IT-personeel aannemen: het omgekeerde sollicitatiegesprek

Bedrijfsinterviewers vergeten vaak dat een sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is: ja, het bedrijf interviewt de hoopvolle kandidaat, maar die kandidaat interviewt ook het bedrijf. Tenzij u een buitengewoon bekend en zeer begeerd bedrijf bent om voor te werken (denk aan Apple, Microsoft of Google), beschikt u waarschijnlijk over weinig meer dan het sollicitatieproces om aan een potentiële kandidaat te tonen wat voor bedrijf u werkelijk bent, en zelfs dan zullen veel kandidaten de mening van de media over werken bij die bedrijven met de spreekwoordelijke korrel zout nemen.

Hoe modieus of gerespecteerd het bedrijf ook is, een kandidaat krijgt hoogstwaarschijnlijk één kans om een blik te werpen op de innerlijke werking van uw bedrijf. Ze zullen u niet beoordelen op het eten in uw kantine, noch op hoe vriendelijk het personeel is, noch op de uitgebreide en waarschijnlijk volkomen onnauwkeurige functiebeschrijving – dat is allemaal een vorm van marketing – een goede kandidaat weet dat en wordt er voortdurend aan blootgesteld. Nee, ze zullen u beoordelen op uw processen, en het enige proces dat u niet kunt verbloemen, verbergen of veinzen is het sollicitatieproces.

Het vermogen van een bedrijf om effectief te interviewen is het beste voorbeeld van een end-to-end-proces dat een kandidaat te zien zal krijgen – zeer waarschijnlijk is het zelfs het enige. En aangezien dit een proces is dat alle andere beïnvloedt, in die zin dat iedereen bij het bedrijf ermee is geselecteerd, is het ook de beste manier om aan de kandidaat te laten zien hoe het bedrijf in zijn geheel waarschijnlijk is en hoe het functioneert. Een goed wervingsproces weerspiegelt een gezond bedrijf dat goede processen hanteert en goed personeel in dienst heeft; een slecht wervingsproces weerspiegelt een bedrijf met over het algemeen gebrekkige procedures en personeel dat grotendeels bestaat uit mensen die elders, op aantrekkelijkere plekken, geen werk konden vinden.

Het wervingsproces is zo vaak ofwel een complete bijzaak, ofwel op zijn best volledig gericht op het uitfilteren van slechte kandidaten, dat er weinig aandacht uitgaat naar het overtuigen van goede kandidaten om een functie bij het bedrijf te aanvaarden. Hoe beter de kandidaat, des te waarschijnlijker dat die kandidaat al werkt en aanbiedingen van meer dan één bedrijf ontvangt. Het sollicitatieproces moet een kandidaat er vaak van overtuigen dat het onbekende van uw bedrijf beter is dan hun bestaande, bekende functie, en dat het beter is dan de onzekerheden van mogelijk vele andere bedrijven. Het overwinnen van het probleem van “beter een halve dan een hele leugen die je kent” kan zeer moeilijk zijn, vooral als die kandidaat al een geweldige baan heeft. Vraag uzelf af: “Als ik hun baan had, waarom zou ik die dan opgeven om voor mij te komen werken?”

Het beoordelen van een potentiële kandidaat is niet iets dat interviewers en de ontwerpers van het wervingsproces snel zullen vergeten of over het hoofd zien, maar zo sterk de nadruk leggen op het uitsluiten van slechte kandidaten zal goede kandidaten vaak ook vertellen dat dit geen plek is waar zij willen werken. Goede kandidaten willen niet werken op een plek zonder slechte mensen, ze willen werken op een plek vol goede mensen. Dat zijn niet hetzelfde.

Een goed, efficiënt en doelgericht sollicitatieproces hanteren kan moeilijk zijn, vooral als uw bedrijf groot is en op een vastgelegde manier traditionele interviewpraktijken volgt. Er is geen eenvoudige formule om een uitstekend sollicitatieproces te voeren; de specifieke technische en culturele behoeften van elk bedrijf bepalen hoe u het best de best passende kandidaten kunt aantrekken. Er zijn echter eenvoudige regels die moeten worden nageleefd.

Elke potentiële kandidaat die u ooit zult interviewen, zit vol met horrorverhalen uit hun eigen sollicitatietochten gedurende hun loopbaan. Sommige zijn vrijwel universeel, zoals verhalen over hoe de afdeling personeelszaken een verder perfect passende functie heeft gesaboteerd, terwijl andere uniek en verrassend zijn. Iedereen die u zult interviewen, zal nadenken over hun eigen ervaringen uit het verleden en over verhalen die ze van anderen hebben gehoord, en zal aan deze dingen denken terwijl ze door het proces van uw bedrijf gaan. De meeste procesproblemen kunnen worden opgelost, of op zijn minst verzacht, simpelweg door de tijd te nemen om u in te leven in de kandidaten en het proces vanuit hun perspectief te bekijken.

Een goed sollicitatieproces voeren kan beginnen met de eenvoudigste dingen, zoals ervoor zorgen dat het team dat zich voorbereidt om een kandidaat te interviewen op tijd is, voorbereid is op het gesprek, de juiste mensen voor dat gesprek zijn, weet waarvoor ze interviewen, enzovoort. Te vaak komen kandidaten naar een gesprek om er vervolgens achter te komen dat ze worden geïnterviewd door willekeurige mensen op kantoor die toevallig beschikbaar waren. Die interviewers hebben het cv niet van tevoren gezien en zijn evenmin op de hoogte van de kwalificaties waarnaar ze op zoek zijn. U zou niet onder de indruk zijn als de kandidaat die wordt geïnterviewd te laat en onvoorbereid was; waarom zijn we dan verbaasd als zij even weinig onder de indruk zijn wanneer wij, als de partij die wil aannemen, onvoorbereid zijn. We kunnen een kandidaat moeilijk verwijten dat ze het gesprek niet serieus nemen als wij het zelf niet serieus nemen, maar dit is precies hoe het gemiddelde sollicitatiegesprek verloopt – de kandidaat is veel beter voorbereid dan het interviewteam.

Personeelszaken vormt een van de best begrepen tekortkomingen in het sollicitatieproces. Personeelszaken is zelden in staat om op enige zinvolle manier met een potentiële kandidaat te spreken binnen het domein van de informatietechnologie. Zelden, zo ooit, is personeelszaken in staat om het vaardigheidspakket van een kandidaat, het niveau ervan, het vermogen om met een team samen te smelten of de passende beloning te beoordelen. Personeelszaken zou betrokken kunnen worden bij het verifiëren van cv-gegevens of het verstrekken van details over arbeidsvoorwaarden, uiteraard, maar pas nadat een kandidaat anderszins is geselecteerd. Elke IT-professional kan een functiebeschrijving herkennen waar personeelszaken aan heeft gesleuteld, en geweldige kandidaten wijzen uw bedrijf in dit stadium af, lang voordat ze ooit in enige statistiek opduiken – voordat er enig contact met uw bedrijf is gelegd. U verliest potentiële werknemers, de beste potentiële werknemers, nog voordat u erachter komt dat ze u een moment van hun tijd schonken. U kunt ook per ongeluk kandidaten afschrikken die met alle plezier een functie bij uw bedrijf hadden aanvaard, maar die werden misleid om te geloven dat ze niet gekwalificeerd waren voor een functie, om geen andere reden dan een onjuiste, vaak onmogelijke functiebeschrijving.

Het is ook belangrijk om over een over het algemeen goed opgezet en efficiënt proces te beschikken om van de ene interviewfase naar de volgende te gaan, en om dat van begin tot eind in een relatief korte periode te doen. Ik heb zelf slecht geplande sollicitatieprocessen meegemaakt die zich langer dan zes maanden uitstrekten. In die gevallen zullen de betrokken mensen vaak van functie, of zelfs van bedrijf, veranderen tijdens het proces, en kunnen dezelfde fasen telkens opnieuw worden herhaald, waarbij het wervende bedrijf zich de kandidaat niet meer herinnert, noch wat er in eerdere gesprekken is gezegd en vastgesteld. Als een sollicitatieproces meer dan ongeveer een week beslaat, is het proces te lang en zijn de fasen te onsamenhangend. Beslissingen moeten ook tijdig komen, niet weken nadat een gesprek heeft plaatsgevonden.

Het sollicitatieproces moet worden ontworpen rond de gewenste eigenschappen van de kandidaat. Als u iemand wilt aannemen die meteen aan de slag kan en geen langetermijnpotentieel hoeft te hebben, richt u dan puur op technische vaardigheden. Als u iemand wilt die deel uitmaakt van het team, richt u dan op persoonlijkheid en zorg er alleen voor dat ze de technische vaardigheden kunnen leren binnen een tijdsbestek dat past bij uw behoeften. Als een functie belangrijk genoeg is om iemand voor aan te nemen, is hij belangrijk genoeg om goed voor te interviewen om de juiste persoon te vinden. Het aannemen van een nieuw personeelslid is een zeer grote zaak; niets bepaalt uw bedrijf meer dan de mensen die het aanneemt. Niets zou serieuzer genomen moeten worden dan de processen die worden gebruikt om het beste personeel aan te trekken.

Communicatie tussen interviewers en tussen fasen is belangrijk. Een geïnterviewde zal niet onder de indruk zijn als hem meerdere keren dezelfde vraag wordt gesteld, en al helemaal niet als die door dezelfde persoon wordt gesteld. Dit komt veel vaker voor dan interviewers zich realiseren.

Verplaats u in de positie van uw kandidaten. Denk na over hoe zij uw bedrijf zullen zien wanneer ze bij u op gesprek komen. Zullen ze een organisatie zien die hen met respect en professionaliteit behandelt? Zullen ze u als voorbereid en hooggeschoold ervaren? Zullen ze processen zien die het soort mensen waarmee zij willen werken aanmoedigen om bij uw bedrijf te komen? Of zullen ze zien dat uw bedrijf vindt dat het aannemen van goede mensen geen prioriteit is? Zullen ze ontdekken dat hun toekomstige collega's niet de besten van de klas zijn en dat ze niet worden aangenomen om goede mensen aan te vullen, maar om vaardigheden te leveren die u tot nu toe hebt nagelaten te ontwikkelen? Zullen ze processen zien die zijn ontworpen om slechte mensen uit te filteren, maar die er niet in slagen goede aan te trekken?

Sollicitatieprocessen hoeven niet uitzonderlijk formeel of rigide te zijn. Alternatieve benaderingen kunnen wonderen verrichten en kunnen een kandidaat veel over uw bedrijf vertellen. Maar zorg ervoor dat elk proces dat u invoert positief afstraalt op uw bedrijf en niet de kandidaten afschrikt die u juist zou willen aannemen.

Hoezeer u zich ook inbeeldt dat kandidaten uw deuren plat zouden moeten lopen om voor u te komen werken – die kandidaten weten dat niet. Totdat u hen van het tegendeel overtuigt, bent u voor hen slechts een onwaarschijnlijke werkgever te midden van een eindeloze zee van vacatures – onwaarschijnlijk dat ze een aanbod krijgen en onwaarschijnlijk dat ze er een aanvaarden als ze het ontvangen. Werkzoekenden worden dagelijks overspoeld met vacatures en headhunters. De meeste bedrijven waarmee een kandidaat besluit een gesprek te voeren, blijken niet eens echt te werven, maar zijn slechts aan het “hengelen” – om te zien hoe de kandidaten en de geldende beloningstarieven op de huidige markt eruitzien. Een kandidaat raakt niet enthousiast totdat ze het gevoel hebben dat u een serieus bedrijf bent en dat de baan opwindend klinkt.

Interviewers benaderen kandidaten doorgaans met de indruk dat de kandidaat smeekt om de functie en dat zij belast zijn met het afwijzen van iedereen behalve de beste optie. Maar de kans is zeer groot dat de persoon die u interviewt door een headhunter, advies- of detacheringsbureau is overgehaald of gesmeekt (of zelfs omgekocht) om tegenover u aan tafel plaats te nemen. Vaak zijn ze daar onder valse voorwendselen naartoe geleid, zoals dat hun verteld is dat de beloning wel tweemaal zo hoog is als uw realistische maximum, of dat ze in een veel hogere functie terechtkomen dan die waarvoor u interviewt. In de ogen van die persoon bent u, de interviewer, en niet zij, de geïnterviewde, degene die zich in de smekende positie bevindt, en voor werkelijk uitstekende kandidaten zal dat vrijwel altijd het geval zijn. Bedrijven hebben uitstekende werknemers veel harder nodig dan werknemers uitstekende banen nodig hebben.

Als een kandidaat door een detacheringsbureau wordt aangedragen, is de kans groot dat die kandidaat een heel ander beeld van de situatie is voorgehouden dan u verwacht. Waarschijnlijk zijn hun geweldige en onrealistische dingen over de functie verteld en zien ze dat detacheringsbureau als de directe en officiële vertegenwoordiger van uw bedrijf – wat ze, als u ze hebt ingehuurd, ook zijn. U reikt dus in feite naar kandidaten uit, selecteert ze vooraf en vraagt ze om bij u op gesprek te komen. Voor de kandidaat doen zij u de gunst, niet andersom. Als ze komen opdagen en u niet dolblij bent dat ze de tijd uit hun agenda hebben genomen om u te ontmoeten, zullen ze allesbehalve onder de indruk zijn. Ze gaan ervan uit dat u grote aantallen kandidaten hebt doorgenomen en hen om een reden hebt geselecteerd.

Het gebruik van een detacheringsbureau is naar mijn mening nooit aan te raden. Ze vertegenwoordigen noch de belangen van u als wervend bedrijf, noch die van de kandidaten. Ze zijn op zijn best een bron van miscommunicatie en verhoogde kosten. Op zijn slechtst spelen ze beide partijen tegen elkaar uit voor hun eigen gewin. Net als een afdeling personeelszaken hebben ze zeer weinig toe te voegen aan een selectieproces, maar hebben ze wel het vermogen om vrijwel onbeperkte schade aan te richten. De beste bedrijven, ongeacht hun omvang, nemen de tijd om van hun wervingsproces een puur intern proces te maken. Ongeacht in welk type bedrijf u actief bent, is het vermogen om het beste personeel aan te trekken, te verwerven en te behouden het best mogelijke concurrentievoordeel. Als uw wervingsproces niet serieus wordt genomen, is er geen enkele manier waarop u kosteneffectief kunt concurreren. Uw enige optie is om de salarissen te verhogen tot een punt waarop voldoende kandidaten die geld boven baankwaliteit stellen bereid zijn om voor u te komen werken. Dit kan werken, maar is zeer kostbaar, en niet volledig effectief, vergeleken met het hebben van uitstekende wervingspraktijken.

Waar het op neerkomt, is dat uw wervingspraktijken bepalen wat u bent en wat u als bedrijf zult worden. Als u geen goed personeel aantrekt en ontwikkelt, zult u het niet hebben om efficiëntie en innovatie aan te jagen. Neem uw wervingsproces zeer serieus en bedenk hoe uw bedrijf zich aan een kandidaat presenteert. Vergeet niet: slechte mensen uitfilteren is gemakkelijk. Goede mensen aantrekken is moeilijk.