Att välja en e-postarkitektur: intern eller hostad

Om du talar med e-postspecialister tycks du finna, enligt min lilla, anekdotiska kartläggning av marknaden, att hälften av alla dessa yrkespersoner kommer att säga åt dig att helt enkelt installera e-post lokalt, vanligtvis Microsoft Exchange, och den andra hälften helt enkelt säger åt dig att välja en hostad (även kallad Software-as-a-Service / SaaS eller “i molnet”) tjänst, oftast Google Apps, men e-post är inte en så enkel arkitektonisk komponent att den bör reduceras till banala svar. E-post är en av de viktigaste komponenterna i ditt företags kommunikationsinfrastruktur, och överträffar ofta telefonin, och att välja rätt leveransmetod för ditt företag är avgörande för din långsiktiga framgång.

Vi börjar med att överväga några grundläggande faktorer inom e-posthosting. E-postsystem kräver en hel del bandbredd, en ganska betydande mängd lagring, hög tillförlitlighet, noggrann förvaltning och betydande säkerhetshänsyn.

Bandbredd är det första området att överväga. Varje e-postmeddelande som skickas och tas emot måste färdas mellan slutanvändaren och e-postservern samt mellan själva e-postservern och omvärlden i de fall e-posten är avsedd för en extern mottagare. I små företag är nästan all e-post avsedd att lämna företagets nätverk för att gå till klienter, kunder, leverantörer och så vidare. I större företag förändras e-postanvändningen, och när vi närmar oss Fortune 100 förskjuts e-post från att vara nästan uteslutande ett verktyg för att kommunicera med personer utanför organisationen till att bli en plattform som främst används för intern kommunikation.

Denna förskjutning i hur e-post i sig används är en mycket viktig faktor när man beslutar hur man ska driftsätta e-posttjänster. Om e-post används nästan uteslutande internt för kommunikation mellan medarbetare lämpar sig detta mycket väl för att hosta e-postsystem internt för att öka säkerheten och förbättra utnyttjandet av WAN-bandbredd. Förbehållet här är förstås att ett starkt geografiskt utspritt företag av vilken storlek som helst inte skulle hålla denna trafik på ett LAN-nätverk och därför bör behandlas som om e-postanvändningen vore extern, oavsett om den sker mellan medarbetare eller inte. Små företag där kommunikationen huvudsakligen sker med externa användare kommer att finna ett bättre utnyttjande i en hostad tjänst.

Lagring är faktiskt ofta en mindre faktor i beslut om e-postarkitektur än vad det vid första anblicken kan tyckas att den borde vara. Traditionellt gjorde e-postens lagringskrav ett övertygande argument för intern hosting tack vare kostnadsfördelen med att hålla stor lagring lokalt, särskilt sådan som används för arkiveringsbehov. På senare tid har stora leverantörer av hostad e-post såsom Rackspace och Google Apps pressat ner priset på online-baserad arkivlagring av e-post så lågt att det i många fall faktiskt kan vara mer kostnadseffektivt att utnyttja hostad lagring snarare än lokal lagring, eller åtminstone är kostnaden likvärdig. Även långsiktig arkivlagring kan idag erhållas mycket kostnadseffektivt i en hostad lösning.

Tillförlitlighet är ett ganska komplext ämne. E-post är avgörande för varje organisation. Om ett e-postsystem går ner stannar många företag helt enkelt upp. I vissa fall slutar företaget i praktiken att fungera när e-posten upphör att flöda. Inte nog med att de anställda slutar kommunicera med varandra, utan kunder, leverantörer, underleverantörer och andra ser företaget som i bästa fall offline och i värsta fall ur drift. Att avbryta kommunikationen med omvärlden kan innebära en omedelbar och allvarlig ekonomisk påverkan för i stort sett vilket företag som helst.

Hostad e-post har den uppenbara fördelen att den hostas i ett stort, kommersiellt datacenter med redundans på varje nivå (förutsatt en förstklassig leverantör), från hårdvara till lagring till nätverk till strömförsörjning till support. Att hosta e-post internt kräver att ett företag avgör vilken redundansnivå som är mest kostnadseffektiv med hänsyn till företagets förmåga att uthärda e-postavbrott och är i allmänhet en övning i kompromisser – hur mycket tillförlitlighet kan ett företag klara sig utan, givet kostnaden som krävs för att tillhandahålla den.

Vissa företag väljer att hosta e-postservrar i en samlokaliseringsanläggning som förser dem med många redundanta komponenter, men för att uppnå funktionerna i ett erbjudande på Rackspace- eller Google-nivå skulle flera datacenter sannolikt behövas. Samlokalisering är ett mellanting som tillhandahåller de tekniska egenskaperna hos hostade alternativ med förvaltningen och flexibiliteten hos interna e-postsystem.

Ett vanligare scenario är dock att företag hostar en enda e-postserver helt och hållet innanför sina egna väggar och förlitar sig på sin interna strömförsörjning, hårdvara och nätverksanslutning. I ett sådant scenario måste ett företag antingen vidta extrema åtgärder för att säkerställa drifttid – såsom att hosta en helt redundant anläggning till en enorm kostnad – eller placera en tillförlitlig online-baserad spoolingtjänst såsom Postini, MessageLabs eller MXLogic framför hela sin e-postinfrastruktur. Kostnaden för sådana tjänster, som visserligen är avgörande för den tillförlitlighet de flesta företag behöver, är ofta lika med eller till och med större än kostnaden för fullständiga e-posthostingalternativ. Denna kostnad för spoolingtjänsten kommer sannolikt att lägga till en löpande, skalande kostnad som gör fullt hostade e-posttjänster alltid till ett billigare alternativ än intern hosting.

Förvaltningskostnaden är mycket svår att fastställa men kräver uppmärksamhet. En fullt hostad lösning kräver relativt lite tekniskt kunnande. Tiden som krävs för att förvalta den är låg och den kompetensnivå som behövs för att göra det är relativt låg. Med en intern lösning måste ditt företag tillhandahålla kompetens inom infrastruktur, nätverk, säkerhet, system och e-post. Beroende på dina behov och din tillgängliga personal kan detta vara en deltidssyssla för en enskild yrkesperson eller kräva flera heltidsanställda eller till och med externa konsulter. Den totala tid som krävs för att förvalta ett internt e-postsystem varierar dramatiskt och är ofta mycket svår att beräkna på grund av situationens komplexa natur, men den är som ett minimum flera storleksordningar större än för en hostad lösning.

Säkerhet är den sista betydande aspekten. Utöver traditionell säkerhet på systemnivå kräver e-post skräppostfiltrering. Hantering av skräppost kan göras på många sätt: i programvara på e-postservern, på en apparat placerad i det lokala nätverket, utlokaliserat till en skräppostfiltreringstjänst eller överlåtet till leverantören av den hostade e-postlösningen. Skräppostfiltrering är, om den hanteras internt, sällan en tjänst man ställer in och glömmer, utan en som kräver regelbunden uppmärksamhet och i allmänhet extra kostnad i form av licensiering och förvaltning.

Efter att ha tittat på dessa huvudsakliga aspekter bör varje företag sätta sig ner, räkna på siffrorna och avgöra vilken lösning som är mest meningsfull för just dem på individuell nivå. Ofta är det nödvändigt att använda ett kalkylblad och pröva flera scenarier för att se vad varje lösning kommer att kosta både initialt och över tid. Detta, i kombination med en värdering av funktioner och deras tillämplighet för företaget, kommer att vara avgörande för att fastställa lämpligheten hos varje alternativ.

De interna lösningarnas hemliga vapen är funktioner, integration och flexibilitet. Interna e-postalternativ kan utökas eller modifieras för att erbjuda exakt den uppsättning funktioner som organisationen kräver – ibland mot en extra kostnad. Ett perfekt exempel på detta är Zimbras integration av snabbmeddelanden, som kan vara ett betydande mervärde för en e-postplattform. Detta måste vägas in utöver den rena kostnaden. Integration med befintliga interna autentiseringsmekanismer kan också vara en viktig faktor.

Enligt min egen erfarenhet och mina kostnadsberäkningar utgör hostade lösningar den stora majoriteten av lämpliga lösningar inom SMB-segmentet av rent ekonomiska skäl, medan stora kunder och kunder i företagsklass kommer att finna oöverstigliga fördelar i flexibiliteten och fördelarna för intern kommunikation hos interna lösningar. Små företag brottas främst med kostnaden medan stora företag främst brottas med den kommunikationsmässiga komplexiteten i sin storlek. Stora företag får också det bästa värdet av interna lösningar tack vare “professionell täthet” – det omvända antalet IT-yrkespersoner vars tid slösas bort på grund av effektivitetsförluster orsakade av företagets storlek.

Oavsett om ett företag idag väljer att hosta sin egen e-post eller att ta emot e-post som en tjänst finns det många alternativ att välja mellan, även när väl en grundläggande arkitektur har valts. Traditionellt skulle bara ett fåtal interna alternativ såsom MS Exchange och Lotus Notes komma i fråga, men nya alternativ såsom Zimbra (nyligen förvärvat av VMWare), Scalix och Kerio utvidgar landskapet med lägre kostnader, nya driftsättningsalternativ och offensiva funktionsuppsättningar. Hostingens relativa nykomling, och industritungviktare över en natt, Rackspace drar till sig mycket uppmärksamhet med sina nya e-posterbjudanden som mer närliggande efterliknar traditionella interna erbjudanden, medan Google fortsätter att få uppmärksamhet med sina unika GMail-tjänster. Jag förväntar mig att se utrymmet för hostad e-post fortsätta att bli mer konkurrensutsatt, med nya integrationsfunktioner som ett centralt fokus.

Varje företag är unikt och helheten av faktorerna måste beaktas. Det är nödvändigt att använda en kombination av affärs- och IT-kompetens för att utvärdera de tillgängliga alternativen och möjligheterna, och ingen enskild disciplin bör fatta dessa beslut i isolering. Detta är ett perfekt exempel på var IT-chefer måste förstå företagets ekonomi utöver de tekniska aspekterna av lösningen.