El verdadero costo de la impresión

De todas las cosas que gestiona su departamento de soporte tecnológico, la impresión es probablemente la que menos considera. La impresión no es sofisticada ni emocionante ni una ventaja competitiva. Es un elemento que persiste de una era sin dispositivos de lectura portátiles, de una época anterior a los monitores. Las impresoras seguirán existiendo durante mucho tiempo, no pretendo dar a entender lo contrario, pero hay mucho que considerar cuando se trata de impresoras y gran parte de esa consideración puede pasarse fácilmente por alto.

Al considerar el costo de la impresión, a menudo calculamos el costo de la impresora en sí junto con los consumibles: papel y tinta. Estos elementos por sí solos acumulan un costo por página bastante considerable para una empresa promedio. Planificar una vida útil y un ciclo de trabajo adecuados para una impresora es fundamental para que la impresión siga siendo rentable. Y no olvide el costo del reemplazo de piezas, así como las existencias acumuladas de tinta y papel. Estos pueden parecer menores, pero las impresoras a menudo generan una inversión en inventario que nunca se recupera. Cuando la impresora deja de funcionar, los suministros para esa impresora a menudo quedan inservibles.

El gran costo oculto de la impresión no es ninguna de estas cosas. El gran costo está en dar soporte a las impresoras, tanto inicialmente con la implementación como, sobre todo, en el soporte continuo. Esto es especialmente cierto en una empresa más pequeña, donde la tendencia es usar muchas impresoras pequeñas en lugar de unas pocas grandes. Implementar y dar soporte a una impresora central de oficina de cinco mil dólares no cuesta más, y posiblemente cuesta menos, que implementar una impresora de inyección de tinta de escritorio de doscientos dólares. Cuanto más grande es la impresora, mejor es el soporte en cuanto a controladores y asistencia por parte del proveedor que normalmente puede esperarse, lo que hace que las tareas de soporte habituales sean más fáciles y confiables.

Como mínimo, implementar una nueva impresora de escritorio va a tomar media hora. En realidad es mucho más probable que tome cerca de una hora. Hagamos la cuenta del tiempo: tiempo para entregar la impresora en la estación, tiempo para desempacar la impresora, tiempo para configurar físicamente la impresora, tiempo para conectar la impresora, tiempo para instalar los controladores y el software de la impresora, tiempo para configurar la impresora y tiempo para imprimir una página de prueba. Si fuera una carrera por única vez, probablemente podría realizar estos pasos con bastante rapidez. Pero el soporte de impresoras no es una línea de producción y rara vez, o nunca, tiene a alguien ejecutando estos pasos exactos de manera rápidamente repetible. Lo más probable es que instalar una impresora sea una actividad “puntual” que requiere conocer la nueva impresora, localizar el controlador actual y resolver posibles problemas.

Una hora para implementar una impresora de doscientos dólares podría sumar fácilmente un cincuenta por ciento al costo de la impresora. Hay muchos factores que pueden hacer que esta cifra se dispare, desde una larga distancia de traslado entre el lugar de recepción y el escritorio, hasta cables faltantes o controladores incompatibles. Cualquier impresora podría tomar gran parte de un día para implementarse cuando las cosas salen mal. Ni siquiera estamos considerando el “tiempo de interrupción”: ese tiempo en el que la persona que recibe la impresora no puede trabajar porque alguien está configurando una impresora en su puesto.

Ahora que la impresora se ha configurado y, presumiblemente, funciona perfectamente, debemos considerar el costo continuo del soporte de la impresora. No es raro que una impresora permanezca, sin alteraciones, durante años funcionando perfectamente. Pero las impresoras tienen una tasa de averías sorprendentemente alta provocada por la naturaleza de la tinta, la naturaleza del papel, una tendencia a reasignar las impresoras a distintas ubicaciones físicas o a cambiar o actualizar la máquina a la que están conectadas, lo que introduce fallos de controladores. Sume todas estas cosas y el costo continuo de soporte de una impresora puede ser sorprendentemente alto.

Recientemente presencié el soporte de una empresa con un puñado de impresoras de alto perfil. En una serie de problemas de documentación, cableado físico y controladores, las impresoras promediaban entre cuatro y ocho horas de tiempo de técnico, por impresora, para configurarse correctamente. Calcule el costo por hora de ese soporte y esas impresoras, probablemente ya costosas, acaban de volverse escandalosamente caras.

Constantemente oigo hablar de empresas que deciden reutilizar impresoras y gastan muchas veces el costo de las impresoras en horas de trabajo a medida que impresoras más antiguas se adaptan a la fuerza para que funcionen con configuraciones de computadora más nuevas o viceversa. La incompatibilidad o indisponibilidad de controladores es mucho más común de lo que la gente cree.

Las impresoras tienen la complicación adicional de usarse en muchos modos diferentes, como conectadas directamente a una estación de trabajo, conectadas directamente y compartidas, conectadas directamente a un servidor de impresión, conectadas directamente a la red o conectadas a un servidor de impresión a través de la red. Si bien esta complejidad apenas genera obstáculos, sí ralentiza significativamente el trabajo realizado en las impresoras en la mayoría de las empresas.

Las impresoras, por su naturaleza, son muy difíciles de soportar de forma remota. Instalar un controlador de impresión de forma remota es fácil. Saber que algo se ha impreso correctamente es algo completamente distinto. Teniendo en cuenta que el soporte de impresoras debería ser una de las tareas de soporte de menor costo, esta necesidad de presencia física en el lugar para casi todas las tareas de soporte de impresoras incrementa drásticamente el costo del soporte, aunque solo sea porque aumenta el tiempo para realizar una tarea y recibir la retroalimentación adecuada.

Cuando tomamos estos costos y los combinamos con el volumen de impresión que normalmente realiza una impresora, podemos empezar a obtener una imagen de lo que realmente cuesta la impresión. El valor de la impresión centralizada cobra de repente un nuevo nivel de importancia cuando se ve a través de los ojos del soporte en lugar de a través de los ojos de las compras. Incluso más allá de centralizar la impresión cuando sea posible, es importante eliminar la impresión innecesaria.

Una buena planificación, una compra estratégica y un enfoque integral pueden mitigar el potencial de costos inesperados en la impresión.