Email Interno para Pequenas Empresas

Nas pequenas empresas, a principal preocupação com o email é o custo. O email é uma commodity e, especialmente nas operações de menor dimensão, o maior fator de diferenciação entre produtos e fornecedores de email é o custo. Nas empresas maiores, fatores para além do custo começam a entrar em jogo de forma mais significativa, como serviços de diretório, integração de sistemas, push email, suporte alargado a clientes, ferramentas de colaboração, presença e muito mais.

Surpreendentemente, quando as pequenas empresas decidem internalizar o seu email, parecem recorrer de imediato ao Microsoft Exchange. Ora, não quero menosprezar o lugar do Exchange no mercado. O Exchange é um produto extremamente robusto e rico em funcionalidades que conquistou a sua reputação como o servidor de colaboração e mensagens empresarial de referência. Na última década, o Exchange surgiu aparentemente do nada para dominar completamente o mercado de email das grandes empresas. As pessoas simplesmente presumem que se utiliza Exchange nas empresas da Fortune 500 e, na sua maioria, estão corretas.

As funcionalidades pelas quais o Exchange é mais conhecido, no entanto, não são funcionalidades frequentemente críticas ou sequer úteis para as pequenas empresas. Na realidade, o peso do Exchange – necessário para suportar tantas excelentes funcionalidades de grandes empresas – pode torná-lo difícil de manejar para as pequenas empresas – mesmo para aquelas com os recursos financeiros e tecnológicos para o suportar. O Exchange centra-se na colaboração e nas comunicações internas das equipas.

O Exchange acarreta muitos encargos. O primeiro sendo o custo: aquisição inicial, licenciamento e suporte contínuo. Os custos iniciais do Exchange incluem a aquisição do servidor de email Exchange mais as licenças necessárias para os Windows Servers – sim, são vários servidores – sobre os quais ele é executado. (Sim, é possível mitigar parte deste custo adquirindo o Small Business Server da Microsoft, que integra estes componentes em conjunto, mas custos adicionais permanecem e perde-se flexibilidade.) Os custos de licenciamento do Exchange incluem as CALs de Windows Server necessárias e as CALs de Email Exchange para cada utilizador, e em alguns casos contas de utilizador fictícias, que precisarão de aceder ao sistema. O custo de suporte contínuo decorre da complexidade adicional resultante do conjunto complexo de funcionalidades e da arquitetura de implantação do Exchange.

O segundo conjunto de encargos do Exchange decorre da interface de utilizador, nomeadamente o Outlook. Tecnicamente, o Exchange não requer qualquer interface de utilizador adicional, uma vez que o Outlook Web Access, ou OWA, está incluído gratuitamente e é uma interface web de email muito funcional. Isto seria suficiente se toda a funcionalidade do Exchange fosse exposta através do OWA, mas não é esse o caso, pelo que isto frequentemente não passa de uma solução de recurso decente para utilizadores remotos que estão longe dos seus portáteis corporativos. Para realmente alcançar os benefícios do Exchange, uma empresa precisa de investir no Microsoft Outlook, que é uma plataforma de email e colaboração muito robusta e poderosa, mas também dispendiosa. O custo por utilizador do Outlook pode ser bastante significativo quando somado aos custos por utilizador já existentes do licenciamento do Exchange.

O terceiro conjunto de encargos decorre da sobrecarga de gerir um sistema tão complexo e poderoso como o Exchange. O Exchange não é um sistema simples e, quando protegido de acordo com as melhores práticas, abrange vários servidores físicos e opera em múltiplos papéis. A administração de sistemas Exchange é considerada uma disciplina própria dentro das TI ou, no mínimo, uma especialidade de Windows Server. Os administradores de Exchange qualificados são dispendiosos e muito procurados pelas grandes empresas. As pequenas empresas que procurem adquirir bons talentos em Exchange ou pagarão valores elevados, ou contratarão consultores, ou tentarão arranjar-se com pessoal menos experiente – um potencial desastre num sistema tão crítico e publicamente exposto. Para além de gerir o próprio sistema Exchange, o pessoal terá também de lidar com a gestão da implantação e manutenção dos clientes Outlook que, embora não sejam complicados, aumentam a sobrecarga do departamento de TI em comparação com outras soluções.

Mais custos potenciais decorrem da necessidade de fornecer tecnologias antivírus e antispam para suportar a instalação do Exchange. Seria injusto mencionar as tecnologias de AV e AS em relação ao Exchange sem salientar que qualquer sistema de email interno necessitará absolutamente também destas tecnologias – estes custos certamente não são exclusivos do Exchange. No entanto, o ecossistema em torno do Exchange tem uma tendência muito forte para incentivar a utilização de ferramentas de terceiros comerciais e dispendiosas para satisfazer estas necessidades. Fora do Exchange, as tecnologias de AV e AS estão frequentemente incluídas nos pacotes de email e não são necessárias mais aquisições.

A disputar a atenção no espaço de alternativas ao Exchange estão as entradas de código aberto Zimbra e Scalix, bem como vários produtos comerciais, como o Lotus Notes da IBM, o Groupwise da Novell, o Open-Xchange e o MailServer da Kerio. Destes, o Lotus Notes e o Groupwise visam, principalmente, o espaço das grandes empresas, trazendo o seu próprio conjunto de funcionalidades de colaboração complexas e de custo. Os outros quatro, Zimbra, Scalix, Open-Xchange e Kerio MailServer, centram-se principalmente no espaço das pequenas empresas e trazem soluções mais enxutas e mais direcionadas que provavelmente se enquadrarão melhor no perfil desejado pela maioria das pequenas empresas que procuram internalizar a sua solução de email.

Ao longo dos últimos anos, o Zimbra em especial tem estado nas notícias com a sua avançada interface web, a sua venda inicial ao Yahoo! e a sua mais recente aquisição pela VMWare. O Zimbra liderou, pelo menos nos meios de comunicação, a investida dos fornecedores alternativos que procuram abrir o mercado de email interno. O que faz com que estes produtos se destaquem é que entregam a maior parte das funcionalidades de nível empresarial do Exchange, incluindo calendarização e outras importantes aplicações corporativas, mas fazem-no quer gratuitamente quer a preços muito competitivos e através de interfaces web robustas, eliminando a necessidade de um cliente local pesado como o Outlook (mas mantendo essa opção).

O Zimbra e o Scalix destacam-se verdadeiramente como candidatos ideais para a maioria das pequenas empresas que procuram manter o seu email internamente. Tanto o Zimbra como o Scalix oferecem uma ampla gama de funcionalidades, uma interface web robusta baseada em AJAX, grandes bases de instalações comerciais, amplo suporte da indústria e oferecem a opção paga de suporte completo do fornecedor. Mas o maior benefício para muitas pequenas empresas é que estes pacotes estão disponíveis em edições completamente gratuitas, permitindo a uma PME com orçamento limitado depender inteiramente do seu departamento de TI interno ou do seu fornecedor de TI para suporte, em vez de adquirir dispendiosas licenças de sistema de email por utilizador.

Para além de serem gratuitos em si mesmos, o Zimbra e o Scalix oferecem uma gama de cenários de implantação, incluindo Red Hat Linux, e a sua alternativa gratuita CentOS Linux, bem como o Suse Linux da Novell. Ao estarem disponíveis nestas plataformas, estes fornecedores novamente reduzem o custo de implantação das suas soluções, uma vez que não é necessária qualquer licença de Windows Server para as suportar. Esta é uma grande economia de custos potencial face ao Exchange, novamente, uma vez que o Exchange requer não uma, mas pelo menos duas licenças de Windows Server sobre as quais ser executado. O Linux traz também algumas vantagens de custo e desempenho no espaço da virtualização, com opções de virtualização mais numerosas e variadas em comparação com a maioria das outras plataformas.

Existem, claro, ressalvas. Muitas operações são cautelosas ao analisar soluções não Microsoft. A escassez de técnicos de Linux qualificados no espaço das PME é uma preocupação real. Os administradores de Windows são abundantes e seria rara a operação que precisaria sequer de procurar um, quanto mais não encontrar um capaz de suportar os seus sistemas. Embora os administradores de Linux não se encontrem a cada esquina, estão amplamente disponíveis e tendem a ser, em média, na minha opinião, mais qualificados – ainda que apenas porque existe um conjunto menor e mais sénior de pessoas de onde retirar talento. Isto ajuda a equilibrar a equação, tornando o suporte de Linux não tão assustador como pode parecer que será para as pequenas empresas, mas significa de facto que a maioria das PME terá de recorrer a empresas de consultoria de TI mais experientes para as auxiliar – o que pode trazer também benefícios de custo a longo prazo.

Muitos utilizadores são viciados na funcionalidade e nas interfaces do Exchange. Isto pode ser um fator significativo na decisão de experimentar um produto alternativo. Uma vez que os trabalhadores se habituaram aos seus fluxos de trabalho e processos existentes, alterá-los substituindo a arquitetura do seu servidor de email pode ser bastante disruptivo. O Exchange oferece um leque bastante extenso de funcionalidades e os utilizadores que utilizam essas funções, não suportadas por produtos concorrentes, provavelmente não ficarão satisfeitos por perder essas funcionalidades, mesmo que existam alternativas disponíveis. Por isso, conhecer a sua base de utilizadores e que funcionalidades estão a ser utilizadas é importante. Muitas empresas nunca tocam nestas funcionalidades e podem migrar facilmente.

O Zimbra e o Scalix trazem as suas próprias funcionalidades, claro. Uma das melhores é o sistema integrado de mensagens instantâneas e de presença do Zimbra, construído utilizando o protocolo padrão XMPP. Colocar mensagens instantâneas seguras diretamente na interface de email é uma enorme vitória para o Zimbra e um valor acrescentado significativo face ao status quo.

Obviamente, o momento ideal para considerar um produto de email alternativo é no início, quando o email está a ser implantado pela primeira vez, ou quando uma migração de outro sistema já está em curso. Mas mesmo empresas com sistemas de email existentes podem procurar benefícios de custo migrando para um sistema menos dispendioso, com as poupanças a serem recuperadas ao longo de um período mais alargado e com mais trabalho necessário para formar os utilizadores.

As pequenas empresas deveriam recorrer primeiro a produtos como o Zimbra e o Scalix como a escolha de facto para os seus ambientes, e produtos mais pesados e dispendiosos como o Microsoft Exchange deveriam ser considerados uma escolha de “caso especial” que exige uma análise de custos e justificação cuidadosas. Demasiados departamentos de TI de PME estão a escolher o caminho dispendioso sem serem obrigados a justificar as suas ações. Se mais pequenas empresas fossem diligentes na monitorização dos seus gastos em TI, provavelmente encontrariam muitos pontos onde o seu dinheiro não está apenas a ser gasto de forma algo liberal, mas por vezes até em funcionalidades que não conseguem utilizar de todo e, por vezes, em sistemas que acarretam também muitos custos de suporte a longo prazo.