Att rekrytera IT: Den omvända intervjun

Företagsintervjuare glömmer ofta att intervjuer är en tvåvägskommunikation: ja, företaget intervjuar den hoppfulla jobbkandidaten, men kandidaten intervjuar också företaget. Om du inte är ett vilt välkänt och högt eftertraktat företag att arbeta på (t.ex. Apple, Microsoft eller Google) har du förmodligen föga mer än intervjuprocessen att tillgå för att visa en potentiell kandidat vilken sorts företag du verkligen är, och även då tar många kandidater mediernas åsikter om att arbeta på dessa företag med en ordspråklig nypa salt.

Oavsett hur trendigt eller välrenommerat företaget är kommer en jobbkandidat med största sannolikhet att få en chans att kika in i ditt företags inre arbete. De kommer inte att bedöma dig utifrån din matsalsmat eller hur vänlig personalen är eller den långa, och förmodligen helt felaktiga, jobbeskrivningen – allt det där är en form av marknadsföring – en bra kandidat vet det och utsätts för det hela tiden. Nej, de kommer att bedöma dig utifrån dina processer, och den enda process du inte kan släta över, dölja eller låtsas dig igenom är intervjuprocessen.

Ett företags förmåga att intervjua effektivt är det bästa exempel på en process från vagga till grav som en kandidat kommer att få se – mycket troligt kommer det att vara det enda. Och eftersom detta är en process som påverkar alla andra, i och med att varje person på företaget valdes ut med hjälp av den, är det också det bästa sättet att indikera för kandidaten hur företaget som helhet sannolikt är och hur det fungerar. En bra anställningsprocess speglar ett friskt företag som använder bra processer och har bra personal, medan en dålig anställningsprocess speglar ett företag med generellt undermåliga rutiner och en personal som mestadels består av dem som inte lyckats hitta arbete någonstans mer attraktivt.

Anställningsprocessen är så ofta antingen en fullständig efterhandskonstruktion eller, i bästa fall, helt uppbyggd kring att gallra bort dåliga kandidater, så att föga eftertanke ägnas åt att övertyga bra kandidater om att anta en tjänst på företaget. Ju bättre kandidaten är, desto mer sannolikt är det att kandidaten redan arbetar och får erbjudanden från mer än ett företag. Intervjuprocessen måste ofta övertyga en kandidat om att det okända med ditt företag är bättre än deras befintliga, kända tjänst och att det är bättre än de okända faktorerna hos potentiellt många andra företag. Att övervinna ”den djävul man känner”-problematiken kan vara mycket svårt, särskilt om kandidaten redan har ett bra jobb. Fråga dig själv: ”Om jag hade deras jobb, varför skulle jag lämna det för att komma och arbeta för mig?”

Att granska en potentiell kandidat är inte något som intervjuare och de som skapar anställningsprocessen sannolikt glömmer eller förbiser, men att fokusera så starkt på att utesluta dåliga kandidater kommer ofta också att tala om för bra kandidater att detta inte är en plats där de är intresserade av att arbeta. Bra kandidater vill inte arbeta på en plats som saknar dåliga människor, de vill arbeta på en plats full av bra människor. De två sakerna är inte samma sak.

Att ha en bra, effektiv och målinriktad intervjuprocess kan vara svårt, särskilt om ditt företag är stort och följer traditionella intervjumetoder på ett kodifierat sätt. Det finns ingen enkel ekvation för att driva en utmärkt intervjuprocess; vilka varje företags tekniska behov och kulturella behov är kommer att avgöra hur man bäst närmar sig att locka de bäst lämpade kandidaterna. Det finns dock enkla regler som måste följas.

Varje potentiell kandidat som du någonsin kommer att intervjua är full av skräckhistorier från sina egna jobbjakter under karriärens gång. Vissa är närmast universella, såsom berättelser om hur personalavdelningen saboterade en i övrigt perfekt matchande tjänst, medan andra är unika och överraskande. Vem som helst som du kommer att intervjua kommer att tänka på sina egna tidigare erfarenheter såväl som historier de hört från andra och kommer att tänka på dessa saker medan de går igenom ditt företags process. De flesta processproblem kan lösas, eller åtminstone mildras, helt enkelt genom att ta sig tid att känna empati med kandidaterna och se processen ur deras perspektiv.

Att driva en bra intervjuprocess kan börja med de enklaste saker, som att se till att teamet som förbereder sig för att intervjua en kandidat är i tid, förberett inför intervjun, rätt personer för just den intervjun, medvetet om vad de intervjuar för, och så vidare. Alltför ofta kommer kandidater till en intervju bara för att upptäcka att de intervjuas av slumpvis utvalda personer på kontoret som råkade vara tillgängliga. Dessa intervjuare har inte sett meritförteckningen i förväg och är inte heller medvetna om vilka kvalifikationer de söker. Du skulle inte bli imponerad om kandidaten som intervjuades var sen och oförberedd, varför blir vi då förvånade om de är lika oimponerade när vi som den part som söker att anställa är oförberedda. Vi kan knappast klandra en kandidat för att inte ta intervjun på allvar om vi inte tar den på allvar själva, men det är precis så den genomsnittliga intervjun går till – kandidaten är mycket mer förberedd än intervjuteamet.

Personalavdelningen utgör ett av de mest välkända misslyckandena i intervjuprocessen. Personalavdelningen är sällan rustad att tala med en potentiell kandidat på något meningsfullt sätt inom informationsteknikområdet. Sällan, om ens någonsin, är personalavdelningen i position att bedöma en kandidats kompetensuppsättning, kompetensnivå, förmåga att smälta in i ett team eller lämplig ersättning. Personalavdelningen skulle förstås kunna involveras för att verifiera uppgifter i meritförteckningen eller tillhandahålla detaljer om förmåner, men först efter att en kandidat i övrigt har valts ut. Varje IT-yrkesperson kan känna igen en jobbeskrivning som personalavdelningen har varit inblandad i, och utmärkta kandidater tackar nej till ditt företag i detta skede, långt innan de någonsin dyker upp i någon statistik – innan någon kontakt med ditt företag har tagits. Du förlorar potentiella medarbetare, de bästa potentiella medarbetarna, redan innan du ens får reda på att de skänkte dig ett ögonblick av sin tid. Du kan också av misstag avvisa kandidater som gärna skulle ha antagit en tjänst på ditt företag men som vilseleddes till att tro att de inte var kvalificerade för en tjänst på grund av inget annat än en felaktig, ofta omöjlig, jobbeskrivning.

Det är också viktigt att ha en generellt väl utformad och effektiv process för att gå från ett intervjusteg till nästa och att göra det, från början till slut, på relativt kort tid. Jag har själv varit med om dåligt planerade intervjuprocesser som drog ut på tiden i mer än sex månader. I dessa fall byter de inblandade personerna ofta tjänst, eller till och med företag, under processens gång och samma steg kan upprepas om och om igen utan att det intervjuande företaget minns kandidaten eller vad som hade sagts och fastställts i tidigare intervjuer. Om en intervjuprocess sträcker sig över mer än ungefär en vecka är processen för lång och stegen alltför frånkopplade från varandra. Beslut bör också komma i rätt tid, inte veckor efter att en intervju har ägt rum.

Intervjuprocessen bör utformas kring de önskade kandidategenskaperna. Om du vill anställa någon som bara ska komma i gång direkt och inte har någon långsiktig livskraft, fokusera enbart på tekniska färdigheter. Om du vill att någon ska bli en del av teamet, fokusera på personlighet och se bara till att de kan lära sig de tekniska färdigheterna inom en tidsram som är lämplig för dina behov. Om en tjänst är viktig nog att anställa någon för att fylla, är den viktig nog att intervjua väl för att få rätt person. Att anställa en ny medarbetare är en mycket stor sak; ingenting definierar ditt företag mer än de människor det anställer. Ingenting bör tas på större allvar än de processer som används för att förvärva den bästa personalen.

Kommunikation mellan intervjuare och steg är viktig. En intervjuperson kommer inte att bli imponerad om de får samma fråga flera gånger, särskilt inte om den ställs av samma person. Detta är mycket vanligare än intervjuare kanske inser.

Sätt dig in i dina kandidaters situation. Tänk på hur de kommer att se ditt företag när de intervjuar med dig. Kommer de att se en organisation som behandlar dem med respekt och professionalism? Kommer de att uppfatta dig som förberedd och högkompetent? Kommer de att se processer som uppmuntrar den sortens människor som de vill arbeta med att söka sig till ditt företag? Eller kommer de att se att ditt företag anser att det inte är en prioritet att anställa bra människor? Kommer de att upptäcka att deras framtida kollegor inte hör till den absoluta toppen och att de inte anställs för att komplettera bra människor utan för att tillhandahålla färdigheter som du hittills har misslyckats med att odla fram? Kommer de att se processer utformade för att gallra bort dåliga människor men som misslyckas med att attrahera bra?

Intervjuprocesser behöver inte vara exceptionellt formella eller stelbenta. Alternativa tillvägagångssätt kan göra underverk och kan berätta mycket för en kandidat om ditt företag. Men se till att varje process du inför återspeglar ditt företag på ett positivt sätt och inte avvisar de kandidater du kanske vill anställa.

Oavsett hur mycket du föreställer dig att kandidater borde slå ned dina dörrar för att komma och arbeta för dig – de kandidaterna vet inte om det. Tills du övertygar dem om motsatsen är du bara ytterligare en osannolik jobbmöjlighet för dem i ett ändlöst hav av jobbannonser – osannolikt att de kommer att få ett erbjudande och osannolikt att de kommer att anta ett om de får det. Jobbsökande översköljs dagligen av jobbannonser och headhunters. De flesta företag som en kandidat bestämmer sig för att intervjua med visar sig inte ens egentligen vara i färd med att anställa utan bara ”fiska” – de vill se hur kandidaterna och de rådande ersättningsnivåerna ser ut på den aktuella marknaden. En kandidat kommer inte att bli entusiastisk förrän de känner att du är ett seriöst företag och att jobbet låter spännande.

Intervjuare närmar sig generellt kandidater med uppfattningen att kandidaten tigger om tjänsten och att de själva har till uppgift att avvisa alla utom det bästa alternativet. Men det finns en mycket god chans att personen du intervjuar övertalades eller bönades (eller till och med mutades) att sätta sig mittemot dig vid det bordet av en headhunter, ett konsult- eller bemanningsföretag. Ofta har de letts dit under falska förespeglingar, såsom att ha fått höra att ersättningen är så mycket som dubbelt så hög som vad som realistiskt är ditt tak eller att de kommer att befinna sig i en mycket mer senior position än den du intervjuar för. I den personens ögon är det du som intervjuare, inte de som intervjuperson, som befinner dig i den tiggande positionen, och för verkligt utmärkta kandidater kommer det nästan undantagslöst att vara fallet. Företag behöver utmärkta medarbetare långt mer än medarbetare behöver utmärkta jobb.

Om en kandidat förs in av ett bemanningsföretag är chansen stor att kandidaten har presenterats en mycket annorlunda bild av situationen än du förväntar dig. Sannolikt har de fått höra storartade och orealistiska saker om tjänsten och de ser bemanningsföretaget som den direkta och officiella representanten för ditt företag – vilket de, om du har anlitat dem, är. Så du sträcker i praktiken ut handen till kandidater, förhandsväljer dem och ber dem komma och intervjua med dig. Ur kandidatens synvinkel är det de som gör dig en tjänst, inte tvärtom. Om de dyker upp och du inte är överlycklig över att de tog sig tid ur sina scheman för att träffa dig kommer de att bli föga imponerade. De utgår från att du har sållat igenom ett stort antal kandidater och valt ut dem av en anledning.

Att använda ett bemanningsföretag är, enligt min mening, aldrig att rekommendera. De representerar varken dina intressen som anställande företag eller kandidaternas. De är i bästa fall en källa till missförstånd och ökade kostnader. I värsta fall spelar de ut båda parter mot varandra för sin egen vinning. Liksom en personalavdelning har de väldigt lite att tillföra en urvalsprocess men har förmågan att åstadkomma närmast obegränsad skada. De bästa företagen, oavsett storlek, tar sig tid att göra sin anställningsprocess till en rent intern angelägenhet. Oavsett vilken typ av verksamhet du bedriver är förmågan att attrahera, förvärva och behålla den bästa personalen den bästa möjliga konkurrensfördelen. Om din anställningsprocess inte tas på allvar finns det inget sätt på vilket du kan konkurrera kostnadseffektivt. Ditt enda alternativ är att höja lönerna till en punkt där tillräckligt många kandidater som bryr sig mer om pengar än om jobbkvalitet är villiga att komma och arbeta för dig. Detta kan fungera men är mycket dyrt, och inte helt effektivt, jämfört med att ha utmärkta anställningsrutiner.

Slutsatsen är att dina anställningsrutiner avgör vad du är och kommer att bli som företag. Om du inte förvärvar och utvecklar bra personal kommer du inte att ha den för att driva effektivitet och innovation. Ta din anställningsprocess på största allvar och fundera över hur ditt företag framställer sig självt för en kandidat. Kom ihåg, att gallra bort dåliga människor är lätt. Att attrahera bra människor är svårt.