Il vero costo della stampa

Di tutte le cose gestite dal vostro reparto di supporto tecnologico, la stampa è probabilmente quella a cui pensate di meno. La stampa non è sofisticata né entusiasmante, né rappresenta un vantaggio competitivo. È un retaggio di un’epoca priva di dispositivi di lettura portatili, di un’era precedente ai monitor. Le stampanti continueranno a esistere ancora per molto tempo, e non intendo lasciar intendere il contrario, ma c’è molto da considerare quando si parla di stampanti, e gran parte di queste considerazioni può essere facilmente trascurata.

Quando si valuta il costo della stampa, spesso calcoliamo il costo della stampante stessa insieme a quello dei materiali di consumo: carta e inchiostro. Già questi elementi da soli accumulano un costo per pagina piuttosto consistente per un’azienda media. Pianificare un ciclo di vita e un ciclo di lavoro appropriati per una stampante è fondamentale affinché la stampa rimanga conveniente. E non dimenticate il costo della sostituzione dei componenti, oltre alle scorte di inchiostro e carta. Possono sembrare aspetti marginali, ma le stampanti comportano spesso un investimento in inventario che non viene mai recuperato. Quando la stampante si guasta, i materiali di consumo per quella stampante risultano spesso inutilizzabili.

Il grande costo nascosto della stampa non è nessuna di queste cose. Il costo maggiore risiede nel supporto delle stampanti, sia inizialmente con il primo dispiegamento, ma ancor di più nel supporto continuativo. Ciò è particolarmente vero in una realtà di piccole dimensioni, dove la tendenza è quella di utilizzare molte stampanti piccole anziché poche di grandi dimensioni. Dispiegare e supportare una stampante centrale da cinquemila dollari non costa più, e probabilmente costa meno, del dispiegamento di una stampante a getto d’inchiostro da scrivania da duecento dollari. Più grande è la stampante, migliore è il supporto in termini di driver e di assistenza da parte del fornitore che ci si può generalmente aspettare, rendendo le normali attività di supporto più semplici e affidabili.

Come minimo, l’installazione di una nuova stampante da scrivania richiederà mezz’ora. Realisticamente è molto più probabile che richieda quasi un’ora. Provate a sommare i tempi: il tempo per consegnare la stampante alla postazione, il tempo per disimballarla, il tempo per installarla fisicamente, il tempo per collegarla, il tempo per installare driver e software, il tempo per configurarla e il tempo per stampare una pagina di prova. Se fosse una gara una tantum, probabilmente potreste eseguire questi passaggi piuttosto rapidamente. Ma il supporto alle stampanti non è una catena di montaggio e raramente, se non mai, avete qualcuno che esegue esattamente questi passaggi in modo rapidamente ripetibile. Probabilmente l’installazione di una stampante è un’attività “occasionale” che richiede di imparare a conoscere la nuova stampante, rintracciare il driver corretto e risolvere potenziali problemi.

Un’ora per dispiegare una stampante da duecento dollari potrebbe facilmente aggiungere il cinquanta percento al costo della stampante. Esistono molti fattori che possono far schizzare alle stelle questo numero, da una lunga distanza da percorrere tra il luogo di ricezione e la scrivania, ai cavi mancanti, ai driver incompatibili. Qualsiasi stampante potrebbe richiedere buona parte di una giornata per essere dispiegata quando le cose vanno storte. Non stiamo nemmeno considerando il “tempo di interruzione” – quel periodo in cui la persona che riceve la stampante non può lavorare perché qualcuno sta configurando una stampante alla sua postazione.

Ora che la stampante è stata configurata e, presumibilmente, funziona perfettamente, dobbiamo considerare il costo continuativo del supporto alla stampante. Non è raro che una stampante rimanga inalterata per anni, continuando a funzionare senza problemi. Ma le stampanti hanno un tasso di guasto sorprendentemente elevato, causato dalla natura dell’inchiostro, dalla natura della carta, da una tendenza delle stampanti a essere riassegnate a postazioni fisiche diverse o dal fatto che la macchina a cui sono collegate venga cambiata o aggiornata, introducendo problemi di driver. Sommate tutti questi elementi e il costo continuativo del supporto di una stampante può risultare sorprendentemente alto.

Di recente ho assistito al supporto di un’azienda con una manciata di stampanti di alto profilo. In una serie di problemi di documentazione, cablaggio fisico e driver, le stampanti richiedevano in media tra le quattro e le otto ore di lavoro del tecnico, per stampante, per essere configurate correttamente. Calcolate il costo orario di quel supporto e quelle stampanti, già probabilmente costose, sono appena diventate scandalosamente costose.

Sento regolarmente parlare di realtà che decidono di riutilizzare le stampanti e spendono molte volte il costo delle stampanti in ore di lavoro, mentre stampanti più vecchie vengono adattate a fatica per funzionare con configurazioni di computer più recenti o viceversa. L’incompatibilità o l’indisponibilità dei driver è molto più comune di quanto la gente immagini.

Le stampanti presentano l’ulteriore complicazione di essere utilizzate in molte modalità diverse, come collegate direttamente a una postazione di lavoro, collegate direttamente e condivise, collegate direttamente a un server di stampa, collegate direttamente alla rete o collegate a un server di stampa tramite rete. Sebbene questa complessità difficilmente crei veri e propri ostacoli, rallenta in modo significativo il lavoro svolto sulle stampanti nella maggior parte delle aziende.

Le stampanti, per loro natura, sono molto difficili da supportare da remoto. Installare un driver di stampa da remoto è facile. Sapere che qualcosa è stato stampato correttamente è tutt’altra cosa. Considerando che il supporto alle stampanti dovrebbe essere una delle attività di supporto a costo inferiore, questa necessità di una presenza fisica in loco per quasi ogni attività di supporto alla stampante aumenta drasticamente il costo del supporto, se non altro perché aumenta il tempo necessario per eseguire un’attività e ricevere un riscontro adeguato.

Quando prendiamo questi costi e li combiniamo con il volume di stampa normalmente eseguito da una stampante, possiamo iniziare ad acquisire un quadro di quanto la stampa stia realmente costando. Il valore della stampa centralizzata assume improvvisamente un nuovo livello di importanza quando viene visto attraverso gli occhi del supporto piuttosto che attraverso gli occhi dell’ufficio acquisti. Anche al di là della centralizzazione della stampa ove possibile, è importante eliminare la stampa superflua.

Una buona pianificazione, acquisti strategici e un approccio olistico possono mitigare il potenziale di costi a sorpresa nella stampa.