De werkelijke kosten van afdrukken

Van alle zaken die door uw technologische ondersteuningsafdeling worden afgehandeld, is afdrukken waarschijnlijk datgene waar u het minst over nadenkt. Afdrukken is niet bijzonder, niet spannend en geen concurrentievoordeel. Het is een overblijfsel uit een tijdperk zonder draagbare leesapparaten, uit een tijd vóór beeldschermen. Printers zullen nog lange tijd blijven bestaan, ik wil zeker niet de indruk wekken dat dat niet zo is, maar er valt veel te overwegen als het op printers aankomt, en veel van die overwegingen worden gemakkelijk over het hoofd gezien.

Wanneer we de kosten van afdrukken beschouwen, berekenen we vaak de kosten van de printer zelf samen met de verbruiksartikelen: papier en inkt. Deze zaken alleen al leveren voor een gemiddeld bedrijf behoorlijk hoge kosten per pagina op. Het plannen van een passende levensduur en gebruiksintensiteit van een printer is van cruciaal belang om afdrukken kostenefficiënt te houden. En vergeet niet de kosten van vervangingsonderdelen, evenals voorraden inkt en papier. Dit lijkt misschien onbeduidend, maar printers leiden vaak tot een investering in voorraad die nooit wordt terugverdiend. Wanneer de printer het begeeft, zijn de benodigdheden voor die printer vaak nutteloos.

De grote, verborgen kosten van afdrukken zijn geen van deze zaken. De grote kosten zitten in het ondersteunen van de printers, zowel vooraf bij de eerste uitrol, maar nog meer in de doorlopende ondersteuning. Dit geldt vooral in een kleinere omgeving, waar de trend is om veel kleine printers te gebruiken in plaats van enkele grote. Het uitrollen en ondersteunen van een centrale kantoorprinter van vijfduizend dollar kost niet meer dan, en mogelijk zelfs minder dan, het uitrollen van een desktopinkjetprinter van tweehonderd dollar. Hoe groter de printer, des te beter de ondersteuning op het gebied van drivers en ondersteuning van de leverancier waarop doorgaans gerekend kan worden, wat normale ondersteuningstaken eenvoudiger en betrouwbaarder maakt.

Het uitrollen van een nieuwe desktopprinter kost minstens een half uur. Realistisch gezien is het veel waarschijnlijker dat het dichter bij een uur ligt. Reken maar eens uit: tijd om de printer naar de werkplek te brengen, tijd om de printer uit te pakken, tijd om de printer fysiek op te stellen, tijd om de printer aan te sluiten, tijd om de printerdrivers en software te installeren, tijd om de printer in te stellen en tijd om een testpagina af te drukken. Als het een eenmalige race was, zou u deze stappen waarschijnlijk vrij snel kunnen uitvoeren. Maar printerondersteuning is geen productielijn, en zelden, indien ooit, beschikt u over iemand die precies deze stappen op een snel herhaalbare manier uitvoert. Waarschijnlijk is het installeren van een printer een “eenmalige” activiteit waarbij men de nieuwe printer moet leren kennen, de juiste driver moet opsporen en mogelijke problemen moet oplossen.

Een uur om een printer van tweehonderd dollar uit te rollen kan vrij gemakkelijk vijftig procent toevoegen aan de kosten van de printer. Er zijn veel factoren die ervoor kunnen zorgen dat dit getal de pan uit rijst, van een lange afstand tussen de ontvangstlocatie en de werkplek tot ontbrekende kabels en incompatibele drivers. Het uitrollen van een willekeurige printer kan het grootste deel van een dag in beslag nemen wanneer er iets misgaat. We houden dan nog geen rekening met de “verstoringstijd” – de tijd waarin de persoon die de printer ontvangt niet kan werken omdat er iemand een printer op zijn of haar werkplek aan het installeren is.

Nu de printer is geïnstalleerd en, naar wij aannemen, prima werkt, moeten we rekening houden met de doorlopende kosten van printerondersteuning. Het is niet ongebruikelijk dat een printer jarenlang ongestoord blijft staan en gewoon prima zijn werk doet. Maar printers hebben een verrassend hoog uitvalpercentage, veroorzaakt door de aard van inkt, de aard van papier, een neiging om printers naar andere fysieke locaties te verplaatsen, of doordat de machine waaraan ze zijn gekoppeld wordt gewijzigd of bijgewerkt, wat tot driverproblemen leidt. Tel deze zaken bij elkaar op en de doorlopende ondersteuningskosten van een printer kunnen verrassend hoog uitvallen.

Ik was onlangs getuige van de ondersteuning van een bedrijf met een handvol prominente printers. In een reeks problemen met documentatie, fysieke bekabeling en drivers kostten de printers gemiddeld tussen de vier en acht uur aan technicustijd per printer om correct in te stellen. Bereken de kosten per uur voor die ondersteuning en die printers, die waarschijnlijk al kostbaar waren, werden zojuist absurd duur.

Ik hoor regelmatig over bedrijven die besluiten printers te hergebruiken en daarbij vele malen de kosten van de printers aan arbeidsuren uitgeven, terwijl oudere printers met moeite aan de praat worden gekregen met nieuwere computerconfiguraties of andersom. Incompatibiliteit of het ontbreken van drivers komt veel vaker voor dan mensen beseffen.

Printers hebben de bijkomende complicatie dat ze in veel verschillende modi worden gebruikt, zoals rechtstreeks gekoppeld aan een werkstation, rechtstreeks gekoppeld en gedeeld, rechtstreeks gekoppeld aan een printserver, rechtstreeks gekoppeld aan het netwerk, of gekoppeld aan een printserver via het netwerk. Hoewel deze complexiteit nauwelijks tot obstakels leidt, vertraagt het werk aan printers in de meeste bedrijven aanzienlijk.

Printers zijn door hun aard zeer moeilijk op afstand te ondersteunen. Een printerdriver op afstand installeren is eenvoudig. Weten dat er iets met succes is afgedrukt, is iets heel anders. Aangezien printerondersteuning een van de minder kostbare ondersteuningstaken zou moeten zijn, verhoogt deze noodzaak van fysieke aanwezigheid op locatie voor vrijwel elke printerondersteuningstaak de ondersteuningskosten drastisch, al was het maar omdat het de tijd verlengt om een taak uit te voeren en de juiste terugkoppeling te ontvangen.

Wanneer we deze kosten nemen en combineren met het volume aan afdrukken dat normaal gesproken door een printer wordt verwerkt, kunnen we een beeld beginnen te vormen van wat afdrukken werkelijk kost. De waarde van gecentraliseerd afdrukken krijgt plotseling een nieuwe dimensie wanneer deze wordt bekeken door de ogen van ondersteuning in plaats van door de ogen van inkoop. Naast het centraliseren van afdrukken waar mogelijk, is het belangrijk om onnodig afdrukken te elimineren.

Een goede planning, strategische inkoop en een holistische benadering kunnen de kans op onverwachte kosten bij afdrukken beperken.