Assumere nell'IT: il colloquio inverso

Chi conduce i colloqui in azienda dimentica spesso che un colloquio è una strada a doppio senso: sì, l'azienda sta valutando il candidato pieno di speranze, ma quel candidato sta valutando a sua volta l'azienda. A meno che non siate un'azienda enormemente conosciuta e ambitissima come luogo di lavoro (ad esempio Apple, Microsoft o Google), probabilmente avete poco più del processo di selezione per dimostrare a un potenziale candidato che tipo di azienda siete davvero, e anche in quel caso molti candidati prenderanno le opinioni dei media sul lavoro presso quelle aziende con il proverbiale beneficio del dubbio.

Per quanto alla moda o rispettata sia l'azienda, con tutta probabilità un candidato avrà un'unica occasione per sbirciare nel funzionamento interno della vostra impresa. Non vi giudicherà in base al cibo della mensa, né a quanto è cordiale il personale, né alla lunga e probabilmente del tutto imprecisa descrizione della posizione: tutto questo è una forma di marketing, e un buon candidato lo sa e vi è esposto continuamente. No, vi giudicherà in base ai vostri processi, e l'unico processo che non potete edulcorare, nascondere o fingere è il processo di selezione.

La capacità di un'azienda di condurre colloqui in modo efficace è il miglior esempio di processo end-to-end che un candidato vedrà, ed è molto probabile che sia l'unico. E poiché si tratta di un processo che influenza tutti gli altri, dato che ogni persona in azienda è stata selezionata attraverso di esso, è anche il modo migliore per indicare al candidato come è probabile che sia l'azienda nel suo complesso e come funziona. Un buon processo di assunzione riflette un'azienda sana che utilizza buoni processi e dispone di buon personale; un cattivo processo di assunzione riflette un'azienda con procedure generalmente scadenti e con un organico composto perlopiù da persone incapaci di trovare lavoro in un posto più attraente.

Il processo di assunzione è così spesso un ripensamento totale o, nel migliore dei casi, costruito interamente attorno alla scrematura dei cattivi candidati, che si riflette ben poco su come convincere i buoni candidati ad accettare una posizione in azienda. Migliore è il candidato, più è probabile che stia già lavorando e riceva offerte da più di un'azienda. Il processo di selezione deve spesso convincere un candidato che l'incognita rappresentata dalla vostra azienda è preferibile alla sua posizione attuale e conosciuta, e che è preferibile alle incognite di altre aziende potenzialmente numerose. Superare il problema del «diavolo che conosci» può essere molto difficile, soprattutto se il candidato ha già un ottimo lavoro. Chiedetevi: «Se avessi il suo lavoro, perché dovrei lasciarlo per venire a lavorare per me?»

Valutare un potenziale candidato non è qualcosa che chi conduce i colloqui e chi progetta il processo di assunzione rischiano di dimenticare o trascurare, ma concentrarsi così pesantemente sull'escludere i cattivi candidati segnalerà spesso anche ai buoni candidati che questo non è un posto in cui sono interessati a lavorare. I buoni candidati non vogliono lavorare in un posto privo di persone scadenti, vogliono lavorare in un posto pieno di persone valide. Le due cose non coincidono.

Avere un processo di selezione valido, efficiente e orientato agli obiettivi può essere difficile, soprattutto se la vostra azienda è grande e segue prassi di colloquio tradizionali in modo codificato. Non esiste un'equazione semplice per condurre un ottimo processo di selezione: quali siano le esigenze tecniche e culturali di ciascuna azienda determinerà il modo migliore di affrontare il compito di attrarre i candidati più adatti. Esistono però regole semplici che vanno rispettate.

Ogni potenziale candidato che vi capiterà di incontrare è pieno di storie dell'orrore tratte dalle proprie ricerche di lavoro nel corso della carriera. Alcune sono pressoché universali, come i racconti su come l'ufficio risorse umane abbia sabotato una posizione altrimenti perfetta, mentre altre sono uniche e sorprendenti. Chiunque incontrerete starà pensando alle proprie esperienze passate, oltre che alle storie sentite da altri, e penserà a queste cose mentre attraversa il processo della vostra azienda. La maggior parte dei problemi di processo può essere risolta, o quanto meno mitigata, semplicemente prendendosi il tempo di immedesimarsi nei candidati e vedere il processo dal loro punto di vista.

Condurre un buon processo di selezione può cominciare dalle cose più semplici, come assicurarsi che il team che si prepara a incontrare un candidato sia puntuale, preparato al colloquio, composto dalle persone appropriate per quel colloquio, consapevole di cosa stia valutando e così via. Troppo spesso i candidati si presentano a un colloquio solo per scoprire di essere intervistati da persone qualsiasi dell'ufficio che si trovavano semplicemente a essere disponibili. Quegli intervistatori non hanno visto il curriculum in anticipo né sono consapevoli delle qualifiche che stanno cercando. Non sareste impressionati se il candidato intervistato arrivasse in ritardo e impreparato; perché allora ci stupiamo se è altrettanto poco impressionato quando noi, in quanto entità che cerca di assumere, siamo impreparati? Difficilmente possiamo biasimare un candidato per non prendere sul serio il colloquio se non lo prendiamo sul serio noi stessi, eppure è esattamente così che va il colloquio medio: il candidato è molto più preparato del team che lo intervista.

Le risorse umane rappresentano uno dei fallimenti più noti del processo di selezione. Raramente le risorse umane sono pronte a parlare con un potenziale candidato in modo significativo nell'ambito dell'information technology. Raramente, se non mai, le risorse umane sono nella posizione di valutare le competenze di un candidato, il suo livello, la sua capacità di integrarsi in un team o la retribuzione appropriata. Le risorse umane potrebbero certo essere coinvolte per verificare i dati del curriculum o fornire dettagli sui benefit, ma solo dopo che un candidato è stato altrimenti selezionato. Ogni professionista IT è in grado di riconoscere una descrizione di posizione su cui hanno messo mano le risorse umane, e ottimi candidati rifiutano la vostra azienda già in questa fase, molto prima di comparire in qualsiasi statistica, prima ancora che sia avvenuto qualsiasi contatto con la vostra azienda. State perdendo potenziali dipendenti, i migliori potenziali dipendenti, prima ancora di scoprire che vi stavano dedicando un momento del loro tempo. Potreste inoltre allontanare per errore candidati che avrebbero accettato volentieri una posizione presso la vostra azienda, ma che sono stati indotti a credere di non essere qualificati per quella posizione a causa di nient'altro che una descrizione errata, spesso impossibile, della posizione stessa.

È importante, inoltre, avere un processo generalmente ben strutturato ed efficiente per passare da una fase di colloquio all'altra, e farlo dall'inizio alla fine in un arco di tempo relativamente breve. Io stesso ho vissuto processi di selezione mal pianificati che si sono protratti per più di sei mesi. In questi casi le persone coinvolte cambiano spesso ruolo, o addirittura azienda, durante il processo, e le stesse fasi possono ripetersi più e più volte senza che l'azienda che conduce i colloqui ricordi il candidato o ciò che era stato detto e stabilito nei colloqui precedenti. Se un processo di selezione si estende per più di una settimana circa, il processo è troppo lungo e le fasi sono troppo scollegate. Anche le decisioni dovrebbero arrivare in tempi rapidi, non settimane dopo che il colloquio ha avuto luogo.

Il processo di selezione dovrebbe essere progettato intorno alle caratteristiche desiderate del candidato. Se volete assumere qualcuno solo perché sia immediatamente operativo e senza alcuna prospettiva di lungo termine, concentratevi unicamente sulle competenze tecniche. Se volete che qualcuno faccia parte del team, concentratevi sulla personalità e assicuratevi semplicemente che sia in grado di apprendere le competenze tecniche in un arco di tempo appropriato alle vostre esigenze. Se una posizione è abbastanza importante da assumere qualcuno per ricoprirla, è abbastanza importante da condurre bene il colloquio per trovare la persona giusta. Assumere un nuovo collaboratore è una questione molto seria: nulla definisce la vostra azienda più delle persone che assume. Nulla dovrebbe essere preso più sul serio dei processi utilizzati per acquisire il personale migliore.

La comunicazione tra chi conduce i colloqui e tra le diverse fasi è importante. Un candidato non sarà impressionato se gli viene posta la stessa domanda più volte, soprattutto se a porla è la stessa persona. Questo è molto più comune di quanto chi conduce i colloqui possa rendersi conto.

Mettetevi nei panni dei vostri candidati. Pensate a come vedranno la vostra azienda quando sosterranno il colloquio con voi. Vedranno un'organizzazione che li tratta con rispetto e professionalità? Vi vedranno come preparati e altamente competenti? Vedranno processi che incoraggiano le persone con cui vorrebbero lavorare a unirsi alla vostra azienda? Oppure vedranno che la vostra azienda ritiene che assumere persone valide non sia una priorità? Scopriranno che i loro futuri colleghi non sono il fior fiore e che non vengono assunti per affiancare persone valide ma per fornire competenze che voi, finora, non siete riusciti a coltivare? Vedranno processi progettati per scartare le persone scadenti ma che non riescono ad attrarre quelle valide?

I processi di selezione non devono essere eccezionalmente formali o rigidi. Approcci alternativi possono fare meraviglie e possono dire molto al candidato sulla vostra azienda. Ma assicuratevi che qualsiasi processo implementiate si rifletta positivamente sulla vostra impresa e non allontani i candidati che potreste desiderare di assumere.

Per quanto immaginiate che i candidati dovrebbero buttare giù le vostre porte pur di venire a lavorare per voi, quei candidati non lo sanno. Finché non li convincerete del contrario, per loro siete solo un'altra prospettiva di lavoro improbabile in un mare sterminato di annunci di lavoro: improbabile che ricevano un'offerta e improbabile che ne accettino una se la ricevono. Chi cerca lavoro è quotidianamente inondato di annunci e di cacciatori di teste. La maggior parte delle aziende con cui un candidato deciderà di sostenere un colloquio si rivelerà, alla fine, non essere nemmeno davvero alla ricerca di personale, ma semplicemente intenta a «sondare il terreno», a vedere come sono i candidati e quali sono le retribuzioni correnti nel mercato attuale. Un candidato non si entusiasmerà finché non avrà la sensazione che siate un'azienda seria e che il lavoro suoni interessante.

Chi conduce i colloqui si avvicina in genere ai candidati con l'impressione che il candidato stia implorando la posizione e che il loro compito sia respingere tutti tranne l'opzione migliore. Ma c'è un'ottima probabilità che la persona che state intervistando sia stata persuasa o implorata (o persino corrotta) per sedersi di fronte a voi a quel tavolo da un cacciatore di teste, da una società di consulenza o di staffing. Spesso è stata condotta lì con falsi pretesti, come l'essere stata informata che la retribuzione è fino al doppio di quello che è realisticamente il vostro tetto effettivo, o che ricoprirà una posizione molto più senior di quella per cui state conducendo il colloquio. Agli occhi di quella persona siete voi che conducete il colloquio, e non lei che lo sostiene, a trovarvi nella posizione di chi implora, e per i candidati davvero eccellenti sarà quasi universalmente così. Le aziende hanno bisogno di ottimi dipendenti molto più di quanto i dipendenti abbiano bisogno di ottimi lavori.

Se un candidato viene presentato da una società di staffing, è probabile che gli sia stata fornita una visione della situazione molto diversa da quella che vi aspettate. Probabilmente gli sono state raccontate cose grandiose e irrealistiche sulla posizione, ed egli vede quella società di staffing come il rappresentante diretto e ufficiale della vostra azienda, cosa che, se l'avete assunta, effettivamente è. Di fatto, quindi, state contattando i candidati, preselezionandoli e chiedendo loro di venire a sostenere un colloquio con voi. Agli occhi del candidato è lui a fare un favore a voi, e non il contrario. Se si presenta e voi non siete entusiasti del fatto che abbia ritagliato del tempo dai propri impegni per incontrarvi, ne sarà tutt'altro che colpito. Dà per scontato che abbiate vagliato un gran numero di candidati e che abbiate scelto lui per un motivo.

Ricorrere a una società di staffing non è mai consigliabile, a mio avviso. Non rappresentano né gli interessi vostri in quanto azienda che assume, né quelli dei candidati. Nel migliore dei casi sono un punto di fraintendimenti e di costi accresciuti. Nel peggiore, mettono entrambe le parti l'una contro l'altra a proprio vantaggio. Come un ufficio risorse umane, hanno ben poco da aggiungere a un processo di selezione, ma hanno la capacità di provocare danni pressoché illimitati. Le aziende migliori, indipendentemente dalle loro dimensioni, si prendono il tempo di rendere il proprio processo di assunzione un processo puramente interno. Qualunque sia il tipo di attività che svolgete, la capacità di attrarre, acquisire e trattenere il personale migliore è il miglior vantaggio competitivo possibile. Se il vostro processo di assunzione non viene preso sul serio, non c'è modo di competere in maniera economicamente efficiente. La vostra unica opzione è alzare gli stipendi fino a un punto tale che un numero sufficiente di candidati più interessati al denaro che alla qualità del lavoro sia disposto a venire a lavorare per voi. Questo può funzionare, ma è molto costoso, e non del tutto efficace, rispetto all'adottare ottime prassi di assunzione.

La conclusione è che le vostre prassi di assunzione dettano ciò che siete e ciò che diventerete come azienda. Se non acquisite e formate personale valido, non lo avrete a disposizione per trainare l'efficienza e l'innovazione. Prendete molto sul serio il vostro processo di assunzione e riflettete su come la vostra azienda si presenta a un candidato. Ricordate: scartare le persone scadenti è facile. Attrarre quelle valide è difficile.