IT-Personal einstellen: Das umgekehrte Vorstellungsgespräch

Interviewer in Unternehmen vergessen oft, dass ein Vorstellungsgespräch keine Einbahnstraße ist: Ja, das Unternehmen befragt den hoffnungsvollen Stellenbewerber, doch dieser Bewerber befragt zugleich das Unternehmen. Sofern Sie nicht ein außerordentlich bekanntes und höchst begehrtes Unternehmen sind, bei dem man arbeiten möchte (z. B. Apple, Microsoft oder Google), haben Sie wahrscheinlich kaum mehr als den Bewerbungsprozess zur Verfügung, um einem potenziellen Bewerber zu zeigen, was für ein Unternehmen Sie wirklich sind – und selbst dann werden viele Bewerber die Meinung der Medien über das Arbeiten bei diesen Unternehmen sprichwörtlich mit Vorsicht genießen.

Ganz gleich, wie angesagt oder angesehen das Unternehmen ist – höchstwahrscheinlich erhält ein Stellenbewerber nur eine einzige Gelegenheit, einen Blick in das Innenleben Ihres Unternehmens zu werfen. Er wird Sie nicht nach dem Essen in Ihrer Kantine beurteilen, auch nicht danach, wie freundlich die Belegschaft ist, und ebenso wenig nach der ausführlichen und wahrscheinlich völlig ungenauen Stellenbeschreibung – all dies ist eine Form von Marketing. Ein guter Bewerber weiß das und ist ständig damit konfrontiert. Nein, er wird Sie an Ihren Prozessen messen, und der einzige Prozess, den Sie nicht beschönigen, verbergen oder vortäuschen können, ist der Bewerbungsprozess.

Die Fähigkeit eines Unternehmens, wirksam Vorstellungsgespräche zu führen, ist das beste Beispiel für einen durchgängigen Prozess, das ein Bewerber zu sehen bekommt – sehr wahrscheinlich wird es das einzige sein. Und da es sich um einen Prozess handelt, der alle anderen beeinflusst – schließlich wurde jede Person im Unternehmen mit ihm ausgewählt –, ist er zugleich der beste Anhaltspunkt dafür, wie das Unternehmen insgesamt vermutlich beschaffen ist und wie es funktioniert. Ein guter Einstellungsprozess spiegelt ein gesundes Unternehmen wider, das gute Prozesse einsetzt und über gutes Personal verfügt; ein schlechter Einstellungsprozess spiegelt ein Unternehmen mit generell mangelhaften Abläufen wider, dessen Belegschaft größtenteils aus Menschen besteht, die anderswo, an einem attraktiveren Ort, keine Arbeit finden konnten.

Der Einstellungsprozess ist so oft entweder ein vollkommener Nebengedanke oder bestenfalls vollständig darauf ausgerichtet, schlechte Bewerber auszusortieren, dass kaum darüber nachgedacht wird, gute Bewerber davon zu überzeugen, eine Stelle im Unternehmen anzunehmen. Je besser der Bewerber, desto wahrscheinlicher ist es, dass dieser Bewerber bereits beschäftigt ist und Angebote von mehr als einem Unternehmen erhält. Der Bewerbungsprozess muss einen Bewerber häufig davon überzeugen, dass das Unbekannte Ihres Unternehmens besser ist als seine bestehende, bekannte Position und besser als das Ungewisse möglicherweise zahlreicher anderer Firmen. Den „Teufel, den man kennt“ zu überwinden, kann sehr schwierig sein, insbesondere wenn dieser Bewerber bereits eine großartige Stelle hat. Fragen Sie sich: “Wenn ich seine Stelle hätte, warum sollte ich sie aufgeben, um für mich zu arbeiten?”

Die Prüfung eines potenziellen Bewerbers ist nichts, was Interviewer und die Gestalter des Einstellungsprozesses wahrscheinlich vergessen oder übersehen, doch der allzu starke Fokus auf das Aussortieren schlechter Bewerber signalisiert guten Bewerbern oftmals zugleich, dass dies kein Ort ist, an dem zu arbeiten sie interessiert. Gute Bewerber wollen nicht an einem Ort arbeiten, an dem es an schlechten Menschen mangelt; sie wollen an einem Ort arbeiten, der voller guter Menschen ist. Das ist nicht dasselbe.

Einen guten, effizienten und zielorientierten Bewerbungsprozess zu haben, kann schwierig sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen groß ist und traditionellen Bewerbungspraktiken in kodifizierter Form folgt. Es gibt keine einfache Formel, um einen hervorragenden Bewerbungsprozess durchzuführen; die jeweiligen technischen und kulturellen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens bestimmen, wie man am besten an die Gewinnung der am besten passenden Bewerber herangeht. Es gibt jedoch einfache Regeln, die befolgt werden müssen.

Jeder potenzielle Bewerber, mit dem Sie je ein Vorstellungsgespräch führen werden, steckt voller Horrorgeschichten aus seiner eigenen Jobsuche im Laufe seiner Laufbahn. Manche sind nahezu allgemeingültig, etwa Geschichten darüber, wie die Personalabteilung eine ansonsten perfekt passende Stelle sabotiert hat, während andere einzigartig und überraschend sind. Jeder, mit dem Sie ein Vorstellungsgespräch führen, wird an seine eigenen früheren Erfahrungen sowie an Geschichten denken, die er von anderen gehört hat, und er wird über diese Dinge nachdenken, während er den Prozess Ihres Unternehmens durchläuft. Die meisten Prozessprobleme lassen sich beheben oder zumindest abmildern, indem man sich einfach die Zeit nimmt, sich in die Bewerber hineinzuversetzen und den Prozess aus ihrer Perspektive zu betrachten.

Ein guter Bewerbungsprozess kann mit den einfachsten Dingen beginnen, etwa damit, sicherzustellen, dass das Team, das sich darauf vorbereitet, einen Bewerber zu befragen, pünktlich ist, auf das Gespräch vorbereitet ist, die für dieses Gespräch geeigneten Personen umfasst, sich darüber im Klaren ist, wofür interviewt wird, und so weiter. Allzu oft kommen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch, nur um festzustellen, dass sie von zufälligen Personen im Büro befragt werden, die gerade nur verfügbar waren. Diese Interviewer haben den Lebenslauf nicht vorab gesehen und kennen auch die Qualifikationen nicht, nach denen sie suchen. Sie wären nicht beeindruckt, wenn der zu befragende Bewerber zu spät und unvorbereitet käme – warum also wundern wir uns, wenn er ebenso wenig beeindruckt ist, weil wir als die einstellende Partei unvorbereitet sind? Wir können einem Bewerber kaum vorwerfen, das Gespräch nicht ernst zu nehmen, wenn wir es selbst nicht ernst nehmen; doch genau so verläuft das durchschnittliche Vorstellungsgespräch – der Bewerber ist weitaus besser vorbereitet als das interviewende Team.

Die Personalabteilung stellt eines der am besten verstandenen Versagen im Bewerbungsprozess dar. Die Personalabteilung ist selten in der Lage, im Bereich der Informationstechnologie auf irgendeine bedeutsame Weise mit einem potenziellen Bewerber zu sprechen. Selten, wenn überhaupt, ist die Personalabteilung in der Lage, das Kompetenzprofil eines Bewerbers, sein Kenntnisniveau, seine Fähigkeit zur Integration in ein Team oder eine angemessene Vergütung zu beurteilen. Die Personalabteilung könnte natürlich zur Überprüfung von Lebenslaufdaten oder zur Bereitstellung von Einzelheiten zu Sozialleistungen hinzugezogen werden, aber erst, nachdem ein Bewerber anderweitig ausgewählt wurde. Jeder IT-Fachmann erkennt eine Stellenbeschreibung, an der die Personalabteilung Hand angelegt hat, und großartige Bewerber lehnen Ihr Unternehmen in diesem Stadium ab, lange bevor sie überhaupt in irgendeiner Statistik auftauchen – noch bevor irgendein Kontakt zu Ihrem Unternehmen zustande gekommen ist. Sie verlieren potenzielle Mitarbeiter, die besten potenziellen Mitarbeiter, noch bevor Sie überhaupt erfahren, dass sie Ihnen einen Augenblick ihrer Zeit geschenkt haben. Möglicherweise weisen Sie auch versehentlich Bewerber ab, die eine Stelle in Ihrem Unternehmen gern angenommen hätten, aber irrtümlich zu der Annahme verleitet wurden, sie seien für eine Stelle nicht qualifiziert – und das aus keinem anderen Grund als einer fehlerhaften, oftmals unmöglichen Stellenbeschreibung.

Es ist außerdem wichtig, einen insgesamt gut strukturierten und effizienten Prozess zu haben, um von einer Gesprächsphase zur nächsten überzugehen, und dies von Anfang bis Ende in einem verhältnismäßig kurzen Zeitraum zu tun. Ich selbst habe schlecht geplante Bewerbungsprozesse erlebt, die sich über mehr als sechs Monate hinzogen. In solchen Fällen wechseln die beteiligten Personen während des Prozesses oft ihre Position oder sogar das Unternehmen, und dieselben Phasen werden womöglich wieder und wieder durchlaufen, wobei sich das interviewende Unternehmen weder an den Bewerber erinnert noch daran, was in früheren Gesprächen gesagt und festgestellt wurde. Wenn sich ein Bewerbungsprozess über mehr als etwa eine Woche erstreckt, ist der Prozess zu lang und die Phasen sind zu unzusammenhängend. Auch Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden, nicht erst Wochen nachdem ein Gespräch stattgefunden hat.

Der Bewerbungsprozess sollte rund um die gewünschten Eigenschaften des Bewerbers gestaltet sein. Wenn Sie jemanden einstellen wollen, der sofort einsatzbereit ist, ohne langfristige Perspektive, konzentrieren Sie sich rein auf die technischen Fähigkeiten. Wenn Sie jemanden wollen, der Teil des Teams wird, konzentrieren Sie sich auf die Persönlichkeit und stellen Sie lediglich sicher, dass die Person die technischen Fähigkeiten in einem für Ihre Bedürfnisse angemessenen Zeitraum erlernen kann. Wenn eine Stelle wichtig genug ist, um jemanden zu ihrer Besetzung einzustellen, dann ist sie auch wichtig genug, um ein gutes Vorstellungsgespräch zu führen und die richtige Person zu gewinnen. Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist eine sehr bedeutsame Angelegenheit; nichts definiert Ihr Unternehmen mehr als die Menschen, die es einstellt. Nichts sollte ernster genommen werden als die Prozesse, mit denen das beste Personal gewonnen wird.

Die Kommunikation zwischen den Interviewern und über die Phasen hinweg ist wichtig. Ein Bewerber wird nicht beeindruckt sein, wenn ihm dieselbe Frage mehrfach gestellt wird, schon gar nicht, wenn sie von derselben Person gestellt wird. Das kommt weitaus häufiger vor, als die Interviewer es vielleicht wahrnehmen.

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Bewerber. Denken Sie darüber nach, wie sie Ihr Unternehmen sehen werden, wenn sie ein Vorstellungsgespräch bei Ihnen führen. Werden sie eine Organisation erleben, die ihnen mit Respekt und Professionalität begegnet? Werden sie Sie als vorbereitet und hochqualifiziert wahrnehmen? Werden sie Prozesse erleben, die genau jene Menschen, mit denen sie zusammenarbeiten möchten, dazu ermutigen, Ihrem Unternehmen beizutreten? Oder werden sie erkennen, dass Ihr Unternehmen die Einstellung guter Mitarbeiter nicht als Priorität betrachtet? Werden sie feststellen, dass ihre künftigen Kollegen nicht die Crème de la Crème sind und dass sie nicht eingestellt werden, um gute Menschen zu ergänzen, sondern um Fähigkeiten bereitzustellen, die Sie bislang nicht zu entwickeln vermochten? Werden sie Prozesse erleben, die darauf ausgelegt sind, schlechte Menschen auszusortieren, aber dabei versagen, gute anzuziehen?

Bewerbungsprozesse müssen nicht außergewöhnlich formell oder starr sein. Alternative Ansätze können Wunder wirken und einem Bewerber viel über Ihr Unternehmen verraten. Stellen Sie jedoch sicher, dass jeder von Ihnen umgesetzte Prozess ein positives Bild Ihres Unternehmens vermittelt und nicht die Bewerber abweist, die Sie womöglich gern einstellen würden.

Ganz gleich, wie sehr Sie sich einbilden, dass Bewerber Ihnen die Tür einrennen sollten, um für Sie zu arbeiten – diese Bewerber wissen das nicht. Solange Sie sie nicht vom Gegenteil überzeugt haben, sind Sie für sie nur eine weitere unwahrscheinliche berufliche Aussicht in einem endlosen Meer von Stellenanzeigen – unwahrscheinlich, dass sie ein Angebot erhalten, und unwahrscheinlich, dass sie es annehmen, falls sie eines bekommen. Arbeitssuchende werden täglich mit Stellenanzeigen und Personalvermittlern überschwemmt. Die meisten Unternehmen, bei denen sich ein Bewerber für ein Vorstellungsgespräch entscheidet, stellen sich am Ende als gar nicht wirklich einstellend heraus, sondern „fischen“ lediglich – sie wollen sehen, wie die Bewerber und die marktüblichen Vergütungssätze derzeit aussehen. Ein Bewerber wird sich erst dann begeistern, wenn er das Gefühl hat, dass Sie ein ernstzunehmendes Unternehmen sind und die Stelle spannend klingt.

Interviewer treten Bewerbern im Allgemeinen mit der Vorstellung gegenüber, dass der Bewerber um die Stelle bettelt und dass es ihre Aufgabe ist, alle bis auf die beste Option abzuweisen. Doch es besteht eine sehr gute Chance, dass die Person, mit der Sie das Gespräch führen, von einem Personalvermittler, einer Beratungs- oder Zeitarbeitsfirma überredet oder angefleht (oder gar bestochen) wurde, sich Ihnen gegenüber an diesen Tisch zu setzen. Häufig wurde sie unter falschen Vorspiegelungen dorthin gelockt, etwa mit der Behauptung, die Vergütung betrage bis zu das Doppelte dessen, was tatsächlich Ihre realistische Obergrenze ist, oder sie werde eine weitaus höhere Position einnehmen als die, für die Sie das Gespräch führen. In den Augen dieser Person sind Sie der Interviewer, nicht sie der Befragte, in der bittenden Position – und bei wirklich großartigen Bewerbern wird das nahezu ausnahmslos der Fall sein. Unternehmen brauchen großartige Mitarbeiter weit dringender, als Mitarbeiter großartige Stellen brauchen.

Wird ein Bewerber von einer Zeitarbeitsfirma vermittelt, dann stehen die Chancen gut, dass diesem Bewerber ein ganz anderes Bild der Lage präsentiert wurde, als Sie es erwarten. Wahrscheinlich wurden ihm großartige und unrealistische Dinge über die Stelle erzählt, und er betrachtet diese Zeitarbeitsfirma als den unmittelbaren und offiziellen Vertreter Ihres Unternehmens – was sie, sofern Sie sie beauftragt haben, auch ist. Sie treten also faktisch an Bewerber heran, wählen sie vorab aus und bitten sie, zu einem Vorstellungsgespräch bei Ihnen zu erscheinen. Aus Sicht des Bewerbers erweist er Ihnen den Gefallen, nicht umgekehrt. Wenn er erscheint und Sie nicht hocherfreut darüber sind, dass er sich die Zeit aus seinem Terminplan genommen hat, um Sie zu treffen, wird er wenig beeindruckt sein. Er geht davon aus, dass Sie eine große Zahl von Bewerbern durchgesehen und ihn aus einem bestimmten Grund ausgewählt haben.

Der Einsatz einer Zeitarbeitsfirma ist meiner Meinung nach niemals ratsam. Sie vertritt weder die Interessen Ihres Unternehmens als einstellende Partei noch die der Bewerber. Sie ist bestenfalls ein Punkt der Fehlkommunikation und erhöhter Kosten. Schlimmstenfalls spielt sie beide Parteien zu ihrem eigenen Vorteil gegeneinander aus. Wie eine Personalabteilung hat sie einem Auswahlprozess sehr wenig hinzuzufügen, besitzt aber die Fähigkeit, nahezu unbegrenzten Schaden anzurichten. Die besten Unternehmen nehmen sich, unabhängig von ihrer Größe, die Zeit, ihren Einstellungsprozess zu einem rein internen zu machen. Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind: Die Fähigkeit, das beste Personal anzuziehen, zu gewinnen und zu halten, ist der bestmögliche Wettbewerbsvorteil. Wenn Ihr Einstellungsprozess nicht ernst genommen wird, gibt es keine Möglichkeit, kosteneffizient zu konkurrieren. Ihre einzige Option besteht darin, die Gehälter auf ein Niveau anzuheben, bei dem genügend Bewerber, denen das Geld wichtiger ist als die Qualität der Stelle, bereit sind, für Sie zu arbeiten. Das kann funktionieren, ist aber im Vergleich zu hervorragenden Einstellungspraktiken sehr teuer und nicht vollständig wirksam.

Das Fazit lautet: Ihre Einstellungspraktiken bestimmen, was Sie als Unternehmen sind und werden. Wenn Sie kein gutes Personal gewinnen und entwickeln, werden Sie es nicht haben, um Effizienz und Innovation voranzutreiben. Nehmen Sie Ihren Einstellungsprozess sehr ernst und überlegen Sie, wie sich Ihr Unternehmen einem Bewerber gegenüber präsentiert. Denken Sie daran: Schlechte Menschen auszusortieren ist leicht. Gute anzuziehen ist schwer.