Die wahren Kosten des Druckens

Von all den Dingen, die von Ihrer IT-Abteilung betreut werden, ist das Drucken vermutlich dasjenige, über das Sie am wenigsten nachdenken. Drucken ist weder schick noch aufregend noch ein Wettbewerbsvorteil. Es ist ein Relikt aus einer Zeit ohne tragbare Lesegeräte, aus einer Epoche vor den Bildschirmen. Drucker werden uns noch lange erhalten bleiben, und ich möchte keineswegs behaupten, dass dem nicht so wäre, doch wenn es um Drucker geht, gibt es vieles zu bedenken, und ein Großteil dieser Überlegungen lässt sich leicht übersehen.

Wenn wir die Kosten des Druckens betrachten, berechnen wir häufig die Kosten des Druckers selbst zuzüglich der Verbrauchsmaterialien: Papier und Tinte. Allein diese Posten verursachen für ein durchschnittliches Unternehmen recht erhebliche Seitenkosten. Die Planung einer angemessenen Lebensdauer und eines passenden Druckvolumens (Duty Cycle) ist entscheidend dafür, dass das Drucken kosteneffizient bleibt. Und vergessen Sie nicht die Kosten für den Ersatz von Teilen sowie für bevorratete Tinte und bevorratetes Papier. Diese mögen geringfügig erscheinen, doch Drucker führen oft zu einer Investition in Lagerbestände, die nie wieder hereingeholt wird. Wenn der Drucker ausfällt, sind die Verbrauchsmaterialien für diesen Drucker häufig nutzlos.

Der große, verborgene Kostenfaktor des Druckens ist keiner dieser Punkte. Die großen Kosten liegen in der Betreuung der Drucker, sowohl im Vorfeld bei der erstmaligen Inbetriebnahme als auch, in noch stärkerem Maße, beim laufenden Support. Das gilt besonders in einem kleineren Betrieb, in dem der Trend dahin geht, viele kleine Drucker statt weniger großer einzusetzen. Die Inbetriebnahme und Betreuung eines fünftausend Dollar teuren zentralen Bürodruckers ist nicht teurer, und möglicherweise sogar günstiger, als die Inbetriebnahme eines zweihundert Dollar teuren Desktop-Tintenstrahldruckers. Je größer der Drucker, desto besser sind in der Regel die Treiber und der Herstellersupport, mit denen man rechnen kann, was die üblichen Supportaufgaben einfacher und zuverlässiger macht.

Die Inbetriebnahme eines neuen Desktop-Druckers wird mindestens eine halbe Stunde in Anspruch nehmen. Realistisch betrachtet ist es weitaus wahrscheinlicher, dass es eher an eine Stunde herankommt. Rechnen Sie ruhig einmal die Zeit zusammen: Zeit, um den Drucker zum Arbeitsplatz zu bringen, Zeit, um den Drucker auszupacken, Zeit, um den Drucker physisch aufzustellen, Zeit, um den Drucker anzuschließen, Zeit, um Druckertreiber und Software zu installieren, Zeit, um den Drucker einzurichten, und Zeit, um eine Testseite zu drucken. Wäre es ein einmaliges Wettrennen, könnten Sie diese Schritte vermutlich recht zügig erledigen. Doch Druckersupport ist keine Fließbandarbeit, und nur selten, wenn überhaupt, hat man jemanden, der genau diese Schritte in rasch wiederholbarer Weise ausführt. Wahrscheinlich ist die Installation eines Druckers eine einmalige Angelegenheit, bei der man sich mit dem neuen Drucker vertraut machen, den aktuellen Treiber aufspüren und mögliche Probleme beheben muss.

Eine Stunde für die Inbetriebnahme eines zweihundert Dollar teuren Druckers kann die Kosten des Druckers ohne Weiteres um fünfzig Prozent erhöhen. Es gibt zahlreiche Faktoren, die diese Zahl in die Höhe schnellen lassen können, von einer langen Wegstrecke zwischen Wareneingang und Schreibtisch über fehlende Kabel bis hin zu inkompatiblen Treibern. Jeder beliebige Drucker kann, wenn etwas schiefgeht, einen Großteil eines Arbeitstages zur Inbetriebnahme beanspruchen. Dabei berücksichtigen wir noch nicht einmal die „Ausfallzeit“ – jene Zeit, in der die Person, die den Drucker erhält, nicht arbeiten kann, weil jemand an ihrem Arbeitsplatz einen Drucker einrichtet.

Nachdem der Drucker nun eingerichtet ist und vermutlich einwandfrei funktioniert, müssen wir die laufenden Kosten des Druckersupports berücksichtigen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Drucker jahrelang unbehelligt vor sich hin arbeitet und tadellos funktioniert. Doch Drucker haben eine überraschend hohe Ausfallrate, bedingt durch die Beschaffenheit von Tinte, die Beschaffenheit von Papier, eine Neigung, an andere physische Standorte versetzt zu werden, oder durch Änderungen oder Aktualisierungen an der Maschine, an die sie angeschlossen sind, was zu Treiberproblemen führt. Zählt man all dies zusammen, können die laufenden Supportkosten eines Druckers überraschend hoch ausfallen.

Vor Kurzem habe ich den Support eines Unternehmens mit einer Handvoll prominenter Drucker miterlebt. In einer Serie von Problemen mit Dokumentation, physischer Verkabelung und Treibern beanspruchten die Drucker im Durchschnitt zwischen vier und acht Stunden Technikerzeit pro Drucker, um korrekt eingerichtet zu werden. Rechnen Sie die Stundenkosten für diesen Support aus, und diese Drucker, die vermutlich ohnehin schon kostspielig waren, wurden gerade unverschämt teuer.

Ich höre regelmäßig von Betrieben, die beschließen, Drucker umzuwidmen, und dabei ein Vielfaches der Druckerkosten an Arbeitsstunden aufwenden, während ältere Drucker mühsam dazu gebracht werden, mit neueren Computerkonfigurationen zusammenzuarbeiten, oder umgekehrt. Treiberinkompatibilität oder die Nichtverfügbarkeit von Treibern ist weitaus häufiger, als die Leute glauben.

Drucker haben die zusätzliche Komplikation, dass sie in vielen verschiedenen Betriebsarten eingesetzt werden, etwa direkt an einen Arbeitsplatz angeschlossen, direkt angeschlossen und freigegeben, direkt an einen Druckserver angeschlossen, direkt mit dem Netzwerk verbunden oder über das Netzwerk an einen Druckserver angebunden. Diese Komplexität schafft zwar kaum unüberwindbare Hindernisse, verlangsamt aber in der Mehrzahl der Unternehmen die an Druckern geleistete Arbeit erheblich.

Drucker sind ihrer Natur nach sehr schwer aus der Ferne zu betreuen. Einen Druckertreiber aus der Ferne zu installieren ist einfach. Zu wissen, dass etwas erfolgreich gedruckt wurde, ist etwas völlig anderes. Bedenkt man, dass der Druckersupport eigentlich zu den kostengünstigeren Supportaufgaben zählen sollte, erhöht diese Notwendigkeit einer physischen Präsenz vor Ort bei nahezu jeder Druckersupportaufgabe die Supportkosten dramatisch, schon allein deshalb, weil sie die Zeit verlängert, die benötigt wird, um eine Aufgabe auszuführen und eine entsprechende Rückmeldung zu erhalten.

Wenn wir diese Kosten nehmen und sie mit dem Druckvolumen kombinieren, das ein Drucker üblicherweise bewältigt, beginnen wir, ein Bild davon zu gewinnen, was das Drucken wirklich kostet. Der Wert des zentralisierten Druckens gewinnt plötzlich eine ganz neue Bedeutung, wenn man ihn aus der Perspektive des Supports und nicht aus der Perspektive der Beschaffung betrachtet. Über die Zentralisierung des Druckens hinaus, wo immer möglich, ist es wichtig, unnötiges Drucken zu vermeiden.

Gute Planung, strategische Beschaffung und ein ganzheitlicher Ansatz können das Risiko überraschender Kosten beim Drucken mindern.