L'IT Dovrebbe Abbracciare le Licenze in Abbonamento?

Con prodotti di grande nome, tradizionalmente venduti in scatola, come Microsoft Office e la Creative Suite di Adobe che passano a nuovi modelli di licenza in abbonamento, noi, in quanto IT, dobbiamo esaminare questo modello e stabilire se e quando sia adatto alle nostre aziende. In alcuni casi, come con MS Office, abbiamo la possibilità di acquistare prodotti in scatola, accordi di licenza per volume o licenze in abbonamento. Questo è molto flessibile e ci permette di considerare molte alternative. Con Adobe, invece, le opzioni senza abbonamento sono state eliminate e, se vogliamo usare la loro linea di prodotti, il prezzo in abbonamento è la nostra unica opzione. Man mano che andiamo avanti, questa sarà sempre più una tendenza e qualcosa che tutto il settore dovrà affrontare e comprendere. Non può essere evitata facilmente.

Per prima cosa dovremmo capire perché i modelli in abbonamento sono vantaggiosi per i fornitori. Molte persone, specialmente nell’IT, presumono che gli abbonamenti siano concepiti per estorcere ai clienti compensi più elevati e certamente un dato fornitore può aumentare i prezzi in concomitanza con il cambio di modello, ma fondamentalmente il prezzo in abbonamento è puramente un approccio alla concessione delle licenze e non implica un aumento dei costi. Potrebbe, potenzialmente, significare persino una diminuzione.

I fornitori di software apprezzano il prezzo in abbonamento per tre ragioni fondamentali.

La prima è la gestione delle licenze. Con gli acquisti di software tradizionali era estremamente facile per i clienti installare più copie, magari accidentalmente, di un software, causando una perdita di fatturato se il software veniva usato ma non licenziato. La gestione delle licenze era tradizionalmente complicata e costosa per tutte le parti coinvolte. Il passaggio ai modelli in abbonamento rende molto facile comunicare con chiarezza i requisiti di licenza e far rispettare le politiche.

Per i clienti che acquistano software, questo cambiamento è in realtà vantaggioso perché abbassa il costo complessivo del software, in quanto contribuisce a eliminare gli usi illegittimi del software. Abbassando il tasso di pirateria, il costo che deve essere trasferito alle aziende legittime può essere ridotto. Che ciò si traduca in costi più bassi per i clienti o in margini più alti per i fornitori, è un vantaggio per tutte le parti legittime coinvolte.

La seconda è l’eliminazione delle versioni legacy dal supporto. Nei modelli tradizionali di software e supporto, i clienti potevano usare vecchie versioni del software per molti anni, dando luogo a molte versioni diverse che richiedevano supporto contemporaneamente. Spesso questo significava che i team di supporto avevano bisogno di una formazione estesa per una lunga coda di clienti legacy, oppure erano necessari gruppi di supporto separati per le diverse versioni del software. Tutto ciò era estremamente costoso, dato che il supporto è un costo chiave nello sviluppo del software. Allo stesso modo, i team di sviluppo erano costretti a frammentarsi, con la maggior parte delle risorse concentrate sullo sviluppo o sulla correzione della versione corrente del software, mentre alcuni sviluppatori erano costretti a dedicare tempo a correggere e mantenere versioni legacy che non erano più in vendita. Questi costi erano spesso enormi e significavano che grande energia veniva spesa per supportare clienti che non investivano in nuovo software, a scapito delle risorse per migliorare il software e il supporto per i clienti migliori. Il passaggio alle licenze in abbonamento elimina generalmente le necessità di supporto per le versioni legacy, dato che tutti i clienti passano sempre alle versioni più recenti.

Anche in questo caso, si tratta di una mossa che avvantaggia notevolmente sia il fornitore sia i buoni clienti. Solo talvolta è uno svantaggio per quei clienti che facevano affidamento sull’essere clienti “costosi da mantenere”, che usavano vecchio software per lungo tempo anziché aggiornarlo. Ma comunemente anche quei clienti traggono beneficio dal non utilizzare vecchio software, anche se non è così che opererebbero se potessero fare di testa loro. I benefici per il fornitore e per i “buoni” clienti sono molto grandi, la penalizzazione per i clienti che in precedenza non erano redditizi è generalmente molto piccola.

La terza ragione, che è in realtà una combinazione delle precedenti, è che i clienti che in passato dipendevano dall’acquisto di una singola versione di un prodotto e dal continuare a usarla per moltissimo tempo, probabilmente molti anni oltre la fine del supporto, vengono di fatto eliminati. Questi clienti, privi di un mezzo per acquistare in questo modo tradizionale, vengono normalmente o persi come clienti (il che non costituisce una perdita finanziaria, dato che non erano molto redditizi) oppure si convertono in clienti a più alto profitto, anche se a malincuore. Questo rende i fornitori molto soddisfatti – separando, per così dire, il grano dalla pula. Tagliando i clienti che non facevano loro guadagnare denaro e creando più clienti che invece glielo fanno guadagnare.

Ora che abbiamo visto perché i fornitori apprezzano questo modello e perché è probabile che ne vedremo sempre di più in futuro, man mano che i grandi fornitori leader sia dimostrano il valore finanziario del cambiamento sia abituano i clienti a ragionare in termini di modelli di licenza in abbonamento, esamineremo perché i reparti IT e le aziende dovrebbero prendere in considerazione l’idea di abbracciare questo modello per ragioni proprie.

Per l’azienda stessa, le licenze in abbonamento offrono un valore significativo, specialmente per i reparti finanziari. Attraverso il passaggio alle licenze in abbonamento siamo generalmente in grado di passare da spese in conto capitale (capex) a spese operative (opex), cosa che viene generalmente vista in modo favorevole. Ma il valore dell’abbonamento è molto più ampio di questo. Il prezzo in abbonamento offre prevedibilità dei costi. Un reparto finanziario può prevedere con precisione i propri costi nel tempo, venendo raramente sorpreso, mentre con il vecchio approccio il software veniva in gran parte dimenticato e poi qualche esigenza richiedeva l’aggiornamento di un vecchio pacchetto e all’improvviso arrivava una fattura molto consistente con un preavviso potenzialmente molto scarso (spesso seguita da ingenti spese di riqualificazione dovute al divario potenzialmente ampio tra le versioni del software.) Con il prezzo in abbonamento, i costi normalmente fluttuano in modo fluido con il numero di dipendenti. Quando vengono assunti nuovi dipendenti, il reparto finanziario può prevedere esattamente quanto costeranno. E quando i dipendenti se ne vanno, gli abbonamenti possono essere interrotti e i costi ridotti. Viene acquistato soltanto il software realmente utilizzato. La necessità di acquistare in eccesso per tenere conto delle fluttuazioni o della crescita prevista non esiste più. Le licenze in abbonamento sfruttano inoltre il valore temporale del denaro, consentendo alle aziende di trattenere i propri fondi il più a lungo possibile, richiedendo loro di pagare soltanto per ciò che usano, mentre lo usano.

Per l’IT i benefici sono ancora maggiori. L’IT dovrebbe trarre vantaggio da un migliore rapporto con il reparto finanziario e con le risorse umane, dato che i costi e le esigenze degli utenti in entrata o in uscita sono meglio compresi. Questo elimina parte dell’attrito tra questi reparti, cosa che è sempre vantaggiosa.

L’IT trae vantaggio anche dall’effettiva applicazione delle best practice. È comune che i reparti IT facciano fatica a convincere le aziende a investire in versioni più recenti del software, il che spesso dà luogo a problemi di supporto, a una complessità inutile e a utenti tutt’altro che soddisfatti. Con il prezzo in abbonamento, l’IT viene costantemente rifornito del software più recente per gli utenti il che, in quasi tutti i casi, è un enorme vantaggio sia per l’IT sia per gli utenti del software. Questo elimina gran parte dell’attrito che l’IT sperimenta con l’azienda e con il management, spostando la necessità degli aggiornamenti verso un mandato esterno e non più qualcosa che l’IT o gli utenti devono richiedere.

L’IT trae vantaggio anche da una più facile gestione delle licenze dalla propria parte. È generalmente molto più facile determinare la disponibilità e il fabbisogno di licenze. Gli audit sono superflui, perché il processo di licenza viene generalmente gestito (in genere, nulla lo richiede tecnicamente) tramite un meccanismo di autenticazione con il fornitore, il che significa che, a meno che non si compia uno sforzo specifico per violare le licenze (craccando il software o adottando qualche altra misura estrema), gli incidenti di licenza sono improbabili e facili da correggere.

L’IT può inoltre trarre vantaggio da una maggiore facilità nel gestire situazioni di licenza complesse, come fornire un livello di funzionalità più elevato a un utente e non a un altro. Le licenze possono spesso essere acquistate a un livello minimo e potenziate se si scoprono esigenze maggiori. La capacità di personalizzare facilmente per ciascun utente e nel tempo significa che l’IT può offrire più valore con meno sforzo.

Molte delle obiezioni alle licenze in abbonamento non riguardano in realtà le licenze in abbonamento in sé. Spesso si tratta di una percezione di costo più elevato. Questo è, naturalmente, difficile da dimostrare, dato che una qualsiasi azienda può scegliere di far pagare qualsiasi cifra desideri per le diverse opzioni di licenza. Microsoft offre opzioni di licenza sia in abbonamento sia senza abbonamento per alcuni dei suoi prodotti chiave, come MS Office. Questo ci dà la possibilità di vedere come essi valutano le differenze di costo e i benefici e di confrontare le opzioni, così da poter trovare l’opzione più conveniente per la nostra azienda. Mantenendo entrambi i modelli, Microsoft può essere verificata dai propri clienti per mantenere allineati i costi di ciascun modello. Tuttavia, offrendo entrambi, perdono anche molti dei vantaggi che i modelli puramente in abbonamento comportano, come la necessità di supportare una sola versione alla volta.

Adobe, d’altro canto, ha effettuato il passaggio dalle licenze tradizionali alle licenze in abbonamento sostanzialmente tutto in una volta e sembra aver deciso di aumentare i prezzi nello stesso momento. Questo è molto fuorviante, perché Adobe ha effettivamente aumentato il prezzo, e non è il modello in abbonamento a creare l’aumento di prezzo. I vantaggi del prezzo in abbonamento sono vantaggi del modello. Le decisioni di prezzo di un dato fornitore sono una cosa a parte e devono essere valutate nello stesso modo in cui si effettua qualsiasi valutazione di prezzo.

L’altra lamentela comune che ho sentito molte volte è l’impossibilità di “possedere” il software. Si tratta di una reazione naturale ma che l’IT e le unità aziendali non dovrebbero avere. In un contesto aziendale il software non è posseduto dalle persone e non dovremmo avere legami emotivi con esso. Il software è soltanto un altro strumento per portare a termine il nostro lavoro e qualunque cosa ci dia la migliore capacità di farlo, al miglior prezzo, è ciò che vogliamo. Da una prospettiva puramente aziendale, possedere il software è irrilevante. Il desiderio di possedere le cose è una reazione umana che non favorisce un buon ragionamento aziendale. È inoltre molto utile sottolineare che l’IT non dovrebbe mai avere questa reazione mentale riguardo al possesso del software – è l’azienda, non il reparto IT o i professionisti IT, a possedere il software all’interno della propria attività. L’IT si limita a selezionare, distribuire, configurare e gestire il software per conto dell’azienda che supporta.

Nel complesso credo davvero che i modelli di licenza in abbonamento siano positivi, in generale, per quasi tutti i soggetti coinvolti. Avvantaggiano i fornitori in modo tale da consentire loro di essere più sostenibili e redditizi, rendendo al contempo più facile per i reparti IT offrire un valore migliore ai propri utenti, spesso applicando molte best practice che le aziende sarebbero altrimenti tentate di evitare. La maggiore redditività potrebbe inoltre incoraggiare i fornitori a perseguire titoli software di nicchia che in precedenza sarebbe stato troppo oneroso creare e supportare. Fornitori, IT e utenti finali sono vincitori pressoché universali, mentre le aziende affrontano l’unica vera zona grigia, in cui il prezzo può essere o meno vantaggioso per loro in questo modello.

Pubblicato originariamente sullo StorageCraft Blog.