Den verkliga kostnaden för utskrift

Av allt som hanteras av din tekniska supportavdelning är utskrift sannolikt det du tänker minst på. Utskrift är inte fancy eller spännande eller en konkurrensfördel. Det är en kvarleva från en tid utan bärbara läsenheter, från en epok före bildskärmar. Skrivare kommer att finnas kvar under lång tid framöver, jag vill inte antyda att de inte gör det, men det finns mycket att överväga när det gäller skrivare, och mycket av denna överväganden kan lätt förbises.

När vi överväger kostnaden för utskrift beräknar vi ofta kostnaden för själva skrivaren tillsammans med förbrukningsvarorna: papper och bläck. Dessa saker ensamma driver upp en ganska allvarlig kostnad per sida för ett genomsnittligt företag. Att planera för en skrivares lämpliga livslängd och arbetscykel är avgörande för att utskrift ska förbli kostnadseffektiv. Och glöm inte kostnaden för reservdelsbyte samt lagerhållet bläck och papper. Dessa kan tyckas obetydliga, men skrivare orsakar ofta en investering i lager som aldrig återvinns. När skrivaren dör är förbrukningsvaror för den skrivaren ofta värdelösa.

Den stora, dolda kostnaden för utskrift är ingen av dessa saker. Den stora kostnaden ligger i att stödja skrivarna, både i förväg vid den inledande utrullningen men ännu mer i den fortlöpande supporten. Detta gäller särskilt i en mindre verksamhet där trenden är att använda många små skrivare snarare än färre stora. Att rulla ut och stödja en kontorscentralskrivare för femtusen dollar är inte mer, och möjligen lägre, än kostnaden för att rulla ut en bläckstråleskrivare för skrivbordet för tvåhundra dollar. Ju större skrivaren är, desto bättre support i form av drivrutiner och stöd från leverantören kan man vanligtvis förvänta sig, vilket gör normala supportuppgifter enklare och mer pålitliga.

Som ett minimum kommer utrullningen av en ny skrivbordsskrivare att ta en halvtimme. Realistiskt sett är det långt mer sannolikt att det tar närmare en timme. Räkna gärna ihop tiden: tid för att leverera skrivaren till arbetsplatsen, tid för att packa upp skrivaren, tid för att fysiskt installera skrivaren, tid för att ansluta skrivaren, tid för att installera skrivardrivrutiner och programvara, tid för att konfigurera skrivaren och tid för att skriva ut en testsida. Om det vore en engångskapplöpning skulle du förmodligen kunna utföra dessa steg ganska snabbt. Men skrivarsupport är inte en produktionslinje, och sällan, om någonsin, har du någon som utför exakt dessa steg på ett snabbt upprepningsbart sätt. Sannolikt är installation av en skrivare en “engångsaktivitet” som kräver att man lär sig den nya skrivaren, letar reda på den aktuella drivrutinen och felsöker potentiella problem.

En timme för att rulla ut en skrivare för tvåhundra dollar kan ganska enkelt lägga till femtio procent på skrivarens kostnad. Det finns en mängd faktorer som kan få denna siffra att skjuta i höjden, från ett långt avstånd mellan mottagningsplatsen och skrivbordet till saknade kablar och inkompatibla drivrutiner. Vilken skrivare som helst skulle kunna ta större delen av en dag att rulla ut när saker går fel. Vi tar inte ens hänsyn till “avbrottstid” – den tid då personen som tar emot skrivaren är oförmögen att arbeta eftersom någon installerar en skrivare vid hens arbetsstation.

Nu när skrivaren har installerats och, förmodligen, fungerar alldeles utmärkt behöver vi överväga den löpande kostnaden för skrivarsupport. Det är inte ovanligt att en skrivare står, ostörd, i åratal och tuffar på alldeles utmärkt. Men skrivare har en förvånansvärt hög haverifrekvens, orsakad av bläckets natur, papprets natur, en benägenhet hos skrivare att omplaceras till andra fysiska platser eller att den maskin de är anslutna till byts ut eller uppdateras, vilket introducerar drivrutinsfel. Lägg ihop dessa saker, och en skrivares löpande supportkostnad kan vara förvånansvärt hög.

Jag bevittnade nyligen supporten av ett företag med en handfull profilerade skrivare. I en räcka av dokumentations-, fysiska kablerings- och drivrutinsproblem låg skrivarna på i genomsnitt mellan fyra och åtta timmars teknikertid, per skrivare, för att konfigureras korrekt. Räkna ut timkostnaden för den supporten, och dessa skrivare, som sannolikt redan var kostsamma, blev just orimligt dyra.

Jag hör regelbundet talas om verksamheter som beslutar sig för att återanvända skrivare och spenderar många gånger skrivarnas kostnad i arbetstimmar när äldre skrivare masseras till att fungera med nyare datoruppsättningar eller vice versa. Drivrutinsinkompatibilitet eller -otillgänglighet är långt vanligare än folk inser.

Skrivare har den ytterligare komplikationen att de används i många olika lägen, såsom direktanslutna till en arbetsstation, direktanslutna och delade, direktanslutna till en utskriftsserver, direktanslutna till nätverket eller anslutna till en utskriftsserver över nätverket. Även om denna komplexitet knappast skapar vägspärrar bromsar den avsevärt arbete som utförs på skrivare i en majoritet av företagen.

Skrivare är, till sin natur, mycket svåra att stödja på distans. Att få en skrivardrivrutin installerad på distans är enkelt. Att veta att något har skrivits ut framgångsrikt är något helt annat. Med tanke på att skrivarsupport borde vara en av de mer lågkostnadssupportuppgifterna ökar detta behov av fysisk närvaro på plats för nästan varje skrivarsupportuppgift dramatiskt supportkostnaden, om så bara för att det ökar tiden för att utföra en uppgift och ta emot lämplig återkoppling.

När vi tar dessa kostnader och kombinerar dem med den utskriftsvolym som normalt utförs av en skrivare kan vi börja skaffa oss en bild av vad utskrift egentligen kostar. Värdet av centraliserad utskrift antar plötsligt en ny nivå av betydelse när det ses genom supportens ögon snarare än genom inköpets ögon. Utöver att centralisera utskrift när det är möjligt är det viktigt att eliminera onödig utskrift.

God planering, strategiska inköp och ett holistiskt synsätt kan mildra risken för överraskande kostnader inom utskrift.