Escolhendo uma Arquitetura de E-mail: Interna ou Hospedada

Se você conversar com especialistas em e-mail, o que parece encontrar, na minha pequena e anedótica pesquisa de mercado, é que metade de todos esses profissionais lhe dirá para simplesmente instalar o e-mail localmente, normalmente o Microsoft Exchange, e a outra metade simplesmente lhe dirá para optar por um serviço hospedado (também conhecido como Software como Serviço / SaaS ou “na nuvem”), na maioria das vezes o Google Apps, mas o e-mail não é um componente arquitetural tão simples a ponto de poder ser reduzido a respostas triviais. O e-mail é um dos componentes mais importantes da infraestrutura de comunicação da sua empresa, muitas vezes superando a telefonia, e escolher a metodologia de entrega certa para a sua empresa é fundamental para o seu sucesso a longo prazo.

Começaremos considerando alguns fatores básicos na hospedagem de e-mail. Os sistemas de e-mail requerem uma boa quantidade de largura de banda, uma quantidade bastante significativa de armazenamento, alta confiabilidade, gerenciamento cuidadoso e uma consideração significativa de segurança.

A largura de banda é a primeira área a considerar. Cada e-mail enviado e recebido deve trafegar entre o usuário final e o servidor de e-mail, bem como entre o próprio servidor de e-mail e o mundo exterior, no caso de e-mails destinados externamente. Em pequenas empresas, quase todos os e-mails se destinam a sair da rede da empresa para ir a clientes, consumidores, fornecedores, etc. Em grandes corporações, o uso do e-mail muda e, à medida que nos aproximamos da Fortune 100, o e-mail deixa de ser quase exclusivamente uma ferramenta para se comunicar com pessoas fora da organização e passa a ser uma plataforma usada primariamente para comunicações internas.

Essa mudança na forma como o próprio e-mail é usado é um fator muito importante na decisão de como implantar os serviços de e-mail. Se o e-mail é usado quase exclusivamente de forma interna para comunicações entre a equipe, então isso se prestará muito bem a hospedar os sistemas de e-mail internamente para aumentar a segurança e melhorar a utilização da largura de banda da WAN. A ressalva aqui, é claro, é que uma empresa altamente distribuída, de qualquer porte, não manteria esse tráfego em uma rede LAN e, portanto, deveria ser tratada como se o uso do e-mail fosse externo, independentemente de ser ou não entre a equipe. Pequenas empresas com comunicações ocorrendo primariamente com usuários externos encontrarão melhor utilização em um serviço hospedado.

O armazenamento é, na verdade, frequentemente um fator menor na tomada de decisão sobre a arquitetura de e-mail do que pode parecer à primeira vista que deveria ser. Tradicionalmente, os requisitos de armazenamento do e-mail constituíam um argumento convincente para a hospedagem interna, devido ao benefício de custo de manter localmente um grande armazenamento, especialmente aquele usado para necessidades de arquivamento. Recentemente, grandes fornecedores de e-mail hospedado, como a Rackspace e o Google Apps, reduziram tanto o preço do armazenamento online de e-mail para arquivamento que, em muitos casos, pode de fato ser mais econômico utilizar armazenamento hospedado em vez de armazenamento local ou, ao menos, o custo fica em paridade. Mesmo o armazenamento de arquivamento de longo prazo pode ser obtido de forma muito econômica em uma solução hospedada hoje.

A confiabilidade é um assunto bastante complexo. O e-mail é fundamental para qualquer organização. Se um sistema de e-mail cai, muitas empresas simplesmente param por completo. Em alguns casos, a empresa efetivamente fecha quando o e-mail deixa de fluir. Não apenas os funcionários param de se comunicar entre si, mas clientes, fornecedores, prestadores e outros veem a empresa como estando, na melhor das hipóteses, fora do ar e, na pior, fora do mercado. Interromper as comunicações com o mundo exterior pode representar um impacto financeiro imediato e sério para quase qualquer empresa.

O e-mail hospedado tem a vantagem óbvia de ser hospedado em um grande datacenter comercial, com redundância em todos os níveis (presumindo um fornecedor de primeira linha), do hardware ao armazenamento, à rede, à energia e ao suporte. Hospedar o e-mail internamente exige que a empresa determine o nível de redundância que é mais econômico, considerando a capacidade da empresa de suportar tempo de inatividade do e-mail, e geralmente é um exercício de compromissos – de quanta confiabilidade uma empresa pode abrir mão diante do custo necessário para fornecê-la.

Algumas empresas optarão por hospedar os servidores de e-mail em uma instalação de colocation, que lhes fornecerá muitos componentes redundantes, mas, para alcançar os recursos de uma oferta do nível da Rackspace ou do Google, provavelmente seriam necessários múltiplos datacenters. A colocation é uma opção intermediária, fornecendo os recursos técnicos das opções hospedadas com o gerenciamento e a flexibilidade dos sistemas de e-mail internos.

Um cenário mais comum, no entanto, é a empresa hospedar um único servidor de e-mail completamente dentro de suas próprias paredes, dependendo de sua energia, hardware e conexão de rede internos. Em um cenário como esse, a empresa deve ou tomar medidas extremas para garantir a disponibilidade – como hospedar um site completamente redundante a um custo imenso – ou colocar à frente de toda a sua infraestrutura de e-mail um serviço confiável de spool online, como o Postini, o MessageLabs ou o MXLogic. O custo de tais serviços, embora fundamental para a confiabilidade de que a maioria das empresas necessita, é frequentemente igual ou até maior do que as opções completas de hospedagem de e-mail. Esse custo do serviço de spool provavelmente adicionará um custo contínuo e escalável que tornará os serviços de e-mail totalmente hospedados sempre uma opção menos cara do que a hospedagem interna.

O custo de gerenciamento é muito difícil de determinar, mas requer atenção. Uma solução totalmente hospedada requer relativamente pouco conhecimento técnico. O tempo para gerenciar é baixo e o nível de habilidade necessário para fazê-lo é relativamente baixo. Com uma solução interna, sua empresa deve fornecer habilidades de infraestrutura, rede, segurança, sistema e e-mail. Dependendo das suas necessidades e da equipe disponível, isso pode ser meio período para um único profissional ou pode exigir múltiplos FTEs ou até mesmo consultores externos. O tempo total necessário para gerenciar um sistema de e-mail interno varia drasticamente e é frequentemente muito difícil de calcular devido à natureza complexa da situação, mas, no mínimo, é ordens de magnitude maior do que o de uma solução hospedada.

A segurança é a consideração significativa final. Além da segurança tradicional em nível de sistema, o e-mail requer filtragem de spam. Lidar com o spam pode ser feito de muitas maneiras: por software no servidor de e-mail, em um appliance localizado na rede local, terceirizado para um serviço de filtragem de spam ou deixado a cargo do provedor da solução de e-mail hospedado. A filtragem de spam, se tratada internamente, raramente é um serviço do tipo configurar e esquecer, mas sim um que requer atenção regular e, geralmente, custo extra em licenciamento e gerenciamento.

Após analisar essas principais considerações, toda empresa deveria sentar-se, fazer as contas e determinar qual solução faz mais sentido para ela em um nível individual. Muitas vezes é necessário usar uma planilha e brincar com vários cenários para ver quanto cada solução custará tanto inicialmente quanto ao longo do tempo. Isso, combinado com uma avaliação dos recursos e de sua aplicabilidade à empresa, será fundamental para determinar a adequação de cada opção.

As armas secretas da solução interna são recursos, integração e flexibilidade. As opções de e-mail interno podem ser estendidas ou modificadas para oferecer exatamente o conjunto de recursos que a organização requer – às vezes a um custo adicional. Um exemplo perfeito disso é a integração de mensagens instantâneas do Zimbra, que pode ser um valor agregado significativo para uma plataforma de e-mail. Isso precisa ser considerado além do custo bruto. A integração com mecanismos de autenticação internos já existentes também pode ser um fator importante.

Na minha própria experiência e nos meus cálculos de custo, as soluções hospedadas representam a grande maioria das soluções adequadas no espaço de PMEs devido à pura economia, enquanto clientes de grande porte e de classe corporativa encontrarão benefícios insuperáveis na flexibilidade e nas vantagens de comunicação interna das soluções internas. As pequenas empresas lutam principalmente com o custo, enquanto as grandes empresas lutam primariamente com a complexidade de comunicação de sua escala. As grandes empresas também obtêm o melhor valor das soluções internas devido à “densidade de profissionais” – o número inverso de profissionais de TI cujo tempo é desperdiçado em razão das ineficiências de escala corporativa.

Hoje, quer uma empresa opte por hospedar seu próprio e-mail ou por receber o e-mail como um serviço, há muitas opções entre as quais escolher, mesmo depois de escolhida uma arquitetura básica. Tradicionalmente, apenas algumas opções internas, como o MS Exchange e o Lotus Notes, seriam consideradas, mas novas alternativas como o Zimbra (recentemente adquirido pela VMWare), o Scalix e o Kerio estão expandindo o cenário com custos mais baixos, novas opções de implantação e conjuntos de recursos agressivos. A relativa novata da hospedagem, e peso-pesado da indústria da noite para o dia, a Rackspace está atraindo muita atenção com suas novas ofertas de e-mail, que imitam mais de perto as ofertas internas tradicionais, enquanto o Google continua a chamar atenção com seus exclusivos serviços de GMail. Espero ver o espaço do e-mail hospedado continuar a se tornar mais competitivo, com os novos recursos de integração sendo um foco fundamental.

Cada empresa é única e o conjunto de fatores deve ser considerado. Usar uma combinação de habilidades de negócios e de TI é necessário para avaliar as opções e oportunidades disponíveis e nenhuma disciplina isolada deveria tomar essas decisões de forma isolada. Este é um exemplo perfeito de onde os gestores de TI devem compreender a economia do negócio além dos aspectos tecnológicos da solução.