Scegliere un'architettura di posta elettronica: interna o in hosting

Se parlate con gli specialisti di posta elettronica, ciò che sembra emergere, nella mia piccola e aneddotica indagine di mercato, è che metà di questi professionisti vi dirà semplicemente di installare la posta in locale, di norma Microsoft Exchange, e l'altra metà vi dirà semplicemente di optare per un servizio in hosting (alias Software-as-a-Service / SaaS o “nel cloud”), il più delle volte Google Apps, ma la posta elettronica non è una componente architetturale così semplice da poter essere ridotta a risposte banali. La posta elettronica è una delle componenti più importanti dell'infrastruttura di comunicazione della vostra azienda, spesso più della telefonia, e scegliere la giusta metodologia di erogazione per la propria azienda è fondamentale per il successo a lungo termine.

Inizieremo prendendo in esame alcuni fattori di base nell'hosting della posta elettronica. I sistemi di posta elettronica richiedono una buona quantità di banda, una quantità di archiviazione piuttosto significativa, un'elevata affidabilità, un'attenta gestione e una considerevole attenzione alla sicurezza.

La banda è il primo aspetto da considerare. Ogni email inviata e ricevuta deve transitare tra l'utente finale e il server di posta, nonché tra lo stesso server di posta e il mondo esterno nel caso di email destinate all'esterno. Nelle piccole imprese quasi tutta la posta è destinata a uscire dalla rete aziendale per raggiungere clienti, committenti, fornitori e così via. Nelle imprese di maggiori dimensioni l'uso della posta cambia e, man mano che ci si avvicina alle Fortune 100, la posta elettronica passa dall'essere quasi esclusivamente uno strumento per comunicare con persone esterne all'organizzazione all'essere una piattaforma utilizzata principalmente per le comunicazioni interne.

Questo cambiamento nel modo stesso in cui la posta elettronica viene utilizzata è un fattore molto importante nel decidere come distribuire i servizi di posta. Se la posta viene utilizzata quasi esclusivamente all'interno per le comunicazioni tra il personale, ciò si presterà molto bene all'hosting dei sistemi di posta internamente, al fine di aumentare la sicurezza e migliorare l'utilizzo della banda WAN. L'avvertenza, naturalmente, è che un'azienda fortemente distribuita, di qualsiasi dimensione, non manterrebbe questo traffico su una rete LAN e quindi dovrebbe essere trattata come se l'uso della posta fosse esterno, a prescindere dal fatto che si tratti o meno di comunicazioni tra il personale. Le piccole aziende le cui comunicazioni avvengono principalmente con utenti esterni troveranno un utilizzo migliore in un servizio in hosting.

L'archiviazione, in realtà, è spesso un fattore meno determinante nelle decisioni sull'architettura della posta di quanto a prima vista possa sembrare debba essere. Tradizionalmente i requisiti di archiviazione della posta costituivano un argomento convincente a favore dell'hosting interno, per via del vantaggio in termini di costo nel mantenere in locale grandi volumi di archiviazione, in particolare quelli utilizzati per esigenze di conservazione storica. Di recente, grandi fornitori di posta in hosting come Rackspace e Google Apps hanno abbassato a tal punto il prezzo dell'archiviazione online della posta a fini di conservazione storica che, in molti casi, può risultare effettivamente più conveniente utilizzare l'archiviazione in hosting anziché quella locale o, quanto meno, il costo è alla pari. Persino l'archiviazione a lungo termine a fini di conservazione storica può essere ottenuta in modo molto conveniente con una soluzione in hosting al giorno d'oggi.

L'affidabilità è un argomento piuttosto complesso. La posta elettronica è fondamentale per qualsiasi organizzazione. Se un sistema di posta va in down, molte aziende si fermano semplicemente del tutto. In alcuni casi, l'azienda di fatto chiude i battenti quando la posta smette di circolare. Non solo i dipendenti smettono di comunicare tra loro, ma clienti, committenti, fornitori e altri vedono l'azienda come, nella migliore delle ipotesi, offline e, nella peggiore, fuori mercato. Interrompere le comunicazioni con il mondo esterno può rappresentare un impatto finanziario immediato e grave per quasi qualsiasi azienda.

La posta in hosting ha l'ovvio vantaggio di essere ospitata in un grande datacenter commerciale con ridondanza a ogni livello (presupponendo un fornitore di prima fascia), dall'hardware all'archiviazione, dalla rete all'alimentazione, fino al supporto. Ospitare la posta internamente richiede a un'azienda di determinare il livello di ridondanza più conveniente in rapporto alla sua capacità di sostenere periodi di indisponibilità della posta ed è in generale un esercizio fatto di compromessi – quanta affidabilità può permettersi di sacrificare un'azienda, dato il costo necessario per garantirla.

Alcune aziende sceglieranno di ospitare i server di posta presso una struttura di colocation, che fornirà loro numerosi componenti ridondanti, ma per eguagliare le caratteristiche di un'offerta del livello di Rackspace o Google sarebbero probabilmente necessari più datacenter. La colocation è un'opzione a metà strada, che offre le caratteristiche tecniche delle opzioni in hosting con la gestione e la flessibilità dei sistemi di posta interni.

Uno scenario più comune, tuttavia, è quello in cui le aziende ospitano un unico server di posta interamente entro le proprie mura, affidandosi alla propria alimentazione, al proprio hardware e alla propria connessione di rete interni. In uno scenario come questo, un'azienda deve o adottare misure estreme per garantire la continuità operativa – come ospitare un sito completamente ridondante a costi enormi – oppure anteporre all'intera infrastruttura di posta un affidabile servizio di spooling online, come Postini, MessageLabs o MXLogic. Il costo di tali servizi, sebbene fondamentale per l'affidabilità di cui la maggior parte delle aziende ha bisogno, è spesso pari o persino superiore a quello delle soluzioni complete di posta in hosting. Il costo di questo servizio di spooling aggiungerà con ogni probabilità un costo ricorrente e scalabile che renderà i servizi di posta interamente in hosting sempre un'opzione meno costosa rispetto all'hosting interno.

Il costo di gestione è molto difficile da determinare, ma richiede attenzione. Una soluzione interamente in hosting richiede competenze tecniche relativamente ridotte. Il tempo da dedicare alla gestione è contenuto e il livello di competenza necessario per farlo è relativamente basso. Con una soluzione interna, la vostra azienda deve mettere a disposizione competenze di infrastruttura, di rete, di sicurezza, di sistema e di posta elettronica. A seconda delle vostre esigenze e del personale disponibile, ciò può corrispondere all'impegno part-time di un singolo professionista oppure richiedere più unità equivalenti a tempo pieno (FTE) o addirittura consulenti esterni. Il tempo totale necessario per gestire un sistema di posta interno varierà enormemente ed è spesso molto difficile da calcolare, data la natura complessa della situazione, ma, come minimo, è di diversi ordini di grandezza superiore a quello di una soluzione in hosting.

La sicurezza è l'ultima considerazione di rilievo. Oltre alla tradizionale sicurezza a livello di sistema, la posta elettronica richiede il filtraggio dello spam. La gestione dello spam può essere effettuata in molti modi: via software sul server di posta, su un'appliance collocata sulla rete locale, affidata a un servizio di filtraggio dello spam o lasciata al fornitore della soluzione di posta in hosting. Il filtraggio dello spam, se gestito internamente, è raramente un servizio da impostare e dimenticare, bensì un servizio che richiede attenzione regolare e in generale un costo aggiuntivo in termini di licenze e gestione.

Dopo aver esaminato queste considerazioni principali, ogni azienda dovrebbe sedersi a tavolino, fare i conti e determinare quale soluzione abbia più senso per sé, a livello individuale. Spesso è necessario utilizzare un foglio di calcolo e giocare con diversi scenari per vedere quanto costerà ciascuna soluzione, sia in partenza sia nel tempo. Questo, combinato con una valutazione delle funzionalità e della loro applicabilità all'azienda, sarà fondamentale per determinare l'adeguatezza di ciascuna opzione.

Le armi segrete della soluzione interna sono le funzionalità, l'integrazione e la flessibilità. Le opzioni di posta interne possono essere estese o modificate per offrire esattamente l'insieme di funzionalità di cui l'organizzazione ha bisogno – talvolta a un costo aggiuntivo. Un esempio perfetto di ciò è l'integrazione della messaggistica istantanea di Zimbra, che può rappresentare un significativo valore aggiunto per una piattaforma di posta elettronica. Tutto ciò deve essere considerato in aggiunta al costo puro e semplice. Anche l'integrazione con i meccanismi di autenticazione interni esistenti può essere un fattore importante.

Nella mia esperienza personale e nei miei calcoli di costo, le soluzioni in hosting rappresentano la stragrande maggioranza delle soluzioni adeguate nello spazio delle PMI per pure ragioni economiche, mentre i clienti di grandi dimensioni e di classe enterprise troveranno benefici insormontabili nella flessibilità e nei vantaggi di comunicazione interna delle soluzioni interne. Le piccole imprese lottano soprattutto con il costo, mentre le grandi imprese lottano principalmente con la complessità di comunicazione della loro scala. Le grandi imprese ottengono anche il miglior valore dalle soluzioni interne grazie alla “densità professionale” – il numero inverso di professionisti IT il cui tempo viene sprecato a causa delle inefficienze legate alla scala aziendale.

Oggi, sia che un'azienda scelga di ospitare la propria posta sia che scelga di riceverla come servizio, esistono molte opzioni tra cui scegliere, anche una volta selezionata un'architettura di base. Tradizionalmente si sarebbero prese in considerazione solo poche opzioni interne, come MS Exchange e Lotus Notes, ma nuove alternative come Zimbra (di recente acquisita da VMWare), Scalix e Kerio stanno ampliando il panorama con costi inferiori, nuove opzioni di distribuzione e insiemi di funzionalità aggressivi. La relativa nuova arrivata dell'hosting, divenuta in una notte un peso massimo del settore, Rackspace, sta attirando molta attenzione con le sue nuove offerte di posta, che imitano più da vicino le tradizionali offerte interne, mentre Google continua a riscuotere attenzione con i suoi inediti servizi GMail. Mi aspetto che lo spazio della posta in hosting continui a diventare più competitivo, con le nuove funzionalità di integrazione come elemento centrale.

Ogni azienda è unica e occorre considerare l'insieme di tutti i fattori. È necessario utilizzare una combinazione di competenze aziendali e IT per valutare le opzioni e le opportunità disponibili e nessuna singola disciplina dovrebbe prendere queste decisioni in modo isolato. Questo è un esempio perfetto di come i responsabili IT debbano comprendere l'economia dell'azienda oltre agli aspetti tecnologici della soluzione.