Een e-mailarchitectuur kiezen: intern of gehost

Als je met e-mailspecialisten praat, lijkt het erop – op basis van mijn kleine, anekdotische marktonderzoek – dat de helft van al deze professionals je zal aanraden om e-mail simpelweg lokaal te installeren, doorgaans Microsoft Exchange, en dat de andere helft je simpelweg zal aanraden om voor een gehoste dienst te gaan (oftewel Software-as-a-Service / SaaS of “in de cloud”), meestal Google Apps, maar e-mail is geen zo eenvoudige architectuurcomponent dat het tot dergelijke cliché-antwoorden zou mogen worden teruggebracht. E-mail is een van de belangrijkste componenten van de communicatie-infrastructuur van je bedrijf en overtreft vaak zelfs telefonie, en het kiezen van de juiste leveringsmethodiek voor je bedrijf is cruciaal voor je succes op de lange termijn.

We beginnen met het beschouwen van enkele basisfactoren rond e-mailhosting. E-mailsystemen vereisen een flinke hoeveelheid bandbreedte, een aanzienlijke hoeveelheid opslag, een hoge betrouwbaarheid, zorgvuldig beheer en een serieuze afweging op het gebied van beveiliging.

Bandbreedte is het eerste aandachtsgebied. Elke verzonden en ontvangen e-mail moet reizen tussen de eindgebruiker en de e-mailserver, alsook tussen de e-mailserver zelf en de buitenwereld in het geval van e-mail die voor extern bestemd is. In kleine bedrijven is vrijwel alle e-mail bestemd om het bedrijfsnetwerk te verlaten en naar cliënten, klanten, leveranciers, enzovoort te gaan. In grotere ondernemingen verandert het e-mailgebruik, en naarmate we de Fortune 100 naderen, verschuift e-mail van een vrijwel uitsluitend instrument voor communicatie met mensen buiten de organisatie naar een platform dat hoofdzakelijk wordt gebruikt voor interne communicatie.

Deze verschuiving in de manier waarop e-mail zelf wordt gebruikt, is een zeer belangrijke factor bij de beslissing hoe e-maildiensten uit te rollen. Als e-mail vrijwel uitsluitend intern wordt gebruikt voor communicatie tussen personeelsleden, dan leent dit zich uitstekend voor het intern hosten van e-mailsystemen om de beveiliging te verhogen en het WAN-bandbreedtegebruik te verbeteren. De kanttekening hierbij is uiteraard dat een sterk gespreid bedrijf van enige omvang dit verkeer niet op een LAN-netwerk zou houden en daarom behandeld zou moeten worden alsof het e-mailgebruik extern is, ongeacht of het al dan niet tussen personeelsleden plaatsvindt. Kleine bedrijven met communicatie die voornamelijk met externe gebruikers plaatsvindt, zullen een betere benutting vinden in een gehoste dienst.

Opslag is bij de besluitvorming rond e-mailarchitectuur eigenlijk vaak een kleinere factor dan het op het eerste gezicht zou lijken te moeten zijn. Van oudsher vormden de opslagvereisten van e-mail een overtuigend argument voor intern hosten, vanwege het kostenvoordeel van het lokaal houden van grote opslag, met name die welke voor archiveringsdoeleinden wordt gebruikt. Recentelijk hebben grote gehoste e-mailleveranciers zoals Rackspace en Google Apps de prijs van online archiveringsopslag voor e-mail zo laag gebracht dat het in veel gevallen daadwerkelijk kosteneffectiever kan zijn om gehoste opslag te gebruiken in plaats van lokale opslag, of dat de kosten op zijn minst gelijk zijn. Zelfs langdurige archiveringsopslag is tegenwoordig zeer kostenefficient te verkrijgen in een gehoste oplossing.

Betrouwbaarheid is een nogal complex onderwerp. E-mail is van cruciaal belang voor elke organisatie. Als een e-mailsysteem uitvalt, komen veel bedrijven simpelweg tot stilstand. In sommige gevallen ligt het bedrijf feitelijk stil wanneer de e-mail niet meer stroomt. Niet alleen stoppen werknemers met onderling communiceren, maar klanten, leveranciers, toeleveranciers en anderen zien het bedrijf op zijn best als offline en op zijn slechtst als failliet. Het onderbreken van de communicatie met de buitenwereld kan voor vrijwel elk bedrijf een onmiddellijke en ernstige financiële impact betekenen.

Gehoste e-mail heeft het voor de hand liggende voordeel dat het wordt gehost in een groot, commercieel datacenter met redundantie op elk niveau (uitgaande van een topleverancier) van hardware tot opslag tot netwerk tot stroom tot ondersteuning. E-mail intern hosten vereist dat een bedrijf bepaalt welk niveau van redundantie het meest kostenefficient is, gegeven het vermogen van het bedrijf om e-mailuitval te doorstaan, en is over het algemeen een oefening in compromissen – hoeveel betrouwbaarheid kan een bedrijf missen, gegeven de kosten die nodig zijn om die te leveren.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om e-mailservers te hosten in een colocatiefaciliteit, die hen voorziet van veel redundante componenten, maar om de functies van een aanbod op het niveau van Rackspace of Google te evenaren, zouden waarschijnlijk meerdere datacenters nodig zijn. Colocatie is een tussenoplossing die de technische functies van gehoste opties biedt met het beheer en de flexibiliteit van interne e-mailsystemen.

Een vaker voorkomend scenario is echter dat bedrijven één enkele e-mailserver volledig binnen hun muren hosten en daarbij vertrouwen op hun interne stroomvoorziening, hardware en netwerkverbinding. In een dergelijk scenario moet een bedrijf ofwel extreme maatregelen nemen om de beschikbaarheid te waarborgen – zoals het hosten van een volledig redundante locatie tegen immense kosten – ofwel hun volledige e-mailinfrastructuur voorzien van een betrouwbare online spooling-dienst zoals Postini, MessageLabs of MXLogic. De kosten van dergelijke diensten, hoewel cruciaal voor de betrouwbaarheid die de meeste bedrijven nodig hebben, zijn vaak gelijk aan of zelfs hoger dan die van volledige e-mailhostingopties. Deze kosten voor de spooling-dienst zullen waarschijnlijk een doorlopende, meeschalende kostenpost toevoegen die volledig gehoste e-maildiensten altijd tot een goedkopere optie maakt dan interne hosting.

Beheerkosten zijn zeer moeilijk te bepalen, maar verdienen aandacht. Een volledig gehoste oplossing vereist relatief weinig technische kennis. De tijd om te beheren is gering en het vereiste vaardigheidsniveau daarvoor is relatief laag. Bij een interne oplossing moet je bedrijf voorzien in infrastructuur-, netwerk-, beveiligings-, systeem- en e-mailvaardigheden. Afhankelijk van je behoeften en je beschikbare personeel kan dit deeltijds zijn voor één professional, of kan het meerdere fte’s of zelfs externe consultants vereisen. De totale tijd die nodig is om een intern e-mailsysteem te beheren, varieert dramatisch en is vaak zeer moeilijk te berekenen vanwege het complexe karakter van de situatie, maar is op zijn minst ordes van grootte hoger dan bij een gehoste oplossing.

Beveiliging is de laatste belangrijke overweging. Naast traditionele beveiliging op systeemniveau vereist e-mail spamfiltering. Het afhandelen van spam kan op veel manieren gebeuren: in software op de e-mailserver, op een appliance die zich op het lokale netwerk bevindt, uitbesteed aan een spamfilterdienst, of overgelaten aan de aanbieder van de gehoste e-mailoplossing. Spamfiltering is, indien intern afgehandeld, zelden een dienst die je instelt en vergeet, maar een die regelmatige aandacht vereist en doorgaans extra kosten met zich meebrengt op het gebied van licenties en beheer.

Na het bekijken van deze belangrijkste overwegingen zou elk bedrijf moeten gaan zitten, de cijfers moeten doorrekenen en moeten bepalen welke oplossing op individueel niveau het meest zinvol voor hen is. Vaak is het nodig om een spreadsheet te gebruiken en met verschillende scenario’s te spelen om te zien wat elke oplossing zowel vooraf als na verloop van tijd zal kosten. Dit, gecombineerd met een waardering van de functies en hun toepasbaarheid op het bedrijf, zal cruciaal zijn bij het bepalen van de geschiktheid van elke optie.

De geheime wapens van de interne oplossing zijn functies, integratie en flexibiliteit. Interne e-mailopties kunnen worden uitgebreid of aangepast om precies de functieset te bieden die de organisatie vereist – soms tegen extra kosten. Een perfect voorbeeld hiervan is de integratie van instant messaging in Zimbra, die een aanzienlijke meerwaarde kan zijn voor een e-mailplatform. Dit moet worden meegewogen naast de pure kosten. Integratie met bestaande interne authenticatiemechanismen kan eveneens een belangrijke factor zijn.

Op basis van mijn eigen ervaring en kostenberekeningen vertegenwoordigen gehoste oplossingen de overgrote meerderheid van de geschikte oplossingen in het MKB-segment, omwille van de pure economie, terwijl klanten van grote en enterprise-omvang onoverkomelijke voordelen zullen vinden in de flexibiliteit en de voordelen op het gebied van interne communicatie van interne oplossingen. Kleine bedrijven worstelen vooral met kosten, terwijl grote bedrijven voornamelijk worstelen met de communicatiecomplexiteit van hun schaal. Grote bedrijven halen ook de beste waarde uit interne oplossingen vanwege “professionele dichtheid” – het omgekeerde aantal IT-professionals wiens tijd wordt verspild door inefficienties als gevolg van bedrijfsschaal.

Of een bedrijf er nu voor kiest om zijn eigen e-mail te hosten of e-mail als dienst af te nemen, vandaag de dag zijn er veel opties om uit te kiezen, zelfs nadat een basisarchitectuur is gekozen. Van oudsher zouden slechts enkele interne opties zoals MS Exchange en Lotus Notes in overweging worden genomen, maar nieuwe alternatieven zoals Zimbra (recentelijk overgenomen door VMWare), Scalix en Kerio verbreden het landschap met lagere kosten, nieuwe uitrolopties en agressieve functiesets. Hostings relatieve nieuwkomer, en plotselinge zwaargewicht in de branche, Rackspace trekt veel aandacht met zijn nieuwe e-mailaanbiedingen die traditionele interne aanbiedingen nauwer nabootsen, terwijl Google aandacht blijft trekken met zijn unieke GMail-diensten. Ik verwacht dat de gehoste-e-mailruimte steeds competitiever zal blijven worden, met nieuwe integratiefuncties als belangrijk speerpunt.

Elk bedrijf is uniek en het geheel aan factoren moet worden meegewogen. Een combinatie van zakelijke en IT-vaardigheden is noodzakelijk om de beschikbare opties en kansen te evalueren, en geen enkele discipline zou deze beslissingen in isolatie mogen nemen. Dit is een perfect voorbeeld van waar IT-managers, naast de technologische aspecten van de oplossing, ook de economie van het bedrijf moeten begrijpen.