选择电子邮件架构：自建还是托管

如果你去和电子邮件专家交谈，根据我对市场所做的小规模、不正式的调查，你似乎会发现：这些专业人士中有一半会告诉你只需在本地安装电子邮件系统（通常是 Microsoft Exchange），而另一半则会简单地告诉你选用托管（即软件即服务 / SaaS 或所谓“云端”）服务，最常见的是 Google Apps，但电子邮件并不是一个简单到可以被归结为陈词滥调式答案的架构组件。电子邮件是贵企业通信基础设施中最重要的组成部分之一，其重要性往往超过电话系统，而为贵公司选择正确的交付方式，对你的长期成功至关重要。

我们先从考虑电子邮件托管中的一些基本因素入手。电子邮件系统需要相当多的带宽、相当可观的存储空间、很高的可靠性、细致的管理以及对安全性的重大考量。

带宽是首先需要考虑的方面。每一封发出和收到的电子邮件都必须在终端用户与电子邮件服务器之间往返，对于发往外部的邮件，还要在电子邮件服务器本身与外部世界之间往返。在小企业中，几乎所有电子邮件的去向都是离开公司网络，发往客户、顾客、供应商等等。在大型企业中，电子邮件的用途有所不同，越接近《财富》100 强，电子邮件就越是从一个几乎专门用于与组织外部人员沟通的工具，转变为一个主要用于内部沟通的平台。

电子邮件本身用途上的这一转变，是决定如何部署电子邮件服务的一个非常重要的因素。如果电子邮件几乎完全用于内部的员工间沟通，那么这就非常适合在内部托管电子邮件系统，以提升安全性并改善广域网（WAN）带宽利用率。当然，这里的一个前提是：任何规模的高度分散型公司都不会把这类流量保留在局域网（LAN）上，因此无论是否属于员工间沟通，都应当将这种电子邮件用法视为外部用法来对待。沟通主要发生在外部用户之间的小公司，会在托管服务中获得更好的利用率。

在电子邮件架构决策中，存储实际上往往是一个比乍看之下应有的分量更小的因素。传统上，电子邮件的存储需求构成了在内部托管的有力论据，因为把大容量存储（尤其是用于归档需求的那部分）保留在本地具有成本效益。最近，Rackspace 和 Google Apps 等大型托管电子邮件供应商已将在线归档电子邮件存储的价格压得如此之低，以至于在许多情况下，使用托管存储实际上可能比本地存储更具成本效益，或者至少在成本上不相上下。如今，即便是长期归档存储，在托管解决方案中也能以非常经济的方式获得。

可靠性是一个相当复杂的话题。电子邮件对任何组织都至关重要。如果电子邮件系统宕机，许多公司会就此陷入停顿。在某些情况下，当电子邮件停止流转时，公司实际上等于停摆。不仅员工之间停止了沟通，而且客户、供应商、上游商家及其他各方往好里看会认为公司已经掉线，往坏里看则会认为公司已经倒闭。中断与外部世界的沟通，对几乎任何企业都可能意味着立竿见影的严重财务冲击。

托管电子邮件有一个显而易见的优势：它托管在一个大型商用数据中心内，从硬件到存储、到网络、到电力、再到支持，每一个层面都具备冗余（前提是选用了顶级供应商）。在内部托管电子邮件，则要求企业根据自身承受电子邮件停机的能力，确定最具成本效益的冗余级别，这通常是一道权衡取舍的练习题——考虑到提供可靠性所需的成本，公司可以在多大程度上不要那份可靠性。

有些公司会选择在主机托管（colocation）设施中托管电子邮件服务器，这能为它们提供许多冗余组件，但要达到 Rackspace 或 Google 级别产品的特性，很可能需要多个数据中心。主机托管是一个折中选项，它兼具托管选项的技术特性，以及内部电子邮件系统的可管理性和灵活性。

然而，更常见的情形是公司完全在自家围墙之内托管单一一台电子邮件服务器，依赖其内部的电力、硬件和网络连接。在这种情形下，公司要么必须采取极端措施来确保正常运行时间——比如以高昂的代价托管一个完全冗余的站点——要么在其整个电子邮件基础设施前端，挂上一个可靠的在线缓存（spooling）服务，比如 Postini、MessageLabs 或 MXLogic。此类服务的成本，虽然对大多数公司所需的可靠性而言至关重要，但往往等于甚至超过完整的电子邮件托管选项。这笔缓存服务成本很可能会增加一项持续的、随规模递增的开支，从而使完全托管的电子邮件服务始终成为比内部托管更便宜的选择。

管理成本很难确定，但需要加以关注。完全托管的解决方案所需的技术知识相对较少。管理所需的时间很短，所需的技能水平也相对较低。而采用内部解决方案，贵公司必须提供基础设施、网络、安全、系统以及电子邮件方面的技能。根据你的需求和可用人手，这可能是一名专业人员的兼职工作，也可能需要多名全职人员（FTE）甚至外部顾问。管理内部电子邮件系统所需的总时间会有天壤之别，而且由于情况本身的复杂性，往往非常难以估算，但至少，它要比托管解决方案高出几个数量级。

安全性是最后一项重大考量。除了传统的系统级安全之外，电子邮件还需要垃圾邮件过滤。处理垃圾邮件可以有多种方式：在电子邮件服务器上以软件方式处理、在本地网络上的专用设备（appliance）上处理、外包给垃圾邮件过滤服务，或者交由托管电子邮件解决方案提供商处理。垃圾邮件过滤如果在内部处理，很少是一项一劳永逸的服务，而是一项需要定期投入精力、并通常在许可和管理方面带来额外成本的工作。

在审视了这些主要考量之后，每家公司都应当坐下来核算数字，确定哪种解决方案在个体层面上对自己最为合理。通常有必要使用电子表格，并对若干种情形进行推演，以了解每种解决方案在前期和长期分别会花费多少。这一点，再加上对各项特性及其对公司适用性的估值，将对确定每个选项是否合适起到关键作用。

内部解决方案的秘密武器是特性、集成与灵活性。内部电子邮件选项可以被扩展或修改，以提供恰好符合组织所需的特性集——有时需要额外付费。一个绝佳的例子是 Zimbra 的即时通讯集成，它对于一个电子邮件平台来说可以是一项重要的增值。这一点必须在原始成本之外一并加以考虑。与现有内部身份验证机制的集成，也可能是一个重要因素。

根据我自己的经验和成本核算，在 SMB 领域，出于纯粹的经济原因，托管解决方案代表了绝大多数适宜的方案；而大型及企业级客户，则会从内部解决方案的灵活性和内部沟通优势中获得难以逾越的好处。小企业主要纠结于成本，而大企业主要纠结于其规模所带来的沟通复杂性。大企业还能从内部解决方案中获得最佳价值，这要归功于“专业人员密度”——即因企业规模带来的低效而被浪费掉时间的 IT 专业人员的反比数量。

如今，无论企业选择自建电子邮件还是以服务方式获取电子邮件，即便在确定了基本架构之后，仍有许多选项可供挑选。传统上只会考虑 MS Exchange 和 Lotus Notes 等少数几个内部选项，但 Zimbra（最近被 VMWare 收购）、Scalix 和 Kerio 等新的替代品，正以更低的成本、新的部署选项和激进的特性集拓展着这一格局。托管领域相对的后来者、却一夜之间成为业界重量级选手的 Rackspace，正凭借其更接近传统内部产品的全新电子邮件产品吸引大量关注；而 Google 则凭借其独具特色的 GMail 服务持续受到瞩目。我预计，托管电子邮件领域将继续变得更具竞争性，而新的集成特性将成为一个关键焦点。

每家企业都是独一无二的，必须对各项因素的整体加以考量。要评估可用的选项和机遇，必须综合运用业务与 IT 两方面的技能，任何单一专业都不应孤立地做出这些决策。这是一个绝佳的例子，说明 IT 经理除了必须懂得解决方案的技术层面之外，还必须理解企业的经济学。