Die Wahl einer E-Mail-Architektur: Intern oder gehostet

Wenn man mit E-Mail-Spezialisten spricht, stellt man, in meiner kleinen, anekdotischen Marktumfrage, anscheinend fest, dass die Hälfte all dieser Fachleute einem rät, E-Mail einfach lokal zu installieren, normalerweise Microsoft Exchange, und die andere Hälfte einem schlicht rät, sich für einen gehosteten (auch bekannt als Software-as-a-Service / SaaS oder “in der Cloud”) Dienst zu entscheiden, meistens Google Apps, doch E-Mail ist keine so einfache architektonische Komponente, dass sie auf banale Antworten reduziert werden sollte. E-Mail ist eine der wichtigsten Komponenten der Kommunikationsinfrastruktur Ihres Unternehmens, oft die Telefonie übertreffend, und die Wahl der richtigen Bereitstellungsmethodik für Ihr Unternehmen ist entscheidend für Ihren langfristigen Erfolg.

Wir beginnen mit der Betrachtung einiger grundlegender Faktoren beim E-Mail-Hosting. E-Mail-Systeme benötigen ein gutes Maß an Bandbreite, eine recht erhebliche Menge an Speicherplatz, hohe Zuverlässigkeit, sorgfältige Verwaltung und erhebliche Sicherheitsüberlegungen.

Bandbreite ist der erste zu betrachtende Bereich. Jede gesendete und empfangene E-Mail muss zwischen dem Endbenutzer und dem E-Mail-Server sowie zwischen dem E-Mail-Server selbst und der Außenwelt im Falle von extern bestimmten E-Mails übertragen werden. In kleinen Unternehmen ist nahezu jede E-Mail dazu bestimmt, das Firmennetzwerk zu verlassen, um an Klienten, Kunden, Anbieter usw. zu gelangen. In größeren Unternehmen ändert sich die E-Mail-Nutzung, und je näher wir den Fortune 100 kommen, verschiebt sich E-Mail von einem nahezu ausschließlichen Werkzeug zur Kommunikation mit Personen außerhalb der Organisation hin zu einer Plattform, die primär für die interne Kommunikation genutzt wird.

Diese Verschiebung in der Art und Weise, wie E-Mail selbst genutzt wird, ist ein sehr wichtiger Faktor bei der Entscheidung, wie E-Mail-Dienste bereitgestellt werden. Wenn E-Mail nahezu ausschließlich intern für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern genutzt wird, dann eignet sich dies sehr gut für das interne Hosting von E-Mail-Systemen, um die Sicherheit zu erhöhen und die WAN-Bandbreitennutzung zu verbessern. Der Vorbehalt hierbei ist natürlich, dass ein stark verteiltes Unternehmen jeglicher Größe diesen Verkehr nicht in einem LAN-Netzwerk halten würde und daher so behandelt werden sollte, als wäre die E-Mail-Nutzung extern, unabhängig davon, ob sie zwischen Mitarbeitern stattfindet oder nicht. Kleine Unternehmen, deren Kommunikation primär mit externen Nutzern stattfindet, werden mit einem gehosteten Dienst eine bessere Nutzung erzielen.

Speicherplatz ist bei der Entscheidungsfindung zur E-Mail-Architektur tatsächlich oft ein geringerer Faktor, als es zunächst den Anschein haben mag. Traditionell sprachen die Speicheranforderungen von E-Mail aufgrund des Kostenvorteils, großen Speicher – insbesondere den für Archivierungszwecke genutzten – lokal zu halten, ein überzeugendes Argument für internes Hosting. In jüngerer Zeit haben große gehostete E-Mail-Anbieter wie Rackspace und Google Apps den Preis für Online-Archivierungs-E-Mail-Speicher so niedrig gedrückt, dass es in vielen Fällen tatsächlich kosteneffektiver sein kann, gehosteten Speicher statt lokalen Speichers zu nutzen, oder zumindest die Kosten gleichauf liegen. Selbst langfristiger Archivspeicher ist heute in einer gehosteten Lösung sehr kosteneffektiv zu haben.

Zuverlässigkeit ist ein recht komplexes Thema. E-Mail ist für jede Organisation von entscheidender Bedeutung. Wenn ein E-Mail-System ausfällt, kommen viele Unternehmen schlicht zum Stillstand. In manchen Fällen wird das Unternehmen faktisch lahmgelegt, wenn der E-Mail-Verkehr versiegt. Nicht nur die Mitarbeiter hören auf, miteinander zu kommunizieren, sondern auch Kunden, Anbieter, Lieferanten und andere sehen das Unternehmen bestenfalls als offline und schlimmstenfalls als geschäftsunfähig an. Eine Unterbrechung der Kommunikation mit der Außenwelt kann für nahezu jedes Unternehmen unmittelbare und erhebliche finanzielle Auswirkungen darstellen.

Gehostete E-Mail hat den offensichtlichen Vorteil, in einem großen, kommerziellen Rechenzentrum mit Redundanz auf jeder Ebene (vorausgesetzt, es handelt sich um einen erstklassigen Anbieter) gehostet zu werden – von der Hardware über den Speicher und das Netzwerk bis hin zur Stromversorgung und zum Support. Das interne Hosting von E-Mail erfordert von einem Unternehmen, das Maß an Redundanz zu bestimmen, das angesichts der Fähigkeit des Unternehmens, E-Mail-Ausfallzeiten zu verkraften, am kosteneffektivsten ist, und ist im Allgemeinen eine Übung in Kompromissen – auf wie viel Zuverlässigkeit kann ein Unternehmen angesichts der zu ihrer Bereitstellung notwendigen Kosten verzichten.

Manche Unternehmen werden sich dafür entscheiden, E-Mail-Server in einer Colocation-Einrichtung zu hosten, die ihnen viele redundante Komponenten bietet, doch um den Funktionen eines Angebots auf Rackspace- oder Google-Niveau gerecht zu werden, wären wahrscheinlich mehrere Rechenzentren nötig. Colocation ist eine Zwischenoption, die die technischen Funktionen gehosteter Optionen mit der Verwaltung und Flexibilität interner E-Mail-Systeme bietet.

Ein häufigeres Szenario ist es jedoch, dass Unternehmen einen einzelnen E-Mail-Server vollständig innerhalb ihrer eigenen Mauern hosten und sich dabei auf ihre interne Stromversorgung, Hardware und Netzwerkverbindung verlassen. In einem solchen Szenario muss ein Unternehmen entweder extreme Maßnahmen ergreifen, um die Verfügbarkeit sicherzustellen – etwa das Hosten eines vollständig redundanten Standorts zu immensen Kosten –, oder seiner gesamten E-Mail-Infrastruktur einen zuverlässigen Online-Spooling-Dienst wie Postini, MessageLabs oder MXLogic vorschalten. Die Kosten solcher Dienste sind, obwohl entscheidend für die Zuverlässigkeit, die die meisten Unternehmen benötigen, oft gleich hoch wie die vollständigen E-Mail-Hosting-Optionen oder sogar höher. Diese Spooling-Dienstkosten werden wahrscheinlich laufende, skalierende Kosten hinzufügen, die vollständig gehostete E-Mail-Dienste stets zu einer kostengünstigeren Option als internes Hosting machen.

Die Verwaltungskosten sind sehr schwer zu bestimmen, erfordern aber Aufmerksamkeit. Eine vollständig gehostete Lösung erfordert relativ wenig technisches Wissen. Der Zeitaufwand für die Verwaltung ist gering, und das dafür notwendige Kompetenzniveau ist relativ niedrig. Bei einer internen Lösung muss Ihr Unternehmen Kompetenzen in den Bereichen Infrastruktur, Netzwerk, Sicherheit, System und E-Mail bereitstellen. Je nach Ihren Anforderungen und Ihrem verfügbaren Personal kann dies eine Teilzeitaufgabe für eine einzelne Fachkraft sein, oder es kann mehrere Vollzeitstellen oder sogar externe Berater erfordern. Die gesamte für die Verwaltung eines internen E-Mail-Systems notwendige Zeit variiert dramatisch und ist aufgrund der komplexen Natur der Situation oft sehr schwer zu berechnen, doch sie ist mindestens um Größenordnungen höher als bei einer gehosteten Lösung.

Sicherheit ist die letzte bedeutende Überlegung. Über die traditionelle Sicherheit auf Systemebene hinaus erfordert E-Mail eine Spam-Filterung. Der Umgang mit Spam kann auf vielerlei Arten erfolgen: in Software auf dem E-Mail-Server, auf einer im lokalen Netzwerk befindlichen Appliance, ausgelagert an einen Spam-Filterungsdienst oder dem Anbieter der gehosteten E-Mail-Lösung überlassen. Die Spam-Filterung ist, sofern sie intern gehandhabt wird, selten ein Dienst zum Einrichten und Vergessen, sondern einer, der regelmäßige Aufmerksamkeit und im Allgemeinen zusätzliche Kosten für Lizenzierung und Verwaltung erfordert.

Nachdem es diese wesentlichen Überlegungen betrachtet hat, sollte sich jedes Unternehmen hinsetzen, die Zahlen durchrechnen und bestimmen, welche Lösung für es auf individueller Ebene am sinnvollsten ist. Oft ist es notwendig, eine Tabellenkalkulation zu verwenden und mit mehreren Szenarien zu spielen, um zu sehen, was jede Lösung sowohl im Vorfeld als auch im Laufe der Zeit kosten wird. Dies wird, kombiniert mit einer Bewertung der Funktionen und ihrer Anwendbarkeit auf das Unternehmen, entscheidend für die Bestimmung der Eignung jeder Option sein.

Die Geheimwaffen der internen Lösung sind Funktionen, Integration und Flexibilität. Interne E-Mail-Optionen können erweitert oder modifiziert werden, um genau den Funktionsumfang zu bieten, den die Organisation benötigt – manchmal gegen Aufpreis. Ein perfektes Beispiel hierfür ist die Instant-Messaging-Integration von Zimbra, die für eine E-Mail-Plattform ein erheblicher Mehrwert sein kann. Dies muss zusätzlich zu den reinen Kosten berücksichtigt werden. Die Integration in bestehende interne Authentifizierungsmechanismen kann ebenfalls ein wichtiger Faktor sein.

Nach meiner eigenen Erfahrung und meinen Kostenberechnungen stellen gehostete Lösungen aufgrund der reinen Wirtschaftlichkeit die überwiegende Mehrheit der geeigneten Lösungen im SMB-Bereich dar, während große und Großunternehmenskunden unüberwindliche Vorteile aus der Flexibilität und den Vorteilen interner Lösungen für die interne Kommunikation ziehen werden. Kleine Unternehmen kämpfen vorwiegend mit den Kosten, während große Unternehmen primär mit der Kommunikationskomplexität ihrer Größenordnung kämpfen. Große Unternehmen erzielen außerdem den besten Nutzen aus internen Lösungen aufgrund der “Fachkräftedichte” – der umgekehrten Anzahl von IT-Fachkräften, deren Zeit aufgrund von Ineffizienzen der Unternehmensgröße verschwendet wird.

Ob sich ein Unternehmen heute dafür entscheidet, seine eigene E-Mail zu hosten oder E-Mail als Dienst zu beziehen – es gibt viele Optionen zur Auswahl, selbst wenn eine grundlegende Architektur bereits gewählt ist. Traditionell kämen nur wenige interne Optionen wie MS Exchange und Lotus Notes infrage, doch neue Alternativen wie Zimbra (kürzlich von VMWare übernommen), Scalix und Kerio erweitern die Landschaft mit niedrigeren Kosten, neuen Bereitstellungsoptionen und aggressiven Funktionsumfängen. Der relative Neuling im Hosting und über Nacht zum Schwergewicht der Branche aufgestiegen, Rackspace, erregt mit seinen neuen E-Mail-Angeboten, die traditionelle interne Angebote enger nachahmen, viel Aufmerksamkeit, während Google mit seinen einzigartigen GMail-Diensten weiterhin Aufmerksamkeit auf sich zieht. Ich erwarte, dass der gehostete E-Mail-Bereich weiterhin wettbewerbsintensiver wird, wobei neue Integrationsfunktionen einen Schwerpunkt bilden werden.

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und die Gesamtheit der Faktoren muss berücksichtigt werden. Die Nutzung einer Kombination aus betriebswirtschaftlichen und IT-Kompetenzen ist notwendig, um die verfügbaren Optionen und Gelegenheiten zu bewerten, und keine einzelne Disziplin sollte diese Entscheidungen isoliert treffen. Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, wo IT-Manager neben den technologischen Aspekten der Lösung auch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verstehen müssen.