A TI Deveria Adotar o Licenciamento por Assinatura

Com produtos de grande renome, tradicionalmente vendidos em caixa, como o Microsoft Office e o Creative Suite da Adobe migrando para novos modelos de licenciamento por assinatura, nós, como TI, temos de examinar esse modelo e determinar se e quando ele é adequado para nossos negócios. Em alguns casos, como com o MS Office, temos as opções de comprar produtos em caixa, acordos de licenciamento por volume ou licenças por assinatura. Isso é muito flexível e nos permite considerar muitas alternativas. Com a Adobe, no entanto, as opções sem assinatura foram descontinuadas e, se quisermos usar sua linha de produtos, o preço por assinatura é nossa única opção. À medida que avançamos, isso será cada vez mais uma tendência e algo que toda a indústria deve enfrentar e compreender. Não pode ser facilmente evitado.

Primeiro, devemos compreender por que os modelos de assinatura são bons para os fornecedores. Muitas pessoas, especialmente em TI, presumem que as assinaturas são projetadas para extrair taxas mais altas dos clientes e, certamente, qualquer fornecedor pode aumentar os preços em conjunto com a mudança de modelos, mas, fundamentalmente, o preço por assinatura é puramente uma abordagem de licenciamento e não implica um aumento no custo. Pode, potencialmente, significar até uma redução.

Os fornecedores de software gostam do preço por assinatura por três razões principais.

A primeira é o gerenciamento de licenças. Com as compras tradicionais de software, era trivialmente fácil para os clientes instalar várias cópias, talvez acidentalmente, do software, causando uma perda de receita se o software fosse usado, mas não licenciado. O gerenciamento de licenças era tradicionalmente complicado e caro para todas as partes envolvidas. A migração para modelos de assinatura torna muito fácil comunicar claramente os requisitos de licenciamento e impor políticas.

Para os clientes que compram software, essa mudança é, na verdade, benéfica, pois reduz o custo geral do software ao ajudar a eliminar os usos ilegítimos de software. Ao reduzir a taxa de pirataria, o custo que precisa ser repassado às empresas legítimas pode ser reduzido. Quer isso se converta em menor custo para os clientes ou em margens maiores para os fornecedores, é um benefício para todas as partes legítimas envolvidas.

A segunda é a eliminação de versões legadas do suporte. Nos modelos tradicionais de software e suporte, os clientes podiam usar versões antigas do software por muitos anos, resultando em muitas versões diferentes exigindo suporte simultaneamente. Frequentemente, isso significava que as equipes de suporte precisariam de treinamento extensivo para uma longa cauda de clientes legados, ou seriam necessários grupos de suporte separados para diferentes versões de software. Isso era extremamente caro, já que o suporte é um custo-chave no desenvolvimento de software. Da mesma forma, as equipes de desenvolvimento seriam forçadas a se dividir, com a maioria dos recursos concentrando-se em desenvolver ou corrigir a versão atual do software, enquanto alguns desenvolvedores seriam forçados a gastar tempo aplicando patches e mantendo versões legadas que não estavam mais sendo vendidas. Esses custos eram frequentemente enormes e significavam que grande energia estava sendo gasta para dar suporte a clientes que não estavam investindo em novo software, e isso vinha às custas de recursos para melhorar o software e o suporte para os melhores clientes. A migração para o licenciamento por assinatura geralmente elimina as necessidades de suporte para versões legadas, já que todos os clientes migram para as versões mais recentes o tempo todo.

Novamente, esse é um movimento que beneficia enormemente tanto o fornecedor quanto os bons clientes. Só às vezes é negativo para clientes que dependiam de serem clientes “caros de manter”, que usavam software antigo por muito tempo em vez de atualizar. Mas, comumente, mesmo esses clientes se beneficiam de não operar software antigo, mesmo que não fosse assim que operariam se pudessem fazer à sua maneira. Os benefícios para o fornecedor e para os “bons” clientes são muito grandes; a penalidade para os clientes que antes não eram lucrativos é geralmente muito pequena.

A terceira razão, que é na verdade uma combinação das anteriores, é que os clientes que antes dependiam de comprar uma única versão de um produto e continuar usando-a por um tempo muito longo, provavelmente muitos anos após o fim do suporte, são efetivamente eliminados. Esses clientes, sem um meio de comprar dessa maneira tradicional, normalmente ou são perdidos como clientes (o que não é uma perda financeira, pois não eram muito lucrativos) ou são convertidos em clientes de maior lucratividade, ainda que a contragosto. Isso deixa os fornecedores muito satisfeitos – separando o joio do trigo, por assim dizer. Desfazendo-se de clientes que não lhes davam dinheiro e criando mais clientes que lhes dão dinheiro.

Agora que vimos por que os fornecedores gostam desse modelo e por que provavelmente o veremos cada vez mais no futuro, à medida que grandes fornecedores líderes tanto demonstram o valor financeiro da mudança quanto condicionam os clientes a pensar em termos de modelos de licença por assinatura, examinaremos por que os departamentos de TI e as empresas deveriam considerar adotar esse modelo por suas próprias razões.

Para o próprio negócio, o licenciamento por assinatura oferece um valor significativo, especialmente para os departamentos financeiros. Ao migrar para o licenciamento por assinatura, geralmente conseguimos passar de despesas de capital (capex) para despesas operacionais (opex), o que geralmente é visto como favorável. Mas o valor da assinatura é muito maior do que isso. O preço por assinatura proporciona previsibilidade de custos. Um departamento financeiro pode prever com precisão seus custos ao longo do tempo, raramente sendo surpreendido, ao passo que, na abordagem antiga, o software era em grande parte esquecido e então alguma necessidade exigiria que um pacote antigo fosse atualizado e, de repente, uma fatura muito grande estaria a caminho, com possivelmente muito pouco aviso (frequentemente seguida de grandes despesas de retreinamento devido à diferença possivelmente grande entre as versões do software). Com o preço por assinatura, os custos normalmente flutuam de forma fluida com o número de funcionários. À medida que novos funcionários são contratados, o departamento financeiro pode prever exatamente quanto custarão. E quando os funcionários saem, as assinaturas podem ser descontinuadas e o custo reduzido. Apenas o software que é realmente utilizado é adquirido. A necessidade de comprar em excesso para contabilizar flutuações ou crescimento previsto deixa de existir. O licenciamento por assinatura também aproveita o valor temporal do dinheiro, permitindo que as empresas retenham seus fundos pelo maior tempo possível, exigindo que paguem apenas pelo que usam, conforme usam.

Para a TI, os benefícios são ainda maiores. A TI deveria se beneficiar de ter um melhor relacionamento com os departamentos financeiro e de recursos humanos, já que os custos e as necessidades dos usuários que entram ou saem são mais bem compreendidos. Isso elimina parte do atrito entre esses departamentos, o que é sempre benéfico.

A TI também se beneficia da imposição efetiva de boas práticas. É comum que os departamentos de TI tenham dificuldade em convencer as empresas a investir em versões mais novas de software, o que frequentemente resulta em problemas de suporte, complexidade desnecessária e usuários menos satisfeitos. Com o preço por assinatura, a TI é constantemente suprida com o software mais recente para os usuários, o que, em quase todos os casos, é um benefício enorme tanto para a TI quanto para os usuários do software. Isso elimina grande parte do atrito que a TI enfrenta com o negócio e com a gestão, ao transferir a necessidade de atualizações para um mandato externo, deixando de ser algo que a TI ou os usuários precisam solicitar.

A TI também se beneficia de um gerenciamento de licenças mais fácil do seu lado. Geralmente é muito mais fácil determinar a disponibilidade e a necessidade de licenças. Auditorias são desnecessárias porque o processo de licenciamento é geralmente tratado (geralmente; nada tecnicamente exige isso) por meio de um mecanismo de autenticação com o fornecedor, o que significa que, a menos que um esforço específico seja feito para violar o licenciamento (crackeando o software ou alguma outra medida extrema), acidentes de licenciamento são improváveis e fáceis de corrigir.

A TI também pode se beneficiar da capacidade mais fácil de lidar com situações de licenciamento complexas, como fornecer um nível de conjunto de recursos mais elevado para um usuário e não para outro. As licenças muitas vezes podem ser adquiridas em um nível mínimo e atualizadas se mais necessidades forem descobertas. A capacidade de personalizar facilmente por usuário e ao longo do tempo significa que a TI pode entregar mais valor com menos esforço.

Muitas das objeções ao licenciamento por assinatura não são, na verdade, ao licenciamento por assinatura em si. Frequentemente, trata-se de uma percepção de custo mais alto. Isso é, é claro, difícil de provar, já que qualquer empresa pode optar por cobrar o que quiser por diferentes opções de licença. A Microsoft oferece opções de licença tanto por assinatura quanto sem assinatura para alguns de seus principais produtos, como o MS Office. Isso nos dá a chance de ver como ela enxerga as diferenças de custo e os benefícios e de comparar as opções, de modo que possamos encontrar a opção com melhor custo-benefício para nosso próprio negócio. Ao manter ambos os modelos, a Microsoft pode ser auditada por seus clientes para manter os custos de cada modelo alinhados. No entanto, ao oferecer ambos, ela também perde muitos dos benefícios que os modelos puramente de assinatura trazem, como a necessidade de dar suporte a apenas uma única versão por vez.

A Adobe, por outro lado, fez a mudança do licenciamento tradicional para o licenciamento por assinatura basicamente de uma só vez e parece ter decidido aumentar seus preços ao mesmo tempo. Isso é muito enganoso, porque a Adobe na verdade aumentou o preço, e não é o modelo de assinatura que está criando o aumento de preço. Os benefícios do preço por assinatura são benefícios do modelo. As decisões de preço de qualquer fornecedor são algo separado e devem ser avaliadas da mesma forma que qualquer avaliação de preço é feita.

A outra reclamação comum que ouvi muitas vezes é a incapacidade de “possuir” o software. Essa é uma reação natural, mas uma que a TI e as unidades de negócio não deveriam ter. Em um ambiente de negócios, o software não é de propriedade das pessoas e não deveríamos ter laços emocionais com ele. O software é apenas mais uma ferramenta para concluir nosso trabalho e o que quer que nos dê a melhor capacidade de fazê-lo, ao melhor preço, é o que queremos. De uma perspectiva puramente de negócios, possuir software é irrelevante. O desejo de possuir coisas é uma reação humana que não é propícia a um bom raciocínio de negócios. Também é muito valioso ressaltar que a TI nunca deveria ter essa reação mental em relação a possuir software – é o negócio, não o departamento de TI ou os profissionais de TI, que possui o software em sua empresa. A TI está simplesmente selecionando, implementando, configurando e gerenciando o software em nome do negócio que apoia.

De modo geral, acredito verdadeiramente que os modelos de licenciamento por assinatura são bons, em geral, para quase todos os envolvidos. Eles beneficiam os fornecedores de tal forma que lhes permitem ser mais viáveis e lucrativos, ao mesmo tempo em que tornam mais fácil para os departamentos de TI entregar mais valor a seus usuários, frequentemente impondo muitas boas práticas que as empresas, de outra forma, seriam tentadas a evitar. A lucratividade aprimorada também pode incentivar os fornecedores a buscar títulos de software de nicho que antes teriam sido inviáveis de criar e manter. Fornecedores, TI e usuários finais são vencedores quase universais, enquanto as empresas enfrentam a única zona cinzenta real, na qual o preço pode ou não ser benéfico para elas nesse modelo.

Publicado originalmente no Blog da StorageCraft.