Cómo elegir una arquitectura de correo electrónico: interna o alojada

Si hablas con especialistas en correo electrónico, lo que pareces encontrar, en mi pequeña encuesta anecdótica del mercado, es que la mitad de todos estos profesionales te dirán que simplemente instales el correo electrónico de forma local, normalmente Microsoft Exchange, y la otra mitad simplemente te dirá que optes por un servicio alojado (es decir, Software como Servicio / SaaS o “en la nube”), con mayor frecuencia Google Apps, pero el correo electrónico no es un componente arquitectónico tan simple como para que deba reducirse a respuestas trilladas. El correo electrónico es uno de los componentes más importantes de la infraestructura de comunicaciones de tu empresa, a menudo por encima de la telefonía, y elegir la metodología de entrega adecuada para tu empresa es fundamental para tu éxito a largo plazo.

Comenzaremos considerando algunos factores básicos en el alojamiento del correo electrónico. Los sistemas de correo electrónico requieren una buena cantidad de ancho de banda, una cantidad bastante significativa de almacenamiento, alta fiabilidad, una gestión cuidadosa y una consideración importante de la seguridad.

El ancho de banda es la primera área a considerar. Cada correo electrónico enviado y recibido debe viajar entre el usuario final y el servidor de correo, así como entre el propio servidor de correo y el mundo exterior en el caso de correos destinados al exterior. En las pequeñas empresas, casi todo el correo electrónico está destinado a salir de la red de la empresa para ir a clientes, consumidores, proveedores, etc. En las grandes empresas el uso del correo electrónico cambia y, a medida que nos acercamos a las Fortune 100, el correo electrónico pasa de ser casi exclusivamente una herramienta para comunicarse con personas fuera de la organización a ser una plataforma utilizada principalmente para las comunicaciones internas.

Este cambio en cómo se utiliza el propio correo electrónico es un factor muy importante a la hora de decidir cómo desplegar los servicios de correo. Si el correo electrónico se usa casi exclusivamente de forma interna para comunicaciones entre el personal, entonces esto se prestará muy bien a alojar los sistemas de correo internamente para aumentar la seguridad y mejorar la utilización del ancho de banda de la WAN. La salvedad aquí es, por supuesto, que una empresa muy distribuida de cualquier tamaño no mantendría este tráfico en una red LAN y, por tanto, debería tratarse como si el uso del correo electrónico fuera externo, independientemente de si es o no entre el personal. Las pequeñas empresas cuyas comunicaciones se producen principalmente con usuarios externos encontrarán una mejor utilización en un servicio alojado.

El almacenamiento es, en realidad, a menudo un factor menor en la toma de decisiones sobre la arquitectura de correo electrónico de lo que a primera vista podría parecer que debería ser. Tradicionalmente, los requisitos de almacenamiento del correo electrónico constituían un argumento convincente para el alojamiento interno debido al beneficio en costes de mantener un gran almacenamiento, especialmente el utilizado para necesidades de archivado, en local. Recientemente, los grandes proveedores de correo electrónico alojado, como Rackspace y Google Apps, han reducido tanto el precio del almacenamiento de correo electrónico en línea para archivado que, en muchos casos, puede resultar en realidad más rentable utilizar almacenamiento alojado en lugar de almacenamiento local o, al menos, el coste está a la par. Incluso el almacenamiento de archivado a largo plazo puede obtenerse de forma muy rentable en una solución alojada hoy en día.

La fiabilidad es un tema bastante complejo. El correo electrónico es crítico para cualquier organización. Si un sistema de correo electrónico se cae, muchas empresas simplemente se paralizan. En algunos casos, la empresa se detiene por completo cuando el correo electrónico deja de fluir. No solo los empleados dejan de comunicarse entre sí, sino que los clientes, proveedores, distribuidores y otros ven a la empresa, en el mejor de los casos, como desconectada y, en el peor, como fuera del negocio. Interrumpir las comunicaciones con el mundo exterior puede representar un impacto financiero inmediato y grave para casi cualquier empresa.

El correo electrónico alojado tiene la ventaja obvia de estar alojado en un gran centro de datos comercial con redundancia en todos los niveles (suponiendo un proveedor de primer nivel), desde el hardware hasta el almacenamiento, la red, la energía y el soporte. Alojar el correo electrónico de forma interna exige a una empresa determinar el nivel de redundancia que resulta más rentable dada la capacidad de la empresa para soportar el tiempo de inactividad del correo y, por lo general, es un ejercicio de compromisos – de cuánta fiabilidad puede prescindir una empresa dado el coste necesario para proporcionarla.

Algunas empresas optarán por alojar los servidores de correo en una instalación de colocación que les proporcionará muchos componentes redundantes, pero para alcanzar las características de una oferta del nivel de Rackspace o Google, probablemente serían necesarios varios centros de datos. La colocación es una opción intermedia que proporciona las características técnicas de las opciones alojadas con la gestión y la flexibilidad de los sistemas de correo internos.

Un escenario más común, sin embargo, es que las empresas alojen un único servidor de correo completamente dentro de sus muros, dependiendo de su energía, hardware y conexión de red internos. En un escenario como este, una empresa debe, o bien tomar medidas extremas para garantizar el tiempo de actividad – como alojar un sitio completamente redundante a un coste inmenso – o bien anteponer a toda su infraestructura de correo electrónico un servicio fiable de spooling en línea, como Postini, MessageLabs o MXLogic. El coste de tales servicios, aunque crítico para la fiabilidad que la mayoría de las empresas necesitan, suele ser igual o incluso mayor que el de las opciones completas de alojamiento de correo. El coste de este servicio de spooling probablemente añadirá un coste continuo y escalable que hará que los servicios de correo electrónico totalmente alojados sean siempre una opción menos costosa que el alojamiento interno.

El coste de gestión es muy difícil de determinar, pero requiere atención. Una solución totalmente alojada requiere relativamente pocos conocimientos técnicos. El tiempo necesario para gestionarla es bajo y el nivel de habilidad necesario para hacerlo es relativamente bajo. Con una solución interna, tu empresa debe aportar habilidades de infraestructura, redes, seguridad, sistemas y correo electrónico. Dependiendo de tus necesidades y del personal disponible, esto puede ser a tiempo parcial para un único profesional o puede requerir varios empleados a tiempo completo o incluso consultores externos. El tiempo total necesario para gestionar un sistema de correo electrónico interno variará drásticamente y a menudo es muy difícil de calcular debido a la naturaleza compleja de la situación pero, como mínimo, es órdenes de magnitud mayor que el de una solución alojada.

La seguridad es la última consideración significativa. Más allá de la seguridad tradicional a nivel de sistema, el correo electrónico requiere filtrado de spam. La gestión del spam puede hacerse de muchas maneras: en software en el servidor de correo, en un aparato situado en la red local, externalizada a un servicio de filtrado de spam o dejada al proveedor de la solución de correo alojado. El filtrado de spam, si se gestiona internamente, rara vez es un servicio que se configura y se olvida, sino uno que requiere atención regular y, por lo general, un coste adicional en licencias y gestión.

Tras analizar estas consideraciones principales, toda empresa debería sentarse, hacer los números y determinar qué solución tiene más sentido para ella a nivel individual. A menudo es necesario usar una hoja de cálculo y jugar con varios escenarios para ver cuánto costará cada solución tanto al principio como a lo largo del tiempo. Esto, combinado con una valoración de las características y su aplicabilidad a la empresa, será fundamental para determinar la idoneidad de cada opción.

Las armas secretas de la solución interna son las características, la integración y la flexibilidad. Las opciones de correo electrónico interno pueden ampliarse o modificarse para ofrecer exactamente el conjunto de características que la organización requiere – a veces con un coste adicional. Un ejemplo perfecto de esto es la integración de mensajería instantánea de Zimbra, que puede ser un valor añadido significativo para una plataforma de correo electrónico. Esto debe considerarse además del coste bruto. La integración con los mecanismos de autenticación internos existentes también puede ser un factor importante.

En mi propia experiencia y en mis cálculos de costes, las soluciones alojadas representan la inmensa mayoría de las soluciones apropiadas en el espacio de las pymes debido a la economía pura, mientras que los clientes grandes y de clase empresarial encontrarán beneficios insuperables en la flexibilidad y las ventajas de comunicaciones internas de las soluciones internas. Las pequeñas empresas luchan sobre todo con el coste, mientras que las grandes empresas luchan principalmente con la complejidad de las comunicaciones propia de su escala. Las grandes empresas también obtienen el mejor valor de las soluciones internas debido a la “densidad de profesionales” – el número inverso de profesionales de TI cuyo tiempo se desperdicia debido a las ineficiencias derivadas de la escala corporativa.

Hoy en día, tanto si una empresa elige alojar su propio correo electrónico como recibir el correo electrónico como servicio, hay muchas opciones entre las que elegir, incluso una vez escogida una arquitectura básica. Tradicionalmente solo se considerarían unas pocas opciones internas, como MS Exchange y Lotus Notes, pero nuevas alternativas como Zimbra (adquirida recientemente por VMWare), Scalix y Kerio están ampliando el panorama con costes más bajos, nuevas opciones de despliegue y conjuntos de características agresivos. El recién llegado relativo del alojamiento, y peso pesado de la noche a la mañana del sector, Rackspace está atrayendo mucha atención con sus nuevas ofertas de correo electrónico, que imitan más de cerca las ofertas internas tradicionales, mientras que Google sigue captando atención con sus singulares servicios de GMail. Espero ver que el espacio del correo electrónico alojado siga volviéndose más competitivo, con las nuevas características de integración como foco clave.

Cada empresa es única y debe considerarse el conjunto de los factores. Es necesario usar una combinación de habilidades empresariales y de TI para evaluar las opciones y oportunidades disponibles, y ninguna disciplina por sí sola debería tomar estas decisiones de forma aislada. Este es un ejemplo perfecto de dónde los gerentes de TI deben comprender la economía de la empresa además de los aspectos tecnológicos de la solución.