelt att man kör Exchange i Fortune 500, och för det mesta har de rätt.

De funktioner som Exchange är mest känt för är dock inte funktioner som ofta är avgörande eller ens användbara för små företag. I själva verket kan Exchanges tyngd – nödvändig för att stödja så många utmärkta funktioner för storföretag – göra det otympligt för små företag – även för de företag som har de ekonomiska och tekniska resurserna att stödja det. Exchange fokuserar på samarbete och intern teamkommunikation.

Exchange för med sig många bördor. Den första är kostnaden, det initiala inköpet, licensieringen och den löpande supporten. De initiala kostnaderna för Exchange omfattar inköpet av Exchange-e-postservern plus de licenser som krävs för de Windows-servrar – ja, det handlar om flera servrar – på vilka det körs. (Ja, du kan mildra en del av denna kostnad genom att köpa Microsofts Small Business Server som integrerar dessa komponenter, men extra kostnader kvarstår och flexibilitet går förlorad.) Licenskostnaderna för Exchange omfattar nödvändiga Windows Server-CAL:er och Exchange Email-CAL:er för varje användare, och i vissa fall fiktiva användarkonton, som kommer att behöva åtkomst till systemet. Den löpande supportkostnaden härrör från den extra komplexitet som uppstår ur Exchanges komplexa funktionsuppsättning och driftsättningsarkitektur.

Den andra uppsättningen bördor med Exchange härrör från användargränssnittet, nämligen Outlook. Nu kräver Exchange tekniskt sett inget ytterligare användargränssnitt eftersom Outlook Web Access, eller OWA, ingår gratis och är ett mycket funktionellt webbgränssnitt för e-post. Detta vore fint om all Exchanges funktionalitet exponerades genom OWA, men så är inte fallet, så detta är ofta inget mer än en hygglig reservlösning för fjärranvändare som är borta från sina företagsbärbara datorer. För att verkligen uppnå fördelarna med Exchange behöver ett företag investera i Microsoft Outlook, som är en mycket robust och kraftfull plattform för e-post och samarbete men också en dyr sådan. Kostnaden per användare för Outlook kan vara ganska betydande när den läggs till de kostnader per användare som redan finns från Exchange-licensieringen.

Den tredje uppsättningen bördor härrör från omkostnaderna för att förvalta ett så komplext och kraftfullt odjur som Exchange. Exchange är inget enkelt system och spänner, när det säkras enligt bästa praxis, över flera fysiska servrar och fungerar i flera roller. Systemadministration av Exchange betraktas som en egen disciplin inom IT, eller åtminstone en specialitet inom Windows Server. Kvalificerade Exchange-administratörer är dyra och eftertraktade av storföretag. Små företag som vill förvärva god Exchange-kompetens kommer antingen att betala toppdollar, anlita konsulter eller försöka klara sig med mindre erfaren personal – en potentiell katastrof på ett så kritiskt och offentligt exponerat system. Utöver att förvalta själva Exchange-systemet kommer personalen också att behöva brottas med att förvalta driftsättningen och underhållet av Outlook-klienterna, vilket, även om det inte är komplicerat, ökar bördan på IT-avdelningen jämfört med andra lösningar.

Ytterligare potentiella kostnader härrör från behovet av att tillhandahålla antivirusteknik och antiskräppostteknik för att stödja Exchange-installationen. Det vore orättvist att nämna AV- och AS-teknik i relation till Exchange utan att påpeka att vilket internt e-postsystem som helst absolut kommer att behöva dessa tekniker också – dessa kostnader är förvisso inte unika för Exchange. Emellertid har det ekosystem som omger Exchange en mycket stark tendens att uppmuntra användningen av dyra, kommersiella tredjepartsverktyg för att möta dessa behov. Utanför Exchange ingår AV- och AS-teknik ofta i e-postpaketen och inga ytterligare inköp behövs.

Bland dem som tävlar om uppmärksamheten i utrymmet för Exchange-alternativ finns bidragen med öppen källkod Zimbra och Scalix samt flera kommersiella produkter såsom IBM:s Lotus Notes, Novells Groupwise, Open-Xchange och Kerios MailServer. Av dessa riktar sig Lotus Notes och Groupwise främst till storföretagssegmentet och för med sig sin egen uppsättning komplex samarbetsfunktionalitet och kostnad. De övriga fyra, Zimbra, Scalix, Open-Xchange och Kerio MailServer, fokuserar främst på segmentet för små företag och erbjuder slimmade, mer målinriktade lösningar som mer sannolikt passar den profil som efterfrågas av en majoritet av de små företag som vill ta sin e-postlösning internt.

Under de senaste åren har särskilt Zimbra varit i nyheterna med sitt avancerade webbgränssnitt och sin tidiga försäljning till Yahoo! och mycket nyliga förvärv av VMWare. Zimbra har lett, åtminstone i medierna, anstormningen av alternativa leverantörer som vill öppna upp marknaden för intern e-post. Det som gör att dessa produkter sticker ut är att de levererar huvuddelen av Exchanges funktioner på företagsnivå, inklusive kalenderhantering och andra viktiga företagsapplikationer, men gör det antingen gratis eller till mycket konkurrenskraftiga priser och genom robusta webbgränssnitt som tar bort behovet av en lokal tjock klient som Outlook (men samtidigt som alternativet bibehålls).

Zimbra och Scalix utmärker sig verkligen som idealiska kandidater för majoriteten av de små företag som vill behålla sin e-post internt. Både Zimbra och Scalix erbjuder ett brett utbud av funktionalitet, ett robust AJAX-baserat webbgränssnitt, stora kommersiella installationsbaser, brett branschstöd och erbjuder det betalda alternativet med fullständig leverantörssupport. Men den största fördelen för många små företag är att dessa paket finns tillgängliga i helt fria utgåvor, vilket gör det möjligt för ett SMB med en stram budget att helt förlita sig på sin interna IT-avdelning eller sin IT-leverantör för support snarare än att köpa dyra e-postsystemslicenser per användare.

Utöver att själva vara gratis erbjuder Zimbra och Scalix en rad driftsättningsscenarier inklusive Red Hat Linux, och dess fria alternativ CentOS Linux, samt Novells Suse Linux. Genom att vara tillgängliga på dessa plattformar sänker dessa leverantörer återigen kostnaden för att driftsätta sina lösningar eftersom ingen Windows Server-licens krävs för att stödja dem. Detta är återigen en stor potentiell kostnadsbesparing jämfört med Exchange eftersom Exchange kräver inte bara en utan minst två Windows Server-licenser för att köras. Linux för även med sig vissa kostnads- och prestandafördelar inom virtualiseringsområdet med fler och mer varierade virtualiseringsalternativ jämfört med de flesta andra plattformar.

Förbehåll finns naturligtvis. Många verksamheter är försiktiga när de tittar på lösningar som inte kommer från Microsoft. En brist på skickliga Linux-tekniker inom SMB-segmentet är en reell oro. Windows-administratörer finns i överflöd, och det är en sällsynt verksamhet som ens skulle behöva söka efter en, än mindre misslyckas med att hitta en som är kapabel att stödja deras system. Även om Linux-administratörer knappast hittas på vartenda gathörn är de allmänt tillgängliga och tenderar i genomsnitt att, enligt min mening, vara mer skickliga – om än bara för att det finns en mindre, mer senior pool av människor att hämta talang från. Detta hjälper till att balansera ekvationen och gör Linux-support inte alls så skrämmande som det kan verka att den kommer att bli för små företag, men det innebär att de flesta SMB:er kommer att behöva vända sig till mer erfarna IT-konsultföretag för att få hjälp – vilket också kan medföra långsiktiga kostnadsfördelar.

Många användare är beroende av Exchanges funktionalitet och gränssnitt. Detta kan vara en betydande faktor när man beslutar sig för att pröva en alternativ produkt. När väl medarbetarna har vant sig vid sina befintliga arbetsflöden och processer kan det vara ganska störande att förändra dem genom att byta ut deras e-postserverarkitektur. Exchange erbjuder en ganska omfattande uppsättning funktionalitet, och användare som använder de funktioner som inte hanteras av konkurrerande produkter kommer sannolikt inte att bli nöjda med att förlora dessa funktioner, även om det finns alternativ tillgängliga. Så att känna sin användarbas och vilka funktioner som används är viktigt. Många företag rör aldrig dessa funktioner och kan migrera enkelt.

Zimbra och Scalix för naturligtvis med sig sina egna funktioner. En av de bästa är Zimbras inbyggda system för snabbmeddelanden och närvarosystem som är byggt med standardprotokollet XMPP. Att lägga säkra snabbmeddelanden direkt in i e-postgränssnittet är en enorm vinst för Zimbra och ett betydande mervärde jämfört med det rådande läget.

Den idealiska tidpunkten att överväga en alternativ e-postprodukt är uppenbarligen alldeles i början när e-post först driftsätts eller när en migrering från ett annat system redan pågår. Men även företag med befintliga e-postsystem kan söka kostnadsfördelar genom att gå över till ett mindre kostsamt system, där besparingarna återhämtas över en längre period och mer arbete krävs för att utbilda användarna.

Små företag bör i första hand se till produkter som Zimbra och Scalix som det de facto val för sina miljöer, och tyngre, dyrare produkter som Microsoft Exchange bör betraktas som ett val för “specialfall” som kräver noggrann kostnadsanalys och motivering. Alldeles för många SMB-IT-avdelningar väljer den dyra vägen utan att vara skyldiga att motivera sitt agerande. Om fler små företag var noggranna med att övervaka sina IT-utgifter skulle de sannolikt finna många ställen där deras pengar inte bara spenderas något frikostigt utan ibland till och med på funktioner som de inte alls kan använda, och ibland på system som också bär på många långsiktiga supportkostnader.