Choisir une architecture de messagerie : interne ou hébergée

Si vous discutez avec des spécialistes de la messagerie, ce que vous semblez constater, d'après ma petite enquête anecdotique sur le marché, c'est que la moitié de ces professionnels vous diront d'installer simplement la messagerie en local, normalement Microsoft Exchange, et l'autre moitié vous diront simplement d'opter pour un service hébergé (autrement dit, le logiciel en tant que service / SaaS ou “dans le cloud”), le plus souvent Google Apps ; mais la messagerie n'est pas un composant architectural si simple qu'il faille la réduire à des réponses toutes faites. La messagerie est l'un des composants les plus importants de l'infrastructure de communication de votre entreprise, surpassant souvent la téléphonie, et le choix de la bonne méthode de mise en œuvre pour votre société est essentiel à votre réussite à long terme.

Nous commencerons par examiner quelques facteurs fondamentaux de l'hébergement de la messagerie. Les systèmes de messagerie exigent une bonne dose de bande passante, une quantité de stockage assez considérable, une haute fiabilité, une gestion soignée et une attention significative à la sécurité.

La bande passante est le premier point à considérer. Chaque courriel envoyé et reçu doit transiter entre l'utilisateur final et le serveur de messagerie, ainsi qu'entre le serveur de messagerie lui-même et le monde extérieur dans le cas des courriels à destination externe. Dans les petites entreprises, la quasi-totalité des courriels sont destinés à quitter le réseau de l'entreprise pour aller vers des clients, des fournisseurs, etc. Dans les grandes entreprises, l'usage de la messagerie change et, à mesure que l'on s'approche du Fortune 100, la messagerie passe du statut d'outil presque exclusivement dédié à la communication avec des personnes extérieures à l'organisation à celui de plateforme principalement utilisée pour les communications internes.

Ce changement dans la manière dont la messagerie est utilisée est un facteur très important pour décider comment déployer les services de messagerie. Si la messagerie est utilisée presque exclusivement en interne pour les communications entre membres du personnel, alors cela se prête très bien à un hébergement de la messagerie en interne afin d'accroître la sécurité et d'améliorer l'utilisation de la bande passante du réseau étendu (WAN). La réserve étant ici, bien entendu, qu'une entreprise fortement répartie, quelle que soit sa taille, ne maintiendrait pas ce trafic sur un réseau local (LAN) et devrait donc être traitée comme si l'usage de la messagerie était externe, qu'il s'agisse ou non de communications entre membres du personnel. Les petites entreprises dont les communications se font principalement avec des utilisateurs externes trouveront une meilleure utilisation dans un service hébergé.

Le stockage est en réalité souvent un facteur plus mineur dans la décision d'architecture de messagerie qu'il n'y paraît au premier abord. Traditionnellement, les besoins de stockage de la messagerie constituaient un argument convaincant en faveur d'un hébergement interne, en raison de l'avantage économique de garder en local un stockage volumineux, en particulier celui utilisé pour les besoins d'archivage. Récemment, de grands fournisseurs de messagerie hébergée tels que Rackspace et Google Apps ont fait baisser le prix du stockage de messagerie en ligne à des fins d'archivage à un niveau si bas que, dans de nombreux cas, il peut en réalité être plus rentable d'utiliser un stockage hébergé plutôt qu'un stockage local, ou, à tout le moins, le coût est à parité. Même le stockage d'archivage à long terme peut s'obtenir de manière très économique dans une solution hébergée aujourd'hui.

La fiabilité est un sujet plutôt complexe. La messagerie est critique pour toute organisation. Si un système de messagerie tombe en panne, de nombreuses entreprises s'arrêtent tout simplement net. Dans certains cas, l'entreprise cesse de fonctionner dès que les courriels cessent de circuler. Non seulement les employés cessent de communiquer entre eux, mais clients, vendeurs, fournisseurs et autres perçoivent l'entreprise comme étant, au mieux, hors ligne et, au pire, en faillite. Interrompre les communications avec le monde extérieur peut représenter un impact financier immédiat et grave pour presque toute entreprise.

La messagerie hébergée présente l'avantage évident d'être hébergée dans un grand centre de données commercial doté de redondance à tous les niveaux (en supposant un fournisseur de premier rang), du matériel au stockage en passant par le réseau, l'alimentation et le support. Héberger la messagerie en interne oblige l'entreprise à déterminer le niveau de redondance le plus rentable compte tenu de sa capacité à supporter une indisponibilité de la messagerie, et relève généralement d'un exercice de compromis – de combien de fiabilité une entreprise peut-elle se passer au regard du coût nécessaire pour l'assurer.

Certaines entreprises choisiront d'héberger leurs serveurs de messagerie dans une installation de colocation, qui leur fournira de nombreux composants redondants ; mais pour égaler les fonctionnalités d'une offre de niveau Rackspace ou Google, plusieurs centres de données seraient vraisemblablement nécessaires. La colocation est une option intermédiaire, offrant les caractéristiques techniques des options hébergées avec la gestion et la souplesse des systèmes de messagerie internes.

Un scénario plus courant, toutefois, consiste pour les entreprises à héberger un unique serveur de messagerie entièrement entre leurs murs, en s'appuyant sur leur alimentation, leur matériel et leur connexion réseau internes. Dans un tel scénario, une entreprise doit soit prendre des mesures extrêmes pour garantir la disponibilité – comme l'hébergement d'un site entièrement redondant à un coût immense – soit placer en frontal de toute son infrastructure de messagerie un service de mise en file d'attente en ligne fiable tel que Postini, MessageLabs ou MXLogic. Le coût de tels services, bien que critique pour la fiabilité dont la plupart des entreprises ont besoin, est souvent égal, voire supérieur, à celui d'options de messagerie entièrement hébergées. Ce coût de service de mise en file d'attente ajoutera vraisemblablement un coût récurrent et évolutif qui fera des services de messagerie entièrement hébergés une option toujours moins coûteuse que l'hébergement interne.

Le coût de gestion est très difficile à déterminer, mais il mérite attention. Une solution entièrement hébergée requiert relativement peu de connaissances techniques. Le temps de gestion est faible et le niveau de compétence nécessaire pour l'assurer est relativement bas. Avec une solution interne, votre entreprise doit fournir les compétences en matière d'infrastructure, de réseau, de sécurité, de système et de messagerie. Selon vos besoins et le personnel dont vous disposez, cela peut représenter un temps partiel pour un seul professionnel, ou bien exiger plusieurs équivalents temps plein, voire des consultants externes. Le temps total nécessaire à la gestion d'un système de messagerie interne variera considérablement et est souvent très difficile à calculer en raison de la nature complexe de la situation mais, au minimum, il est de plusieurs ordres de grandeur supérieur à celui d'une solution hébergée.

La sécurité est le dernier point d'importance. Au-delà de la sécurité traditionnelle au niveau du système, la messagerie nécessite un filtrage du courrier indésirable. La gestion du courrier indésirable peut se faire de bien des manières : par logiciel sur le serveur de messagerie, sur un boîtier situé sur le réseau local, sous-traitée à un service de filtrage du courrier indésirable, ou laissée au fournisseur de la solution de messagerie hébergée. Le filtrage du courrier indésirable, s'il est géré en interne, est rarement un service que l'on configure puis oublie, mais bien un service qui exige une attention régulière et, en général, un coût supplémentaire en matière de licences et de gestion.

Après avoir examiné ces principaux points, chaque entreprise devrait s'asseoir, faire ses calculs et déterminer quelle solution a le plus de sens pour elle à titre individuel. Il est souvent nécessaire d'utiliser un tableur et de jouer avec plusieurs scénarios pour voir ce que chaque solution coûtera tant au départ que dans la durée. Cela, combiné à une valorisation des fonctionnalités et de leur applicabilité à l'entreprise, sera déterminant pour établir la pertinence de chaque option.

Les armes secrètes de la solution interne sont les fonctionnalités, l'intégration et la souplesse. Les options de messagerie internes peuvent être étendues ou modifiées pour offrir exactement l'ensemble de fonctionnalités dont l'organisation a besoin – parfois moyennant un coût supplémentaire. Un parfait exemple en est l'intégration de la messagerie instantanée de Zimbra, qui peut représenter une plus-value significative pour une plateforme de messagerie. Cela doit être pris en compte en sus du coût brut. L'intégration avec les mécanismes d'authentification internes existants peut également constituer un facteur important.

D'après ma propre expérience et mes propres calculs de coûts, les solutions hébergées représentent la grande majorité des solutions appropriées dans le secteur des PME, en raison de la pure économie, tandis que les clients de grande envergure et de classe entreprise trouveront des avantages insurmontables dans la souplesse et les atouts en matière de communications internes des solutions internes. Les petites entreprises se débattent surtout avec le coût, tandis que les grandes entreprises se débattent principalement avec la complexité de communication liée à leur échelle. Les grandes entreprises tirent également la meilleure valeur des solutions internes en raison de la “densité professionnelle” – le nombre, en sens inverse, de professionnels de l'informatique dont le temps est gaspillé du fait des inefficacités d'échelle de l'entreprise.

Aujourd'hui, qu'une entreprise choisisse d'héberger sa propre messagerie ou de recevoir la messagerie en tant que service, de nombreuses options s'offrent à elle, même une fois une architecture de base choisie. Traditionnellement, seules quelques options internes telles que MS Exchange et Lotus Notes étaient envisagées, mais de nouvelles alternatives comme Zimbra (récemment racheté par VMWare), Scalix et Kerio élargissent le paysage avec des coûts plus faibles, de nouvelles options de déploiement et des ensembles de fonctionnalités ambitieux. Le relatif nouveau venu de l'hébergement, et poids lourd du secteur du jour au lendemain, Rackspace, attire beaucoup l'attention avec ses nouvelles offres de messagerie qui imitent de plus près les offres internes traditionnelles, tandis que Google continue de retenir l'attention avec son service GMail singulier. Je m'attends à voir le marché de la messagerie hébergée devenir de plus en plus concurrentiel, les nouvelles fonctionnalités d'intégration constituant un axe central.

Chaque entreprise est unique et l'ensemble des facteurs doit être pris en compte. Il est nécessaire de combiner compétences métier et compétences informatiques pour évaluer les options et opportunités disponibles, et aucune discipline ne devrait prendre ces décisions de manière isolée. Voici un parfait exemple de situation où les responsables informatiques doivent comprendre l'économie de l'entreprise en plus des aspects technologiques de la solution.